هر آنچه باید درباره مدیریت پروژه چابک بدانید.

  • مدیریت پروژه چابک چیست؟
  • چگونه کار می‌کند؟
  • آیا می‌تواند به تیم شما کمک کند تا کارها را سریعتر انجام دهند؟

واژه چابک در فرهنگ لغت دهخدا، بعنوان صفت یاد و به معانی فرز، قبراق، زرنگ، تند، زود، به سرعت، سریع، ماهرانه و زبردست، ترجمه شده است. متضاد چابک نیز تنبل، هژیر و چلمن بیان شده است.

ریشه چابک و چابکی نیز از “تولید چابک” می آید و مفهومی است که ضمن توسعه در ابتدای دهه 2000 میلادی، بعنوان یکی از اثربخش ترین راهبردهای موفق تولیدکنندگان است که خود را برای بهترین عملکرد آماده می کنند.

تاریخچه چابک

از اواخر دهه ۱۹۸۰ تا اواسط دهه ۱۹۹۰ و با توجه به تغییرات گسترده در سیاست‌های اقتصادی جهان، تلاش‌های زیادی برای شناخت ریشه‌ها و عوامل موثر بر نظام‌های جدید کسب و کار جهانی انجام شد. این موضوع در کشور امریکا که به عینه شاهد ظهور و حضور رقبای آسیائی و اروپائی خودش در کسب و کارهای مختلف بود، بیش از پیش نمود پیدا کرد. لذا این کشور، سکان چابک‌سازی را در دست گرفت. در سال ۱۹۹۱ گروهی از متخصصان مدیریت این کشور مشاهده کردند که نرخ افزایش تغییرات در محیط کسب و کار، از توانمندیهای سازمان‌های تولیدی سنتی در راستای تطبیق و سازگاری با این تغییرات، سریع‌تر است و این سازمان‌ها در استفاده از فرصت هائی که برای آن‌ها ارائه می‌شد، ناتوان بودند. این ناتوانی در بلند مدت به ورشکستگی بسیاری از کسب و کارهای آمریکائی منجر شد.

لذا برای نخستین بار و بطور رسمی در سال ۱۹۹۱ و در نشست متخصصان علمی و اجرائی صنعت، پارادایم جدیدی با عنوان «راهبرد بنگاه‌های تولیدی در قرن ۲۱ ام-دیدگاه متخصصان صنعتی» تشریح گردید. بلافاصله پس معرفی این گزارش، عبارت تولید چابک، بطور مشترک مورد استفاده متخصصان قرار گرفت.

اما اولین کسی که “کسب و کار چابک“ را بصورت رسمی مطرح نمود، پیتر دراکر بود. وی ساختار شرکت های تولیدی را با ناوی سنگین مقایسه کرد. وی توضیح داد که یک ناو بزرگ تنها می تواند با مجموعه ای از ناوهای کوچکتر جایگزین شود تا انعطاف پذیری و پاسخگوئی سازمان افزایش یابد.


Agile project management is an iterative approach to delivering a project throughout its life cycle

Iterative or agile life cycles are composed of several iterations or incremental steps towards the completion of a project. Iterative approaches are frequently used in software development projects to promote velocity and adaptability since the benefit of iteration is that you can adjust as you go along rather than following a linear path. One of the aims of an agile or iterative approach is to release benefits throughout the process rather than only at the end. At the core, agile projects should exhibit central values and behaviours of trust, flexibility, empowerment and collaboration


تفاوت مدیریت پروژه چابک با مدیریت پروژه سنتی

در گذشته، پروژه‌های IT و نرم افزاری به “روش سنتی” یا روش آبشاری ( Waterfall) مدیریت می شدند.

روش مدیریت پروژه آبشاری ، روشی است که مراحل اجرای پروژه بطور متوالی و پشت سر هم انجام می شود که مشابه روش‌هایی است که در پروژه‌های صنعتی ، ساخت و ساز و یا صنایع دیگر استفاده می‌شود. یعنی بصورت FS و مطابق تصویر زیر!

مدیریت پروژه چابک چیست؟

مدیریت پروژه چابک یا همان Agile Project Management که آن را با نام اختصاری (APM) نیز می‌شناسند یک رویکرد با استفاده از تکرار برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه است.

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکرار شونده برای مدیریت پروژه است که بر تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف قابل کنترلی که در تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند، متمرکز است. چابک بجای این‌که سعی کند کل نرم‌افزار را یکباره تحویل دهد، از ابتدای پروژه و به تدریج نرم‌افزار را می‌سازد. درخواست‌ها، برنامه‌ها و نتایج به طور مداوم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، تا تیم‌ها برای تغییرات سریع آمادگی داشته باشند.

