فرآیند مدیریت خرید و تامین در پروژه ها (Procurement Management) چگونه است؟

یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی  که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز P یا همان فاز خرید پروژه است که در استاندارد PMBOK نیز به عنوان یک حوزه مجزا مورد بررسی قرار گرفته است. در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ (فاز E)، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد.

What is a Procurement Management Process

A Procurement Management Process, or Procurement Process, is a method by which items are purchased from external suppliers. The procurement management process involves managing the ordering, receipt, review and approval of items from suppliers. A procurement process also specifies how the supplier relationships will be managed, to ensure a high level of service is received. This is a critical task in Procurement Management

در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.


زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی  به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک  مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.


فرآیند ساخت یا تامین تجهیزات پروژه

1-برنامه خريد (Procurement Plan)

مدير پروژه مسئوليت بازنگري نيازهاي پروژه به همراه تيم پروژه و ارائه برنامه زمانبندي كه مشخص‎كننده نيازهاي تأمين كالا/ تجهيزات پروژه بر اساس شرایط قراردادي باشد را دارد. محدوده كاري، وجوه مشترك واحد مهندسي، واحد تداركات، كارفرما و ساير اعضاء درگير مي‎بايست در اين زمانبندي مشخص گردند. هر بخش مي‎بايست وظائف خود را با رعايت فعاليت‎هاي تداركاتي، برنامه زمانبندي و وجوه مشترك مشخص شده به نحو احسن اجراء نمايد. زمانبندي و كنترل فعاليت‎هاي تداركات، اولويت‌ها، مغايرت‎ها و فعاليت‎هاي اصلاحي مي‎بايست توسط مدير تداركات با همكاري مدير پروژه نظارت گردد.

2- منابع تأمين (Sources of Supply)

مدير تداركات مي‎بايست به همراه مدير پروژه جهت شناسائي تأمين‎ كنندگان داخلي و يا خارجي اقدامات لازم را انجام دهد. ايشان مسئول هستند تأمين ‏كنندگاني را انتخاب نمايند كه توسط كارفرما در قرارداد بعنوان تأمين‏ كنندگان واجد شرایط تعيين و مشخص شده‎اند و مذاكرات مقدماتي با تأمين‏ كنندگان پيشنهاد شده، جهت اطمينان از اينكه هر كدام از اين تأمين ‏كنندگان كاملا توانائي تأمين سرويس‎هاي مورد نظر را دارند، انجام خواهند داد. در غير اينصورت مي‎بايست تأمين ‎كننده جديد به تأیید كارفرما برسد و شامل مراحل پيش ارزيابي، ارسال كاتالوگ و ليست پروژه‎هاي مشابه ايكه تأمين‎ كننده در آنها حضور داشته مي‎باشد.اولويت اول مي‎بايست به شركت‎هاي ايراني كه توانائي توليد تجهيزات و كالا را با رعايت كامل استانداردها و مدارك فني پروژه را دارا باشند واگذار گردد. حدالامكان پيمانكار مي‎بايست در جهت حداكثر رساندن تداركات كالا و تجهيزات كه در ايران ساخته مي‎شوند هدف‎ گذاري نمايد تا جايي كه كيفيت نهايي كار خدشه پيدا ننمايد.

3- استعلام كالاي پروژه (Material Requisition (MR

استعلام كالاي پروژه مي‎بايست شامل شرح فني كامل كالا و يا خدمات مورد نياز شامل مدارك مهندسي، مشخصات فني، نقشه‎ها و شرايط قرارداد باشد. استعلام كالاي پروژه بايد كاملا محدوده خدمات فروشنده، آزمايشات، بازرسي و مدارك فني وابسته را مشخص نمايد.پيمانكار مي‎بايست مطمئن باشد كه استعلام‎هاي صادره منطبق با برنامه‎هاي زمانبندي تداركات پروژه صادر گرديده است. در ابتداي خريد و كنترل كالا، پيمانكار بايد بررسي نمايد كه نيازهاي نصب و ساخت مطابق با شرایط مقداري، كيفي و برنامه زمانبندي مي‎باشد. دستورالعمل‌هاي كنترل كيفي، جزئيات آزمايشات و نيازمندي‎هاي تائيديه كالا بايد شامل و يا به پيوست استعلام كالا باشد.

اين بازرسي و آزمايشات بايد شامل موارد ذيل باشند:

  • ارائه كدهاي قانوني و مصوب مورد نياز يا ضروري مرتبط با نصب و ساختمان پروژه اجباري مي‎باشد.
  • اطمينان از تطابق مشخصات فني پروژه
  • الزامات بيمه

برنامه ریزی کن وقتی همه در حال بازی کردن و فیلم تماشا کردن هستند.

4-استعلام گرفتن از وندورها (Inquiry):
بعد از تکمیل MR، برای هر بسته ای که نیاز به تامین کننده داشته باشد به وندور لیست ابلاغ شده در قرارداد مراجعه می کنیم. در این وندور لیست نام شرکت هایی که مورد تایید کارفرما هستند قراردارد، سپس پیشنهاد تامین بسته مورد نظر برای هر یک از آنها ارسال می شود و در واقع با این کار نسبت به تمایل یا عدم تمایل همکاری آنها، استعلام گرفته می شود.

5- جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات (Bid Closing):
در مرحله قبل ممکن است تعدادی از شرکت های حاضر در وندور لیست به درخواست همکاری ما جواب منفی دهند و تعدادی نیز جواب مثبت بدهند، شرکت هایی که جواب مثبت می دهند پروپوزال یا طرح پیشنهادی خود را ارائه خواهند نمود، سپس پیمانکار EPC نسبت به جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات ارائه شده اقدام نموده و در واقع به ارسال پیشنهاد برای بسته مربوطه به سایر شرکت ها خاتمه خواهد داد.

نکته: تا زمانی که کفایت و فراوانی تعداد پیشنهادات برای پیمانکار EPC برآورده نگردد به ارسال پیشنهاد به شرکت های متخصص در این زمینه ادامه خواهد داد.

6-ارزیابی فنی پیشنهادات (TBE):
مخفف  Technical Bid Evaluation است و به معنای ارزیابی فنی پیشنهادات، به اقداماتی گفته می شود که پیمانکار EPC نسبت به بررسی های فنی، مقایسه و گزینش پیشنهاداتی که در مراحل Inquiry & Bid Closing دریافت کرده است می پردازد.

7-ارزیابی مالی پیشنهادات (CBE):
مخفف Commercial Bid Evaluation است و به معنای ارزیابی مالی پیشنهادات، پیمانکار EPC در مرحله قبل پیشنهاداتی که از لحاظ فنی با درخواست اولیه مطابقت دارند را گزینش می کند، در این مرحله پیشنهاداتی که از نظر مالی برتر و مقرون بصرف تر باشند گزینش خواهند شد.

8-عقد قرارداد:
پس از بررسی های فنی و مالی انجام گرفته در مراحل قبل شرکت (وندور) تامین کننده انتخاب و قرارداد منعقد می گردد. که  این فرایند یکی از پیچیده ترین و سخت ترین بخش های پروژه است. و اگر قرارداد مناسب وجامعی تهیه و منعقد نشود در طول اجرای کار با مشکلات بسیاری هردو طرف مواجه خواهند شد.

9-دستور خرید (PO):
مخفف Purchase order است یا دستور خرید، از طرف پیمانکار EPC به وندور ابلاغ می شود، دستور خرید صرفا به معنای خرید تجهیز یا بسته نخواهد بود و به ساخت و تولید تجهیز نیز اشاره دارد.
ضمنا اینکه وندور، تجهیز درخواستی را خریداری نماید یا آن را تولید کند مورد توافق طرفین قرار می گیرد و در قرارداد نیز قید می گردد.

10- تامین یا ساخت (Supply or Manufacture):
وندور پس از دریافت دستور خرید، اقدامات لازم نسبت به ساخت یا خرید تجهیز را انجام می دهد. وندور ملزم است گزارش روند پیشرفت کار خود را بصورت هفتگی به پیمانکار یا نماینده قانونی او ارائه نماید.


11- بازرسی نهایی (Final Inspection):
پس از نهایی نمودن تامین تجهیز به هر یک از روش های تولید یا خرید، وندور دعوتنامه ای جهت بازرسی نهایی به پیمانکار EPC ارسال می نماید و پیمانکار(یا نماینده وی که ممکن است شرکت های بازرسی تخصصی باشند)نیز باید نسبت به بازرسی تجهیز اقدام نماید. در صورت وجود اشکال یا مغایرت نسبت به بندهای قرارداد، وندور ملزم است ایرادات را برطرف نماید و در نهایت تجهیز را آماده ورود به سایت نماید.

It is an inspection in the manufacturing process, and refers to the inspection performed in the final stage of manufacturing process. In this test, whether the complete goods meet the requirements as a product or not is determined in order to prevent the loss in customer confidence, various problems, and damages in advance. On top of that, the manufacturing process includes Acceptance Inspection and Inspection between Processes, both of which are performed for such constituent items as purchased raw materials, processed parts, and assemblies, and they are not done for complete goods. In the Final Inspection, the whole of the product including the requests from customers is inspected

12-تحویل در سایت (Delivery at Site):
در نهایت وندور باید تجهیز را در سایت، تحویل پیمانکار EPC نماید. البته این بند نیز بستگی به قراراداد طرفین دارد. و ممکن است مسئولیت حمل، هزینه حمل و ... در قرارداد به عهده پیمانکار گذاشته شده باشد.

در نهایت یاد بگیرید فرآیندهای مهم و اصلی در برنامه ریزی و کنترل پروژه را یاد بگیرید زیرا مدیریت پروژه فقط نرم افزار نیست.

جهت دیدن سرفصل های دوره به قسمت فروشگاه مراجعه بفرمایید یا همین جا کلیک کنید.

تهیه کننده و مدرس : مرتضی بهمنی (براساس تجربه من در مگا پروژه زمزم 3)