درس آموخته‌های پروژه Project Lessons Learned

درس آموخته‌های پروژه Project Lessons Learned

در این مقاله ، نمونه درس آموخته های پروژه یا Project Lessons Learned به عنوان یک راهنما جهت شناسایی دروس آموخته از پروژه ارائه شده است. دروس آموخته شده ، مهم ترین تجربیات هر پروژه ای می باشند. این دروس ممکن است در آینده ، در همان پروژه یا سایر پروژه ها مورد استفاده قرار گیرند. دروس آموخته در بحث مدیریت دانش پروژه (Project Knowledge Management) قرار می گیرد.

از آن جایی که هر پروژه ، ماهیت و ویژگی های مختص به خود را دارد لذا جدید بودن و یکتا بودن آن ، ضرورت ثبت دروس آموخته را تقویت می نماید. بنابراین موارد ذکر شده در این مقاله صرفا می تواند به عنوان نمونه و راهنما مورد استفاده واقع شود.

توجه: ممکن است یک درس آموخته در پروژه ای ، برای پروژه ای دیگر موضوعیت نداشته باشد. به عبارتی یا وجود نداشته باشد یا به قدری کم اهمیت باشد که در بانک اطلاعاتی دروس آموخته شده از پروژه ( Project Lessons Learned Register ) قرار نگیرد.

مقدمه:

امروزه مدیریت دانش (اعم از تجارب و درس آموخته ها) در هر سازمانی به ‌ویژه سازمانهای بزرگ پروژه محور راهبردی اساسی و تاکید شده است. این استراتژی سازمانی علاوه بر بهبود کارآیی سازمان می‌تواند در افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های تولید و خدمات و افزایش کیفیت و نوآوری نیز موثر باشد. از اینرو دانش اصلی‌ترین سرمایه سازمان‌های تولیدی و صنعتی و علی الخصوص سازمانهای پروژه محور امروزی است. تا جایی که صاحبان صنعت و اقتصاد دنیا امروزه به مدیریت دانش به عنوان کلیدی‌ترین رویکرد در مدیریت کسب و کار نگاه می‌کنند و این امر به ویژه در صنایعی که هر روز با تغییرات و رشد فناوری مواجه می‌شوند باید به عنوان یکی از فرآیندهای اصلی سازمان قرار گیرد.

What Are Lessons Learned in Project Management

 The term lessons learned refers to the experience you gain by participating in and completing a project. A team should apply past lessons learned at the beginning of a new venture and compile new findings during and after its completion

While it is essential to collect lessons learned at the end of a project, it might be beneficial to gather input while in the middle of one as well

To find out about free project management lessons learned templates for project managers, product managers, project coordinators, moderators, project sponsors, and more, refer to our Free Project Management Lessons Learned Templates article

((ترجمه: اصطلاح درس‌های آموخته شده به تجربه‌ای اطلاق می‌شود که با شرکت در یک پروژه و تکمیل آن کسب می‌کنید. یک تیم باید درس‌های گذشته را که در آغاز یک سرمایه‌گذاری جدید آموخته‌اند به کار گیرد و یافته‌های جدید را در طول و پس از تکمیل آن جمع‌آوری کند.

در حالی که جمع آوری درس های آموخته شده در پایان یک پروژه ضروری است، جمع آوری ورودی ها در میانه پروژه نیز ممکن است مفید باشد.

برای اطلاع از الگوهای آموخته شده رایگان دروس مدیریت پروژه برای مدیران پروژه، مدیران محصول، هماهنگ‌کننده‌های پروژه، ناظران، حامیان پروژه و موارد دیگر، به مقاله الگوهای آموزش رایگان مدیریت پروژه ما مراجعه کنید. ))

چه چیزی را درس آموخته پروژه می‌نامیم؟

طبق راهنمای استاندارد PMBOK، دانش به دست آمده در طول یک پروژه را درس‌ آموخته پروژه می‌نامیم. این درس آموخته‎‌ها به مدیران نشان می‌دهند که چطور پروژه‎‌های پیش رو یا آینده را به بهترین شکل و با بیشترین میزان بهره‌‎وری انجام دهند.

