PMBOK یکی دیگر از مهارت و دانش های لازم و استانداردهایی که مهندسان صنایع و مخصوصا کارشناسان پروژه باید با آن اشنا باشند. در این مقاله سعی شده است بطور جامع بخش های مهم این استاندارد pmbok توضیح داده شود.

عبارت PMBOK مخفف PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE است و در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، پیکره دانش مدیریت پروژه یا به صورت ساده‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از BODY OF KNOWLEDGE  مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و مهارت‌هاست که یک حرفه را شکل می‌دهند.
PMBOK را موسسه‌ای بین‌المللی و غیر انتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه تئوری محض.

ساختار استاندارد :

راهنما 47 فرآیند را به رسمیت می شناسد که آنها را به 5 گروه فرآیند اصلی و 10 حوزه دانش تقسیم می کند که تقریبا برای همه پروژه ها عمومیت دارد.  استانداردسازی فرآیندها یکی از مهم ترین قسمت های هر طرح و نقشه ای محسوب میشود. در مدیریت پروژه، راهنمای PMBOK روشی را فراهم میکند که فرآیندهای مجزا را به یک فرآیند کامل، استاندارد، و مبتنی بر همکاری تبدیل میکند. این ۴۷ فرآیند در پنج گروه تقسیم بندی میشود، که رابطه ی نزدیک و مهم با حوزه‌های دانشی ۱۰گانه در مدیریت دارند.

راهنمای pmbok بر اساس فرآیند های انجام شده شکل می گیرد و تعریف می شود

3 مورد از فرآیند ها:

  • ورودی ها (مستندات ، نقشه ها ، طراحی ها و...)
  • ابزارها و تکنیک ها (روش بکارگیری ورودی ها)
  • خروجی ها (مستندات ، تولیدات و...)

گروه‌های فرآیندی

گروه‌های فرآیندی، فرآیندهای PMBOK را بر اساس توالی مفهومی آن‌ها به 5 گروه، دسته‌بندی می‌کنند. 

1-گروه فرآیندی آغازش، که برخی کارهای اولیه که برای شروع پروژه لازم هستند را انجام می‌دهد.

2-گروه فرآیندی برنامه‌ریزی، که برنامه‌ریزی پروژه را به عهده دارد.

3-گروه فرآیندی اجرا، که اجرای برنامه‌های پروژه را به عهده دارد.

4-گروه فرآیندی نظارت و کنترل، که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی می‌کند.

5-گروه فرآیندی خاتمه، که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام می‌دهد.

پس از آغازش پروژه، برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. فقط بعد از این‌که برنامه‌ریزی اولیه پایان یابد می‌توان اجرای پروژه را شروع کرد. برنامه‌ریزی پروژه همچنان به کار خود ادامه می‌دهد تا همراه با اجرای پروژه دایما برنامه‌ها را بازنگری، اصلاح و تدقیق کند. گروه فرآیندی نظارت و کنترل همزمان با برنامه‌ریزی و اجرا کار می‌کند و وظیفه اصلی آن ارزیابی مطابقت اجرا و برنامه‌ریزی و پیشنهاد دادن اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه است. در نهایت پس از این‌که کارهای پروژه تمام شوند، تعدادی فرآیند برای خاتمه دادن به پروژه و تحویل رسمی آن انجام می‌شود. اگر پروژه به چند فاز تقسیم شده باشد، تمام گروه‌های فرآیندی برای تک تک فازها تکرار می‌شوند. هیچکدام از گروه‌های فرآیندی را نمی‌توان حذف کرد.

