مدیریت ریسک پروژه

تعریف ریسک Risk :

یک رویداد یا مجموعه‌ای از رویدادهای نامشخص است که در صورت وقوع، بر دستیابی به اهداف تاثیر می‌گذارد. یک ریسک به شکل ترکیبی از احتمال یک تهدید یا وقوع یک فرصت، و میزان تأثیر آن بر اهداف اندازه‌گیری می‌شود.

مدیریت ریسک یکی از مباحث بسیار مهم مدیریت پروژه و همچنین یکی از ده حوزه‌ی دانش راهنمای PMBOK است که یک کارشناس پروژه و مدیر پروژه باید درآن تبحر کافی داشته باشد.

تعریف مدیریت ریسک پروژه :

مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد می‌شود و به پروژه در ماندن در مسیر خود و رسیدن به هدفش کمک می‌کند.

به طور کلی مدیریت ریسک پروژه کاربرد سیستماتیک اصول، رویکردها و فرآیندها برای شناسایی، ارزیابی، برنامه‌ریزی، اجرای پاسخ‌های ریسک و برقراری ارتباط درباره فعالیت‌های مدیریت ریسک با سهامداران است.

مدیریت ریسک پروژه ، شاید ناشناخته ترین و در عین حال موثرترین ابزاری باشد که مدیران پروژه می‌توانند برای افزایش احتمال موفقیت پروژه به کار گیرند. هنگامی که مدیریت ریسک پروژه به درستی اجرا شود، نه تنها احتمال موفقیت را افزایش می ‌دهد، بلکه علاوه بر کاهش نگرانی‌ها، درجه بالاتری از قابلیت پیش‌بینی را نیز ارائه می ‌دهد. طی سال‌های گذشته، مدیریت ریسک پروژه ها به ستون فقرات سازمان‌ هایی تبدیل شده که با موفقیت پروژه‌ها را تحویل می‌دهند و در دوره فعلی برای موفقیت یک پروژه کاملاً ضروری است. بنابراین جهت بهبود وضعیت اجرای پروژه و بالا بردن شانس دستیابی به اهدافی که برای پروژه تعیین کرده‌ایم لازم است نسبت به شناسایی ریسک‌ ها و مهار آنها اقدام کنیم. اما چگونه!؟ راز موفقیت پروژه‌ها در چیست؟  استاندارد مدیریت ریسک پروژه PMBOK ، می تواند یک راهنمای عالی برای ما باشد که بر همین اساس بنده بصورت کامل و لاتین بصورت pmbok ایی اریسک را تشریح و توضیح دادم.

در یک طبقه بندی ریسکهای پروژه را میتوان به چهار گروه تقسیم کرد:

1. ریسکهای فنی،کیفیتی و عملکردی مانند استفاده از تکنولوژی پیچیده، اهداف عملکرد غیر واقعی، تغییرات تکنولوژی و استانداردها
2. ریسکهای مدیریت پروژه مانند عدم تخصیص صحیح منابع، زمانبندی غلط، کیفیت نامناسب برنامه پروژه
3. ریسکهای سازمانی مانند عدم سازگاری اهداف محدوده، زمان و هزینه داخل سازمان، عدم اولویت بندی پروژه ها، تعلیق و یا عدم کفایت سرمایه گذاری، تضاد منابع پروژه با دیگر پروژه های سازمان
4. ریسکهای خارجی مانند تغییرات قانون، تغییر اولویت بندی کارفرما، ریسک کشور، آب و هوا، زلزله، اعتصاب و مسائل سیاسی

In some industries, risk analysis as a subset of project management is virtually non-existent.  Project management is usually focused on cost and schedule, and delivering projects “on time, on budget” sometimes feels like the only criteria

But as a project manager, there’s nothing that makes you sleep at night better than knowing you’ve got the risks to your project under control and that the required stakeholders know about them.  Especially the most important stakeholder – your boss.  A risk register makes a project manager look very good

می‌دانیم که هر پروژه‌ای در فضای عدم قطعیت اجرا می‌شود. عدم قطعیت‌ ها می‌توانند به شدت دستیابی به هدف‌های پروژه را تحت تأثیر قرار دهند. یعنی این که شرایط گوناگونی می‌تواند رخ دهد که ما را از برنامه قطعی، که از ابتدا برای پروژه تدوین کردیم منحرف کند. این اتفاق می ‌تواند بر روی پروژه اثر منفی یا مثبت داشته باشد. در اغلب موارد ریسک به خسارت مرتبط می‌شود و می‌ توان میزان خسارت را از ترکیب ۲ عامل) احتمال وقوع و شدت تأثیر به‌دست آورد.

