درس آموخته‌های پروژه Project Lessons Learned

در این مقاله ، نمونه درس آموخته های پروژه یا Project Lessons Learned به عنوان یک راهنما جهت شناسایی دروس آموخته از پروژه ارائه شده است. دروس آموخته شده ، مهم ترین تجربیات هر پروژه ای می باشند. این دروس ممکن است در آینده ، در همان پروژه یا سایر پروژه ها مورد استفاده قرار گیرند. دروس آموخته در بحث مدیریت دانش پروژه (Project Knowledge Management) قرار می گیرد.

از آن جایی که هر پروژه ، ماهیت و ویژگی های مختص به خود را دارد لذا جدید بودن و یکتا بودن آن ، ضرورت ثبت دروس آموخته را تقویت می نماید. بنابراین موارد ذکر شده در این مقاله صرفا می تواند به عنوان نمونه و راهنما مورد استفاده واقع شود.

توجه: ممکن است یک درس آموخته در پروژه ای ، برای پروژه ای دیگر موضوعیت نداشته باشد. به عبارتی یا وجود نداشته باشد یا به قدری کم اهمیت باشد که در بانک اطلاعاتی دروس آموخته شده از پروژه ( Project Lessons Learned Register ) قرار نگیرد.

مقدمه:

امروزه مدیریت دانش (اعم از تجارب و درس آموخته ها) در هر سازمانی به ‌ویژه سازمانهای بزرگ پروژه محور راهبردی اساسی و تاکید شده است. این استراتژی سازمانی علاوه بر بهبود کارآیی سازمان می‌تواند در افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های تولید و خدمات و افزایش کیفیت و نوآوری نیز موثر باشد. از اینرو دانش اصلی‌ترین سرمایه سازمان‌های تولیدی و صنعتی و علی الخصوص سازمانهای پروژه محور امروزی است. تا جایی که صاحبان صنعت و اقتصاد دنیا امروزه به مدیریت دانش به عنوان کلیدی‌ترین رویکرد در مدیریت کسب و کار نگاه می‌کنند و این امر به ویژه در صنایعی که هر روز با تغییرات و رشد فناوری مواجه می‌شوند باید به عنوان یکی از فرآیندهای اصلی سازمان قرار گیرد.

What Are Lessons Learned in Project Management

 The term lessons learned refers to the experience you gain by participating in and completing a project. A team should apply past lessons learned at the beginning of a new venture and compile new findings during and after its completion

While it is essential to collect lessons learned at the end of a project, it might be beneficial to gather input while in the middle of one as well

To find out about free project management lessons learned templates for project managers, product managers, project coordinators, moderators, project sponsors, and more, refer to our Free Project Management Lessons Learned Templates article


((ترجمه: اصطلاح درس‌های آموخته شده به تجربه‌ای اطلاق می‌شود که با شرکت در یک پروژه و تکمیل آن کسب می‌کنید. یک تیم باید درس‌های گذشته را که در آغاز یک سرمایه‌گذاری جدید آموخته‌اند به کار گیرد و یافته‌های جدید را در طول و پس از تکمیل آن جمع‌آوری کند.

در حالی که جمع آوری درس های آموخته شده در پایان یک پروژه ضروری است، جمع آوری ورودی ها در میانه پروژه نیز ممکن است مفید باشد.

برای اطلاع از الگوهای آموخته شده رایگان دروس مدیریت پروژه برای مدیران پروژه، مدیران محصول، هماهنگ‌کننده‌های پروژه، ناظران، حامیان پروژه و موارد دیگر، به مقاله الگوهای آموزش رایگان مدیریت پروژه ما مراجعه کنید. ))

هدف از درس های آموخته شده چیست؟
هدف از مستندسازی و به کارگیری درس های آموخته شده تشویق بهبود در بهترین شیوه ها برای پروژه های آینده است. هدف ایجاد تیمی است که از اشتباهات خود درس گرفته و موفقیت های خود را تکرار و بهبود بخشد.