پروژه‌های چابک مجموعه‌ای از وظایف هستند که به جای اینکه از قبل برنامه‌ریزی شده باشند، متناسب با شرایط اقتباس می‌شوند، مانند یک آشپز که هنگام پخت غذا آن را مزه می‌کند، و مواد لازم را در حین کار اضافه می‌کند. چابک متفاوت از سایر روش‌های مدیریت پروژه است که معمولاً فرض می‌کنند موارد تأثیرگذار بر پروژه قابل پیش‌بینی هستند، بنابراین این رویکرد بر سازگاری با شرایط متغیر، ارتباطات کافی و مداوم بین اعضای تیم پروژه و بین آنها و مشتری تأکید دارد.

تیم‌هایی که از روش Agile استفاده می‌کنند می‌توانند سریعتر کار را به اتمام برسانند، با تغییر نیازهای پروژه سازگار شوند و گردش کار خود را بهینه کنند.

تعریف مدیریت پروژه چابک :

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد مدیریت پروژه‌ مشارکتی و تکرار شونده است که دربرگیرنده آزمایش مداوم و پاسخ‌دهی به تغییرات است.

درواقع روش مدیریت پروژه چابک ، پروژه را به بخش های کوچک تقسیم می‌کند که این بخش ها در جلسات کاری، از مرحله طراحی تا تست و تضمین کیفیت اجرا و تکمیل می‌شوند. این بخش های کوچک یا همان تکرار ها «اسپرینت» نامیده می‌شوند و در یک تکنیک خاص و ویژه مدیریت پروژه چابک به نام « اسکرام» به کار برده می‌شود.

اسپرینت‌ها به طور کلی کوتاه هستند و بیش از چند روز یا چند هفته اجرا می‌شوند و معمولا ۲ تا ۴ هفته به طول می‌انجامند.

متد چابک تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در طول تکمیل پروژه بخش های مختلف را رصد کنند که این برنامه کنترل مداوم بخش ها باعث می‌شود تا تشخیص دهند که آیا این بخش ها موفق عمل کرده اند یا خیر و در غیر اینصورت بلافاصله و به سرعت نقص ها را برطرف کنند. اعتقاد بر این است که این روش کمک می‌کند تا احتمال شکست در بخش‌های بزرگ و کلی تا حد زیادی کاهش یابد، زیرا بخش‌های کوچک در طول چرخه عمر پروژه به طور مداوم در حال بررسی و بهبود یافتن هستند.

مدیریت پروژه چابک بر مبنای 4 ارزش اصلی است:

  • افراد و تعاملات بیش از فرایندها و ابزارها ارزشمندند،
  • کار بر روی نرم افزار بیش از مستندسازی ارزشمند است،
  • همکاری مشتری بیش از مذاکره در مورد قرارداد ارزشمند است،
  • پاسخ به تغییر بیش از پیروی از یک برنامه ارزشمند است.

آنچه از ارزش‌های اصلی مشخص می شود این است که رویکردهای چابک، بیش از هر چیز مشارکتی و مبتنی بر افراد هستند. این موضوع نه تنها در مورد فرایندهای کاری (پیشرفت از طریق “افراد و تعاملات” و “همکاری با مشتری”)، بلکه در مورد محصولات نهایی هم وجود دارد. یعنی هدف از چابک ایجاد محصولی کاربردی است که بیشترین ارزش را برای کاربر نهایی فراهم می‌کند.

قابلیت های کلیدی چابک

شرکت های چابک، باید بطور مداوم، تغییرات عدم اطمینان و ریسک ها را در محیط کسب و کار خود پیش بینی و مدیریت نمایند. برای این کار، کسب و کار باید مجهز به قابلیت های ۴ گانه چابکی شوند.

الف:‌پاسخ گو بودن(Responsiveness): به توانائی تشخیص تغییرات و واکنش سریع و بهره برداری از آنها.

ب: شایستگی (Competency): که بر توانائی رسیدن به ماموریت ها و اهداف سازمان اشاره دارد.

ج: انعطاف پذیری (Flexibility): که بر توانائی سازمان بر ادامه دادن فرایندهای مختلف، جهت رسیدن به اهداف مختلف و با استفاده از امکانات و تسهیلات موجود کسب و کار، اشاره دارد.

د:‌سرعت (Speed or Quickness): که عبارت است از توانائی سازمان در انجام فعالیت ها در کمترین زمان ممکن.

مدیریت پروژه چابک (APM) چگونه کار می‌کند؟

تیم‌های مدیریت چابک، بازخوردهای خیلی سریع، سازگاری مداوم و بهترین شیوه ها در تکرار آن‌ها را می‌سازند.

آن‌ها شیوه‌هایی مانند استقرار مداوم و پیوستگی مداوم را با استفاده از تکنولوژی‌های خودکار برای سرعت بخشیدن به انتشار و استفاده از محصولات اتخاذ می‌کنند.