این یادگیری در هر نقطه و مسیر از پروژه ممکن است اتفاق بیفتد و لازم است که تمامی آن‌ها ثبت و به دقت ارزیابی ‌شوند. بطور مثال در بخش مهندسی یا تامین و اجرا! یا بخش تامین و در حوزه مدیریت منابع و... 

اهمیت و ضرورت بکارگیری مدیریت دانش و درس آموخته ها در پروژه ها

1. کسب تجربیات ارزشمند توسط افراد درگیر در پروژه در حین کار
2. ترک سازمان پروژه توسط مهندسان و خبرگان پس از اتمام کار پروژه
3. بهبود فرآیندهای اجرای پروژه‌ها، کاهش زمان و هزینه آن‌ها با انتقال تجارب
4. جلوگیری از بروز مشکلات مشابه و پرهیز از دوباره‌کاری‌ها و سعی و خطا
5. بهبود تصمیم‌گیری مدیران

بررسی اهمیت ثبت درس آموخته‌های پروژه :

چه میزان از منابع پروژه را به مدیریت دانش تخصیص دهیم؟

پروژ‌ه‌ها و ساختارهای پروژه محور یکی از باارزش‌ترین منابع دانشی سازمان‌ها محسوب می‌شوند و دروس آموخته‌ پروژه یکی از مهم‌ترین دستاوردهای باارزش افزوده بالا، در چرخه عمر مدیریت پروژه‌ است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود. استانداردهای مختلفی درزمینه مدیریت پروژه وجود دارد که به موضوع” مدیریت دانش و درس آموخته‌های پروژه ” پرداخته‌اند. ازجمله این موارد می­توان به چارچوب PMBOK اشاره کرد. فرآیند دانش پروژه، فرآیند جدیدی است که در ویرایش ششم این استاندارد افزوده‌شده و دغدغه اصلی آن، استفاده از مزایای دانش و درس‌آموخته‌های موجود در سازمان جهت اجرای بهتر پروژه‌ها و ایجاد دانش جدید جهت استفاده در پروژه‌های آینده سازمانی است.

ماهیت و ویژگی‌های خاص هر پروژه سبب خلق تجارب و درس آموخته‌هایی است که متأسفانه به دلیل رفت‌وآمد بالای خبرگان و نداشتن زمان کافی در حین اجرای پروژه، ثبت‌نشده و به فراموشی سپرده می‌شود و افراد و سازمان‌ها باید هزینه سنگین تولید و خلق مجدد تجارب و دانش‌ها را متحمل شوند؛ اما با توجه به ناملموس بودن مزایای این نوع دانش و دشواری در محاسبه ارزش مالی آن، معمولاً مقاومت‌هایی در تخصیص بودجه به مدیریت دانش پروژه از سوی سازمان‌ها وجود دارد. به‌عبارت‌دیگر اولویت در به اتمام رساندن فعالیت‌های ملموس و اجرایی پروژه است و نه ثبت تجارب آن برای به‌کارگیری در پروژه‌های مشابه!

نیک میلتون، مشاور برجسته مدیریت دانش دنیا در یکی از مطالبی که در وب سایت خود منتشر کرده به “نحوه برآورد هزینه مدیریت دانش پروژه‌ها” پرداخته است که در ادامه گزیده از این مقاله ارائه خواهد شد.

چه میزان از هزینه‌های پروژه باید به مدیریت دانش اختصاص یابد؟

جهت پاسخگویی به این سؤال باید نسبت ارزش دانش به ارزش پروژه محاسبه شود. البته این روش تنها برای پروژه‌هایی که دارای جریان ارزش است، راهگشا می‌باشد. برای نمونه یک پروژه بزرگ مهندسی و ساخت که در نوع خود برای اولین بار اجرا می‌شود را در نظر بگیرید. این پروژه دارای دو دستاورد است:

این پروژه فرضی ازنظر ابعاد و محدوده بزرگ محسوب می‌شود، اما یک مگا پروژه نیست. بر اساس محاسباتی که در این خصوص انجام‌شده، معمولاً ارزش دانش تولیدشده در هر پروژه سهمی 5 تا 10 درصدی از آن را به خود اختصاص می‌دهد. به‌عنوان‌مثال در یک پروژه باارزش 1 میلیارد دلار، انتظار می‌رود که درس آموخته‌هایی به ارزش 50 تا 100 میلیون دلار تولید شود. شرکت‌های موفق درزمینه ی مدیریت دانش، حداقل 5 درصد این عدد را صرف پیاده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه می‌کنند.