حوزه‌های دانش

1-حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه

2-حوزه دانش مدیریت گستره پروژه

3-حوزه دانش مدیریت زمان پروژه

4-حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه

5-حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه

6-حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه

7-حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه

8-حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه

9-حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه

10-حوزه دانش مدیریت ذینفعان پروژه

در هر حوزه یکی از موضوعات مدیریت پروژه مدیریت می‌شوند. به عنوان مثال در حوزه مدیریت زمان شیوه مدیریت زمان مشخص می‌شود (شیوه برنامه‌ریزی، ارزیابی، گزارش‌دهی و …)، برنامه زمان‌بندی تهیه می‌شود، وضعیت زمانی واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه مقایسه می‌شوند، در صورت وجود انحراف اقدامات اصلاحی و پیش‌گیرانه پیشنهاد می‌شوند و …


فاز شروع یا آغازین:

گروه فرآیند شروع خود شامل فرآیندها، فعالیت­ ها، و مهارت های مورد نیاز برای آغاز یک پروژه میشود. گرفتن مجوزها، و اقدامات ابتدایی برای دستیابی به یک شروع موفق باعث میشود تا در نهایت تمام مراحل پروژه به خوبی پایه گذاری شود. مشخص کردن مراحل به صورت کاملا واضح، آماده سازی تیم ها، و گرفتن بودجه قبل از شروع کار، برای یک شروع قدرتمند در هر صنعتی مهم و ضروری میباشد.

اقداماتی که معمولا در مرحله شروع انجام می‌شود، به شرح زیر است:

  •       بر اساس PMI، فرآیند شروع به ما کمک میکند تا یک دید اولیه نسبت به چیزی که میخواهیم به دست بیاوریم، داشته باشیم.
  •       این مرحله همان جاییست که مجوز پروژه به صورت رسمی توسط اسپانسر صادر می‌شود، و ذی‌نفعان مشخص میشوند.
  •       مشخص شدن سرمایه گذار از این جهت بسیار ضروری است که شناسایی سرمایه گذار ( و در مراحل بعد، مدیریت و کنترل آنها ) میتواند یک پروژه را موفق کند و یا آن را به سمت شکست سوق دهد.

ما همچنین باید به این نکات هم توجه داشته باشیم:

  •       فرآیند شروع فقط به دلیل جذب اسپانسر (حمایت تائید بودجه پروژه) نیست، بلکه در این مرحله مشخص میشود که آیا پروژه ها منطبق با استراتژی کلی سازمان هستند یا خیر.
  •       بدون وجود این مرحله، پروژه ها ممکن است شروعی بی نظم داشته باشند، و هیچ هدف واقعی را دنبال نکند.
  •       یادتان باشد که در این مرحله است که مدیر پروژه را انتخاب میکنند.
  •       بسیار ضروری است که مدیر پروژه خیلی زود انتخاب و به او آزادی عمل داده شود، چون مدیران پروژه معمولا مسئولیت زیاد اما اختیارات کمی دارند.

فاز برنامه‌ریزی:

فرآیند برنامه ریزی بیان میکند که وسعت (محدوده) پروژه باید تعریف شود، استراتژی طرح ها برای افزایش بازدهی باید طرح ریزی شود، و فهرستی از اهداف و نقشه های تیم باید تهیه شود. فرآیند برنامه ریزی همچنین هدف ها را به صورت ویژه تری ترسیم و طبقه بندی می کند و زیرساخت های لازم برای رسیدن به این اهداف را بر اساس محدودهای بودجه و زمانی، فراهم میکند.

فعالیت هایی که معمولا در برنامه ریزی انجام میشود:

  •       یک بخش های مهم برنامه ریزی، تعیین وسعت و حد و حدود پروژه است. در حالی که شاید فکر کنید که این بخش متعلق به قسمت شروع پروژه باشد، اما وسعت ( در کنار ریسک ها، نقاط عطف، و بودجه ) به طور کامل در قسمت برنامه ریزی تعریف میشوند.
  •       در گروه برنامه ریزی، یک فرایند برنامه ریزی پر جزئیات تر، شرح پیشرفت نامیده میشود، در اینجا اسناد پروژه در سطوح پیشرفته تری توسعه داده میشوند.
  •       در راهنمای PMBOK، PMI به ۲۴ فرایند جداگانه می پردازد که مربوط به برنامه ریزی هستند.