فرآیندهای مدیریت ریسک مطابق استاندارد PMBOK:

1- برنامه ریزی مدیریت ریسک ( plan Risk management )

برنامه ریزی شفاف و دقیق برای چگونگی انجام فعالیت های مدیریت ریسک برای هر پروژه است که مزیت اصلی آن اطمینان از مناسب بودن درجه، نوع ، شفافیت مدیریت ریسک  با ریسک ها و اهمیت پروژه برای سازمان و سایر ذینفعان است.

2- شناسایی ریسک ها ( Identify Risks )

باید در این بخش به شناسایی و شناخت ریسک ها بپردازیم که روش های مختلفی برای این کار است:

طوفان مغزی ( Brainstorming) :

یک تکنیک خلاقیت فردی یا گروهی است که در طی آن، با جمع‌آوری فهرستی از ایده‌ها که خودبه‌خود توسط اعضا تولید می‌شود، برای رسیدن به یک جمع‌بندی در مورد یک مسئله ای مثل شناسایی ریسک ها تلاش می‌شود.

مصاحبه ( Interview ) :

جهت شناسایی ریسک ها می توانید از مصاحبه با افراد صاحب نظر چون کارشناسان، کارفرما و مدیریت ارشد جهت کسب نظرات کارشناسی بهره بگیرید.

تکنکیک SWOT ( SWOT analysis ) :

تفاوت اصلی این تکنیک با سایر روشهای تجزیه و تحلیل آن است که این تکنیک، ریسکها و فرصتها را از منظر کل سازمان نگاه می کند، نه در داخل فضای پروژه

نمودار علت و معلول ( Cause and Effect Diagram ) :

آنالیز علل و معلولی به شما کمک می‌کند تا قبل از اینکه به فکر راه حل باشید، در مورد دلایل یک مشکل، از جمله دلایل احتمالی ریشه‌ای، فکر کنید. با شناسایی تمام علل احتمالی و نه فقط بارزترین موارد، می‌توانید در جهت رفع مشکل تلاش کنید.

چک لیست ( Checklist ) :

عموما چک لیست ها که از پروژه های قبلی بدست آمدند،  برای شناسایی ریسک ها و برنامه ریزی پاسخگویی به آن ها طراحی می شوند. که مهم ترین مزیت چک لیست ها سادگی و سرعت استفاده از آن ها می باشد. اما از جهتی که پروژه ها منحصر به فرد هستند احتمال دارد با ریسک های جدیدی رو به رو شویم که در پروژه های قبلی  نبوده است.

نکته: انتخاب روش بستگی به تیم پروژه، پیچیدگی پروژه، ساختار شرکت و ... دارد.

3- ارزیابی ریسک ها (کمی یا کیفی)

فرآیند اولویت بندی کردن ریسک ها برای اقدام و یا تحلیل بیشتر

روش هایی که میتوان در این بخش استفاده کرد :

 Decision Tree / Simulation / Sensitivity Analysis / FMEA است

4- برنامه ریزی پاسخ به ریسک و اجرا ( Implement & Plan Risk Responses  )

فرآیند تعیین گزینه ها و اقدامات مختلف جهت  بهره برداری از فرصت ها و کاهش  تهدیدات مربوط به اهداف پروژه است. این فرآیند بر اساس اولویت ریسک ها به آن ها توجه می کند و منابع و فعالیت ها را به بودجه، زمان، و برنامه مدیریت پروژه در صورت نیاز ترزیق می کند.

5- کنترل ریسک ها ( Monitor Risks )

پیگیری و کنترل ریسک های شناسایی شده،  نظارت بر ریسک های باقی مانده، شناسایی ریسک های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در طول پروژه است.

همین موارد بالا را بصورت لاتین و فرآیندی براساس استاندارد PMBOK  توضیح دادم. (کمی پایین تر)

راز موفقیت پروژه ‌ها

اغلب پروژه‌ها به این دلیل موفق می‌شوند که مدیران آن، ۲ نکته را قبل و در حین اجرای پروژه در نظر می گیرند:

اولین نکته:شناسایی فعالیت‌هایی که در پروژه ‌های قبلی انجام شده و همچنین استفاده از تجربه و دروس آموخته شده از پروژه‌های پیشین به عنوان چراغ راه پروژه‌ های آینده و ممانعت از بروز برخی مشکلات مشابه است.