اهمیت و ضرورت بکارگیری مدیریت دانش و درس آموخته ها در پروژه ها

  1. کسب تجربیات ارزشمند توسط افراد درگیر در پروژه در حین کار
  2. ترک سازمان پروژه توسط مهندسان و خبرگان پس از اتمام کار پروژه
  3. بهبود فرآیندهای اجرای پروژه‌ها، کاهش زمان و هزینه آن‌ها با انتقال تجارب
  4. جلوگیری از بروز مشکلات مشابه و پرهیز از دوباره‌کاری‌ها و سعی و خطا
  5. بهبود تصمیم‌گیری مدیران


بررسی اهمیت ثبت درس آموخته‌های پروژه :

چه میزان از منابع پروژه را به مدیریت دانش تخصیص دهیم؟

پروژ‌ه‌ها و ساختارهای پروژه محور یکی از باارزش‌ترین منابع دانشی سازمان‌ها محسوب می‌شوند و دروس آموخته‌ پروژه یکی از مهم‌ترین دستاوردهای باارزش افزوده بالا، در چرخه عمر مدیریت پروژه‌ است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود. استانداردهای مختلفی درزمینه مدیریت پروژه وجود دارد که به موضوع” مدیریت دانش و درس آموخته‌های پروژه ” پرداخته‌اند. ازجمله این موارد می­توان به چارچوب PMBOK اشاره کرد. فرآیند دانش پروژه، فرآیند جدیدی است که در ویرایش ششم این استاندارد افزوده‌شده و دغدغه اصلی آن، استفاده از مزایای دانش و درس‌آموخته‌های موجود در سازمان جهت اجرای بهتر پروژه‌ها و ایجاد دانش جدید جهت استفاده در پروژه‌های آینده سازمانی است.


ماهیت و ویژگی‌های خاص هر پروژه سبب خلق تجارب و درس آموخته‌هایی است که متأسفانه به دلیل رفت‌وآمد بالای خبرگان و نداشتن زمان کافی در حین اجرای پروژه، ثبت‌نشده و به فراموشی سپرده می‌شود و افراد و سازمان‌ها باید هزینه سنگین تولید و خلق مجدد تجارب و دانش‌ها را متحمل شوند؛ اما با توجه به ناملموس بودن مزایای این نوع دانش و دشواری در محاسبه ارزش مالی آن، معمولاً مقاومت‌هایی در تخصیص بودجه به مدیریت دانش پروژه از سوی سازمان‌ها وجود دارد. به‌عبارت‌دیگر اولویت در به اتمام رساندن فعالیت‌های ملموس و اجرایی پروژه است و نه ثبت تجارب آن برای به‌کارگیری در پروژه‌های مشابه!

نیک میلتون، مشاور برجسته مدیریت دانش دنیا در یکی از مطالبی که در وب سایت خود منتشر کرده به “نحوه برآورد هزینه مدیریت دانش پروژه‌ها” پرداخته است که در ادامه گزیده از این مقاله ارائه خواهد شد.

چه میزان از هزینه‌های پروژه باید به مدیریت دانش اختصاص یابد؟

جهت پاسخگویی به این سؤال باید نسبت ارزش دانش به ارزش پروژه محاسبه شود. البته این روش تنها برای پروژه‌هایی که دارای جریان ارزش است، راهگشا می‌باشد. برای نمونه یک پروژه بزرگ مهندسی و ساخت که در نوع خود برای اولین بار اجرا می‌شود را در نظر بگیرید. این پروژه دارای دو دستاورد است:

جریان درآمدی و سودآوری برای مالک
دانش ایجاد شده، سبب کاهش هزینه های پروژه های آتی خواهد شد

این پروژه فرضی ازنظر ابعاد و محدوده بزرگ محسوب می‌شود، اما یک مگا پروژه نیست. بر اساس محاسباتی که در این خصوص انجام‌شده، معمولاً ارزش دانش تولیدشده در هر پروژه سهمی 5 تا 10 درصدی از آن را به خود اختصاص می‌دهد. به‌عنوان‌مثال در یک پروژه باارزش 1 میلیارد دلار، انتظار می‌رود که درس آموخته‌هایی به ارزش 50 تا 100 میلیون دلار تولید شود. شرکت‌های موفق درزمینه ی مدیریت دانش، حداقل 5 درصد این عدد را صرف پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه می‌کنند.

فرض کنید در پروژه بالا، تیم مدیریت پروژه متشکل از 20 نفر با مجموعاً 10 هزار نفر-روز فعالیت باشد. در این صورت باید 5 درصد از منابع این پروژه صرف مدیریت دانش شود؛ یعنی 500 نفر-روز به مدیریت دانش اختصاص یابد. این در حالی است که معمولاً در اواسط پروژه، جلسه‌ای یک‌روزه باهدف استخراج و جمع‌آوری درس‌آموخته و با حضور تمامی اعضای تیم 20 نفره و جلسه‌ای با همین کیفیت در اختتام پروژه تشکیل می‌شود که در این صورت مجموعاً 40 نفر- روزبه مدیریت دانش اختصاص می‌یابد.