فاز اجراء :

فرآیند اجرا شامل مدیریت تاثیرگذار تیم است. در حالی که زمان به خوبی مدیریت می شود و دسترسی به هدف ها ممکن میشود. استفاده مدیران پروژه از این مهارت ها، نشان دهنده توانایی بالای آنها در سازماندهی و ارتباطات است. در آن سمت ماجرا اما حل نگرانی ها و یا دیگر مشکلات پیچیده رابطه مستقیم با انجام کار در مدت و بودجه معین خودش دارد.

فعالیت هایی که در این گروه انجام میشود معمولا به شرح زیر است:

  •       مدیر پروژه باید با تیم توسعه آشنا شود و آن ها را مدیریت کند و همچنین با راهکارهایی عملکرد آن را بهبود ببخشد.
  •       مدیریت پروژه تنها به مدیریت ارتباطات محدود نمیشود، بلکه تعامل با ذی‌نفعان را مدیریت میکند، و از کیفیت محصول نهایی اطمینان حاصل میکند.
  •       اگر نیاز به تهیه چیزی باشد – پشتیبانی از تلاش ها برای ارتباط با تامین کننده صورت میگیرد.

به یاد داشته باشید:

در مرحله اجرا، اکثر بودجه خرج می شود و محصول مورد نظر تولید خواهد شد. در اینجا بسیار محتمل است که ذی‌نفعان خواستار تغییر شوند و در حالی که تیم پروژه توانایی انجام تغییرات را دارند، اما تنها مدیران ارشد میتوانند این تصمیم را تایید یا رد کنند. 

نظارت و کنترل:

پردازش تغییر ترتیب ها، ارزیابی ملاحظات بودجه، و کاهش تاثیر اتفاقات پیش بینی نشده که روی توانایی تیم برای رسیدن به اهداف اولیه اش تاثیر می گذارد، همه و همه، جزئی از توانایی ها و صلاحیت هایی هستند که در فرآیند نظارت و کنترل ضروری اند.

یک مدیر کاربلد همیشه پروژه را وادار به حرکت رو به جلو میکند و از پروژه در برابر مشکلاتی که ممکن است آن را به تاخیر بیاندازند محافظت میکند. همه این کارها با نظارت بر پیشرفت و پیش بینی و پاسخ سریع به مشکلات امکان پذیر است. در حالی که دیگر گروه ها طبق برنامه پیش می روند، نظارت و کنترل در تمام پروژه شناور است و در طول پروژه اتفاق می افتد.

چه چیزی را در بر میگیرد؟ بر اساس راهنمای PMBOK، شامل تمام فرایندهایی می شود که نیاز به پیگیری، بازبینی و تنظیم کردن، دارند. و معمولا فعالیت هایی که در بخش نظارت و کنترل انجام میشود به شرح زیر است:

  •       شناسایی مراحلی از فرآیند که نیاز به تغییر دارند.
  •       شروع تغییرات مرتبط ( واقعیت این است که شما هیچوقت نمیتوانید کاملا طبق نقشه پیش بروید. در واقع، در اکثر مواقع این اتفاق نمی افتد )
  •       در این قسمت، شما نیاز دارید که با مقایسه نقشه با واقعیت و اندازه گیری تغییرات و انجام کارهای لازم، دوباره به مسیر نقشه برگردید.

اختتام و پایان :

بزرگترین چالش این قسمت، رساندن پروژه به یک پایان موفقیت آمیز است که یعنی اتمام پروژه در زمان و بودجه معین. به کار بردن و انجام هیچکدام از این مراحل آسان نیست اما با انجام ندادن این مراحل به این معنی است که تیم هیچگاه به مزیت داشتن یک استراتژی برای پروژه، پی نخواهد برد.

فعالیت هایی که اغلب در مرحله نظارت و اختتام انجام میشود:

  •       شما میتوانید پروژه را رسما به پایان برسانید و انجام پروژه دیگری را به عهده بگیرید.
  •       مدیر پروژه بعد از نوشتن گزارش، برگزاری جلسه اختتام، دریافت آخرین قسط دستمزد، و پایان دادن به قرارداد، میتواند به پروژه رسما پایان دهد.
  •       درس هایی که از این پروژه و در طول آن کسب شد، باید در جایی ثبت شود تا در پروژه های آینده مورد استفاده قرار گیرد و از انجام کارهایی بیهوده جلوگیری شود.