فرض کنید در پروژه بالا، تیم مدیریت پروژه متشکل از 20 نفر با مجموعاً 10 هزار نفر-روز فعالیت باشد. در این صورت باید 5 درصد از منابع این پروژه صرف مدیریت دانش شود؛ یعنی 500 نفر-روز به مدیریت دانش اختصاص یابد. این در حالی است که معمولاً در اواسط پروژه، جلسه‌ای یک‌روزه باهدف استخراج و جمع‌آوری درس‌آموخته و با حضور تمامی اعضای تیم 20 نفره و جلسه‌ای با همین کیفیت در اختتام پروژه تشکیل می‌شود که در این صورت مجموعاً 40 نفر- روزبه مدیریت دانش اختصاص می‌یابد.

یکی از راهکارهایی که توسط برخی از شرکت­های بین‌المللی مورداستفاده قرار می‌گیرد، تخصیص یکی از نفرات تیم مدیریت پروژه به این حوزه به‌صورت تمام‌وقت است؛ اما در اغلب پروژه‌ها تیم مدیریت پروژه، قادر به‌صرف این میزان از نیرو جهت پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت دانش پروژه نیست. در این شرایط می‌توان این بخش از پروژه را برون‌سپاری کرد و از مشاوران متخصص درزمینه مدیریت دانش بهره برد.

هر سازمانی باید متناسب با شرایط خود این محاسبات را انجام دهد. بدین منظور ابتدا باید ارزش دانش را در برابر ارزش پروژه‌ها محاسبه کرد و میزان مناسبی را برای سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش برآورد نمود. این محاسبات ممکن است سبب غافلگیری شما شود، اما مطمئناً مدیران سازمان را شگفت‌زده خواهد کرد، زیرا در تجربه‌های موجود پیشین ثابت‌شده که ارزش‌افزوده حاصل از مدیریت دانش، بیش از منابع به‌کاررفته برای این حوزه در پروژه‌هاست.

چند درس آموخته از پروژه ساخت کارخانه ایی که با 1سال تاخیر راه اندازی شد:

1- لزوم توجه به فعال سازی شیفت دوم و افزایش تیم های کاری در کاهش انحرافات

2-لزوم واگذاری ساخت و تامین تجهیزات ترافیکی در استان مربوطه

3- اهمیت به مدیریت ریسک پروژه

Lessons Learned Process in Project Management

The Project Management Institute (PMI) outlines its Lessons Learned Process in Project Management in five steps

موسسه مدیریت پروژه (PMI) فرآیند درس های آموخته شده خود در مدیریت پروژه را در پنج مرحله تشریح می کند.

Identify

Identify the items you can learn from. This should include areas for improvement, as well as emphasis on what your team has done well

Document

Document and create a list of the lessons learned. This list should be a group effort and contain input from all team members

Analyze

Analyze the lessons learned, create a report, and share it with team members and other applicable parties. Sometimes, you will need to create multiple reports with the pertinent information for different audiences

Store

Organize and store these reports in a location that is accessible to all interested parties, usually on a drive or in cloud storage

Retrieve

Use keywords when storing your reports to make them easier to search for and retrieve for future projects

دو نمونه گزارش از درس آموخته من (مرتضی بهمنی) در پروژه ها

و در نهایت ذکر این نکته مهم است که بدانید ضرورت ثبت دانش آموخته ها براساس PMBOK

جایگاه در استاندارد PMBOK 7

جلسات دروس آموخته از جمله مهمترین جلسات هر پروژه ای است که با مدیریت مناسب این جلسات، شناسایی و ثبت دروس آموخته بطور مناسبی انجام می شود.