یکی از راهکارهایی که توسط برخی از شرکت­های بین‌المللی مورداستفاده قرار می‌گیرد، تخصیص یکی از نفرات تیم مدیریت پروژه به این حوزه به‌صورت تمام‌وقت است؛ اما در اغلب پروژه‌ها تیم مدیریت پروژه، قادر به‌صرف این میزان از نیرو جهت پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه نیست. در این شرایط می‌توان این بخش از پروژه را برون‌سپاری کرد و از مشاوران متخصص درزمینه مدیریت دانش بهره برد.

هر سازمانی باید متناسب با شرایط خود این محاسبات را انجام دهد. بدین منظور ابتدا باید ارزش دانش را در برابر ارزش پروژه‌ها محاسبه کرد و میزان مناسبی را برای سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش برآورد نمود. این محاسبات ممکن است سبب غافلگیری شما شود، اما مطمئناً مدیران سازمان را شگفت‌زده خواهد کرد، زیرا در تجربه‌های موجود پیشین ثابت‌شده که ارزش‌افزوده حاصل از مدیریت دانش، بیش از منابع به‌کاررفته برای این حوزه در پروژه‌هاست.


چند درس آموخته از پروژه ساخت کارخانه ایی که با 1سال تاخیر راه اندازی شد:

1- لزوم توجه به فعال سازی شیفت دوم و افزایش تیم های کاری در کاهش انحرافات

2-لزوم واگذاری ساخت و تامین تجهیزات ترافیکی در استان

3- اهمیت به مدیریت ریسک پروژه

Lessons Learned Process in Project Management

The Project Management Institute (PMI) outlines its Lessons Learned Process in Project Management in five steps


موسسه مدیریت پروژه (PMI) فرآیند درس های آموخته شده خود در مدیریت پروژه را در پنج مرحله تشریح می کند.

Identify

Identify the items you can learn from. This should include areas for improvement, as well as emphasis on what your team has done well

Document

Document and create a list of the lessons learned. This list should be a group effort and contain input from all team members

Analyze

Analyze the lessons learned, create a report, and share it with team members and other applicable parties. Sometimes, you will need to create multiple reports with the pertinent information for different audiences

Store

Organize and store these reports in a location that is accessible to all interested parties, usually on a drive or in cloud storage

Retrieve

Use keywords when storing your reports to make them easier to search for and retrieve for future projects

تهیه کننده و محقق : مرتضی بهمنی

دانلود مقاله هایی در این زمینه (دانلود مقالات)

منبع:

https://www.smartsheet.com/content/lessons-learned


1-چگونه میتوان میزان انحرافات و تاخیرات را محاسبه کرد؟

جهت محاسبه کل تاخیرات به وجود آمده در پروژه با استفاده از نرم افزار MSP ،لازم است پس از ذخیره Baseline ، ستون های Start Variance و Finish Variance را اضافه کرده تا میزان تاخیرات به وجود آمده در شروع و پایان فعالیت های پروژه (و همچنین کل پروژه) را پس از Actual کردن آنها ، ملاحظه بفرمائید.

2– چطور میتوانیم محاسبه کنیم که چند درصد کار انجام شده بر حسب برنامه است و چند درصد خارج از برنامه در حال اجرا هستند؟

جهت محاسبه انحرافات پروژه لازم است فرمول نویسی کنید : یک ستون از جنس Number اضافه کنید و سپس در قسمت فرمول نویسی، ستون درصد پیشرفت واقعی را از ستون درصد پیشرفت برنامه ای کم کنید، (حتما گزینه Use Formula فعال باشد)، اگر انحراف مثبت بود به این معنی است که خارج از برنامه کار انجام داده اید و اگر صفر بود به این معنی است که مطابق برنامه،کارها در حال اجرا می باشند.

3- وقتی تاریخهای واقعی را در ستون START  و FINISH  وارد می کنیم. مدت زمان کل پروژه زیاد می شود. چگونه می توانیم از این تغییر ممانعت کنیم و تغییرات را در ستون FINISH VARIANCE مشاهده کنیم؟

تاریخ های واقعی را در ستون های Actual Start و Actual Finish وارد نمائید ،سپس خود نرم افزار ستون های Start و Finish را با توجه به تاریخ های واقعی بروزرسانی می کند و نمی توانید از این تغییر ممانعت کنید و طبیعی است.

تاریخ هایی که ثابت هستند Baseline Start و Baseline Finish می باشند (در صورتی که از پروژه بیس لاین گرفته باشید) و خود نرم افزار میزان تاخیرات فعالیت ها و پروژه را با توجه به تاریخ های واقعی و بیس لاین در ستون های Variance محاسبه می کند.


جهت دیدن دوره مدیریت پروژه آلفا کلیک کنید.