حوزه‌های دانشی در مدیریت پروژه :

یکپارچگی – اولین بار در کتاب راهنمای PMBOK از این مفهوم رونمایی شد، به طور کلی این مفهوم بیان میکند که برای تصمیم گیری باید تمام اطلاعات ممکن در دسترس باشد و نمیشود با اطلاعات هر قسمت به شکل جداگانه، تصمیم گیری درستی کرد.

محدوده – این یکی از روش هایی است که میتوانید با استفاده از آن، اهداف پروژه خود را تعریف کنید. هدف مدیریت محدوده این است که همه اهداف را روشن کند و واضح بیان کند.  این مفهوم تمام نیازمندی ها را پوشش میدهد و تمام ساختار کار زا جز به جز مشخص میکند.

زمان – این مسئله مربوط به زمانی میشود که کارمندان صرف پروژه های خود میکنند، و اینکه به طور کلی، چقدر طول میکشد تا پروژه به پایان برسد. این مفهوم به شما کمک میکند که فعالیت های درون پروژه و ترتیب آنها و زمان در نظر گرفته شده برای هر فعالیت را بهتر درک کنید.

هزینه – این قسمت کاملا به جنبه اقتصادی پروژه میپردازد. فعالیت بزرگ این قسمت، آماده کردن بودجه است که خودش شامل تخمین زدن بودجه مورد نیاز و سپس مشخص کردن بودجه احتمالی پروژه میباشد.

کیفیت – این قسمت همان جاییست که شما در مورد آماده کردن واحد کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه، یاد خواهید گرفت تا به این صورت از رضایت مشتری از محصولات خود اطمینان حاصل کنید.

تامین/خرید : این قسمت شما را از مرحله برنامه ریزی برای نیازهایتان، تا فرآیند خرید آنها همراهی خواهد کرد تا مدیریت کارهای تامین کننده را بر عهده بگیرید و زمانی که پروژه به پایان رسید، قرداد را به اتمام برسانید.

منابع انسانی : اول از همه، شما نیاز دارید تا به درک درستی از منابع مورد نیاز خود برای تامین پروژه برسید، سپس تیم خود را تکمیل کنید. بعد از آن، همه چیز به مدیریت شما و یاد دادن مهارت های مورد نیاز به اعضای تیم بستگی دارد.

ارتباطات: با توجه به اینکه شغل مدیر پروژه معمولا ۸۰ درصد وابسته به ارتباطات است، در اینجا، مدیر پروژه یک برنامه ارتباطی برای پروژه مینویسد و تمام ورودی و خروجی های این ارتباطات را زیر نظر میگیرد.

مدیریت ریسک : این قسمت شامل شناخت خطرات و ریسک ها و چگونگی ارزیابی ریسک در پروژه شما میشود، که این خود شامل چگونگی ارزیابی کیفی و کمی شما از ریسک های موجود میشود. مدیریت ریسک چیزی نیست که در یک شب انجام شود، این فرآیند در واقع در طول پروژه همیشه مورد استفاده قرار میگیرد.

ذی‌نفعان : این قسمت یکی از مهمترین بخش هاست و شامل شناخت ذی‌نفعان، شناخت نقش آنها و نیازهایشان در پروژه میشود، شما همچنین باید بتوانید این نیازها را برطرف کنید. اگر شما بتوانید تمام این بخش ها را به خوبی درک کنید، پس تمام چیزی که به عنوان یک مدیر پروژه باید بدانید را تحت پوشش قرار داده اید. 

دانلود استاندارد (متن فارسی)

دانلود متن لاتین استاندارد (متن لاتین)

تهیه کننده: مرتضی بهمنی دارای مدرک بین المللی استاندارد  PMBOK