در راهنمای PMBOK7 (ویرایش هفتم پمباک) در فصل چهارم، به مدل ها، متدها و مصنوعات (Models, Methods, and Artifacts) پرداخته شده است.

در ذیل آدرس بخش Lessons learned meeting در راهنمای PMBOK 7 نشان داده شده است.

۴. مدل ها، متدها و مصنوعات Models, Methods, and Artifacts

۴.۴ متدهای رایج COMMONLY USED METHODS

۴.۴.۳ جلسات و رویدادها MEETINGS AND EVENTS

جلسه درس آموخته ها Lessons learned meeting

* یک نمونه جلسه درس آموخته ها Lessons learned meeting از پروژه ساخت کارخانه زمزم 3 به ارزش 150 میلیون یورور

از این رو، بررسی پروژه‌های قبلی و بکارگیری تجارب گذشتگان یکی از اجزای کلیدی موفقیت در سازمان است. تجزیه و تحلیل درس آموخته‌هایی که از پروژه‌های گذشته بجا مانده‌ است، به مدیران اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را روان‌تر، سریع‌تر و با مشکلات کمتری به اتمام برسانند. این درس آموخته‌ها بخش بسیار ارزشمندی از هر پروژه را تشکیل می‌دهند که باید به دقت تجزیه و تحلیل شده تا در آینده برای توسعه بیشتر مورد استفاده قرار گیرند.

درس آموخته ها در کدام پروژه ها می توانند استفاده شود ؟

• ادامه پروژه های در حال اجرای فعلی
• پروژه های آتی (آغاز نشده)

درس آموخته پروژه با چه هدفی تهیه می‌شود؟

یادگیری درس آموخته‌های یک پروژه در طی و پایان یک پروژه با اهداف خاص و مهمی انجام می‌شود. از جمله مهم‌ترین این اهداف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1- بهینه‌سازی پروژه

مدیران می‌توانند با تجزیه و تحلیل درس آموخته‌ها رویه و رویکرد اجرای پروژه را بهبود بخشند. این درس آموخته‌ها به مدیران نشان می‌دهند که چه ابزارها و تکنیک‌هایی برای پروژه نتایج مثبتی به ارمغان آورده و کدام یک بهره‌وری را کاهش دادند. در نتیجه، آن‌ها می‌توانند تصمیمات بهتری برای پروژه‌های پیش رو اتخاذ کنند.

2- اجتناب از اشتباهات

درس آموخته‎‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا اشتباهات پروژه‌های قبلی را شناسایی کرده و تا حد امکان از آن‌ها اجتناب ورزند. با مستندسازی این اشتباهات در اسناد درس آموخته‌ها می‌توان از تکرار آن‌ها جلوگیری کرد تا پروژه‌های آینده با سهولت و بهره‌وری بیشتری انجام شوند. این کار باعث تضمین موفقیت پروژه و بهبود نتایج می‌شود.

3- تضمین موفقیت

با کمک درس آموخته‌ها، مدیران پروژه خود را برای چالش‌ها و خطرات احتمالی آماده می‌کنند. این آمادگی شامل بکارگیری استراتژی‌های موثرتر و برنامه‌های آگاهانه‌تر است که سبب افزایش احتمال موفقیت پروژه می‌شود.

4- اشتراک‌گذاری دانش

مستندسازی و اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها به تمامی افراد سازمان اجازه می‌دهد که تجربیات ارزشمندی را کسب کنند. در نتیجه افراد تیم با یکدیگر همکاری کرده و پروژه به طور موثر پیش خواهد رفت.

محقق و مدرس: مرتضی بهمنی

دانلود مقاله هایی در این زمینه (دانلود مقالات)

منبع:

تجربه های من در پروژه های ملی

https://www.smartsheet.com/content/lessons-learned

جهت دیدن دوره برنامه ریزی و مدیریت پروژه (خدای پروژه) کلیک کنید.