دومین نکته:که این‌گونه مدیران به خوبی از آن استفاده کرده‌اند، برنامه‌ریزی صحیح پروژه است. این امر باعث می شود تا قبل از اجرای پروژه، مشکلات پیش روی پروژه تا حدود زیادی شناسایی شده و راهکارهای لازم برای مقابله با آن اتخاذ شود.

چند نمونه ریسک پروژه ای (ریسک‌ های محتمل در یک پروژه ملی و بزرگ)

1. نوسانات قیمت دلار
2. آلودگی اراضی محل اجرای پروژه
3. عدم جذب سرمایه گذار خارجی
4. عدم جذب نیروی متخصص
5. عدم دقیق شناخت پروژه

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------

این بخش لاتین و براساس استاندارد pmbok است که کامل مدیریت ریسک را تشریح دادم.

Project Risk Management According to the PMBOK

Plan Risk Management

Identify Risks

Perform Qualitative Risk Analysis

Perform Quantitative Risk Analysis

Plan Risk Responses

Implement Risk Responses

Monitor Risks

Plan Risk Management

This initial step involves the production of a risk management plan, a component of the overall project management plan.  It includes things like itemizing the risk categories (market, procurement, resources, etc.), determining the timing and procedures for reassessing risks, and definitions of risk probability and impact

The only output is a Risk Management Plan

Identify Risks

This is where the value is created.  A good list of potential risks to a project’s cost, schedule, or any other critical success factor is the key to great risk management.  Checklists are a good resource, as is expert judgment and previous project experience.  The latter tends to be elusive because we all want to forget the bad things that happened on previous projects long ago.  Clients and bosses, however, usually don’t have the same selective memory

Also, it’s important to note the opposite of risks – opportunities.  There are usually potential cost or schedule savings based on project events, and identifying them in the risk register is the first step to taking those opportunities

You can’t list everything.  Maybe a plane will crash into your office.  But the existence of a list is critical and brainstorming is your friend, that is, list as much as you can and strike off the low priority items later.  There is no guideline for the length of the list but you would want more items for projects that have are inherently risky (nuclear power plants, space travel, etc.).  If you stick to the most important stuff that has about a 10% or more chance of happening, you will have a good list that the stakeholders will approve of

The main output of this process is the Risk Register

Perform Qualitative Risk Analysis

This step involves prioritization of risks.  Since risk has two components – probability of occurrence, and impact, each of these factors should be prioritized on a scale of, say, 1-10.  High-medium-low works well too.  Each risk on the risk register is analyzed and a ranking assigned to the two underlying variables.  Then an overall risk priority ranking is found (by multiplication of the two rankings, or whatever appropriate method)

Perform Quantitative Risk Analysis

Using the risk priorities established during the previous Qualitative Risk Analysis step, the impact on the project’s schedule and budget are determined. Each task is assigned a probability estimate for various scenarios, say 90%, 50%, and 10% likelihood.  A bell-curve style distribution can also be used.  Then the probability of meeting the overall cost and schedule is calculated.  This technique is called a Monte Carlo analysis, although other methods are also valid

This is a sophisticated step that generally requires software and is suited primarily to large projects

Plan Risk Responses

At this step, you take the most important risks to the project and create an action plan, not just for responding to the risk if it happens, but for monitoring the risk triggers so you have the earliest possible warning

Implement Risk Responses

When a risk event is triggered, the response plan springs into action.  This process happens during the project execution phase and requires good interpersonal and leadership skills.  Following the risk response, the issue log, risk register, and lessons learned register are updated

Monitor Risks

Throughout the project, the risk register is monitored to ensure the analysis remains current.  Risks are always expiring and can be labelled as “did not occur.”  Also, risk priorities can change as many things can happen throughout a project that change the risk profile (probability, impact) of each risk.  A re-analysis of risks might generate different priorities or necessitate a revised risk response plan

راستی این نکته رو هم اضافه کنم از روش FMEA می توانید برای بدست آوردن RPN یا عدد ریسک استفاده کنید.

احتمال وقع * شدت پیامد =  عدد برتر (اولویت) ريسك

**************************************************************************************

 جهت ارتقاء دانش مدیریت ریسک خود پکیج مستر ریسک Mr.Risk پیشنهاد ویژه من است که صفر تا صد در سه حوزه پروژه ، تولید و HSE ریسک را با 10 روش جدید و کاربردی  (روش های بین المللی) آموزش دادم.

لینک پکیج آموزشی MR.RISK

https://bahmaniie.ir/mr-risk

تهیه کننده و مدرس: مرتضی بهمنی