به علاوه، مدیریت پروژه چابک از تیم‌ها می‌خواهد که همزمان با انجام کار، به طور مداوم زمان و هزینه را برآورد و ارزیابی کنند. آن‎‌ها به جای نمودار گانت (Gantt Chart)، برای ارزیابی و اندازه‌گیری پیشرفت کار از نمودارهای burndown و burnup استفاده می‌کنند.

مدیریت پروژه چابک نیاز به حضور یا مشارکت یک مدیر پروژه ندارد. اگرچه در روش‌های سنتی مانند روش مدیریت پروژه آبشاری Waterfall (برای مدیریت بودجه، مدیریت پرسنل، دامنه پروژه، کیفیت، الزامات و سایر عناصر کلیدی) به منظور دستیابی به موفقیت حضور یک مدیر پروژه ضروری است، اما در روش مدیریت پروژه چابک ، نقش مدیر پروژه در بین اعضای تیم تقسیم می‌شود.

به عنوان مثال، اهداف پروژه توسط صاحب محصول یا صاحب پروژه تعیین می‌شود و اعضای تیم برنامه ریزی، گزارش پیشرفت و سایر کارها را تقسیم می‌کنند. برخی از روش‌های مدیریت چابک پروژه لایه های دیگری از مدیریت را نیز اضافه می‌کنند مانند: استفاده از رویکرد اسکروم که به تعیین اولویت‌ها کمک می‌کند و می‌تواند پروسه تکمیل پروژه را بهبود بخشد.

با این حال در روش مدیریت پروژه چابک ، مدیران پروژه هنوز منسوخ نشده اند و از آن‌ها استفاده می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها به خصوص در پروژه های بزرگ‌تر و پیچیده‌ترهنوز برای این روش از مدیران پروژه استفاده می‌کنند. البته سازمان‌ها بیشتر این مدیران پروژه را در نقش هماهنگ کننده با مسئول پروژه به کار می‌گیرند.

12 اصل مدیریت پروژه چابک

طبق بیانیه چابک، 12 اصل اساسی برای مدیریت پروژه چابک وجود دارد:

  1. اولویت اول رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و تدریجی محصول است.
  2. چابک از تغییر در نیازها حتی در اواخر توسعه محصول هم استقبال می‌کند.
  3. در چابک نرم افزار به صورت تدریجی و ترجیحا در بازه‌های زمانی کوتاهتر تحویل داده می‌شود.
  4. در طول پروژه ذینفعان و اعضای تیم باید به طور روزمره با هم همکاری کنند.
  5. پروژه‌های چابک با همکاری افراد با انگیزه ساخته می‌شوند. به آنها محیط و پشتیبانی مورد نیازشان داده شده و برای انجام کار به آنها اعتماد می‌شود.
  6. در چابک کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم، مکالمه رو در رو است.
  7. محصول نهایی، معیار اصلی پیشرفت در پروژه و موفقیت است.
  8.  توسعه پایدار از طریق تکیه بر فرآیندهای چابک اتفاق می‌افتد.
  9. توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب، چابکی را افزایش می‌دهد.
  10. سادگی در چابک اصل بسیار مهمی است.
  11. بهترین طرح‌ها، نیازها و طراحی‌ها از تیم‌هایی که خود سازماندهی دارند، سرچشمه می‌گیرند.
  12. در فواصل منظم، اعضای تیم در مورد راهکارهای بیشتر موثر بودن تأمل می‌کنند، سپس رفتار خود را متناسب با آموخته‌هایشان تنظیم ‌می‌کنند.

Did you know that developing an agile mindset can enable project success? Read the latest research on Dynamic Conditions for Project Success

Common myths and misconceptions around agile

Do you know your Scrum from your Sprint? Find out about different agile methodologies

Read our handy glossary of popular agile terminology to find out what they mean in the resources section below


نتیجه‌گیری و کلام آخر:
- تیم‌هایی که از روش Agile استفاده می‌کنند می‌توانند سریعتر کار را به اتمام برسانند، با تغییر نیازهای پروژه سازگار شوند و گردش کار خود را بهینه کنند.
- در این شرایط، اگر کسی خود را با  این تغییرات همسو ننماید و دانش خود را با علوم روز و روش‌های نوین مدیریت چابک کسب و کار و پروژه هماهنگ و همراه نکند، آینده روشنی نخواهد داشت. بنابراین اگر مایل هستید از این قافله جا نمانید، باید درباره مدیریت چابک چیزهای بیشتری فرا بگیرید.

منابع : www.apm.org.uk و Bahmaniie.ir 

تهیه کننده: مرتضی بهمنی