فرآیند ساخت و تامین تجهیزات پروژه

فرآیند مدیریت خرید، تامین و تدارکات در پروژه ها (Procurement Management)

یکی از اصلی ترین فازهای در پروژه هایی  که با رویکرد EPC اجرا می گردند فاز P یا همان فاز خرید و تامین پروژه است که در استاندارد PMBOK نیز به عنوان یک حوزه مجزا مورد بررسی قرار گرفته است. در مراحل پایانی بخش طراحی و مهندسی یک پروژه بزرگ (فاز E)، فرآیند تامین، شامل ساخت یا خرید اقلام، تجهیزات و کالاهایی که در این فاز توسط مهندسین پروژه طراحی شده اند، طی یک فاز جدید موسوم به P یا همان خرید و تدارکات (Procurement) آغاز می گردد.

What is a Procurement Management Process

A Procurement Management Process, or Procurement Process, is a method by which items are purchased from external suppliers. The procurement management process involves managing the ordering, receipt, review and approval of items from suppliers. A procurement process also specifies how the supplier relationships will be managed, to ensure a high level of service is received. This is a critical task in Procurement Management

در فاز تدارکات، خرید و بازرگانی پروژه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و عوامل تیم خرید و تدارکات رصد کردن دقیق وضعیت ساخت و خرید و تلاش جهت تامین به موقع آنها به محل اجرای پروژه جهت انجام مناسب و به موقع فاز ساخت و اجرا (Construction) یا همان C است.

زمانی که در فاز مهندسی مدارک و مستندات خرید شامل مدارک MR و MTO توسط تیم مهندسی تهیه می شوند، کار تیم تدارکات نیز در آن پروژه آغاز می گردد. مدارک تهیه شده توسط تیم مهندسی با سایر مدارک فنی و مهندسی مرتبط نظیر نقشه ها، محاسبات و برگه های فنی پیوست درخواست خرید از طریق نرم افزار کنترل مدارک مهندسی  به سیستم مدیریت پروژه های خرید و تدارکات ارسال می گردند. در این فاز تیم تدارکات پروژه با ورود به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات با مطالعه مستندات دریافتی و با آگاهی از فیلد فنی آن درخواست، اقدام به ایجاد یک پکیج خرید و سپس تهیه مستندات و مدارک  مربوط به خرید آن مدرک می نمایند. مستنداتی نظیر اسناد مناقصه، دعوتنامه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، رویه های بازرسی و سایر مدارکی که برای انجام پروسه خرید با شروع از فاز شناسایی شرکت های فروشنده و سازنده آغاز و تا زمان شناسایی شرکت مورد نظر جهت خرید اقلام مورد نیاز می باشد، از جمله مدارکی هستند که در سیستم مدیریت اطلاعات پروژه های خرید و تدارکات ثبت و بارگذاری می شوند.

فرآیند ساخت یا تامین تجهیزات پروژه

20 فرآیند اصلی و شاخص در فاز تامین P رو باهم دیگه مرور میکنیم: براساس تجربه در مگا پروژه زمزم 3 ( احداث کارخانه آهن اسفنجی به ظرفیت 2 میلیون تن درسال)

1-برنامه خريد (Procurement Plan)

مدير پروژه مسئوليت بازنگري نيازهاي پروژه به همراه تيم پروژه و ارائه برنامه زمانبندي كه مشخص‎كننده نيازهاي تأمين كالا/ تجهيزات پروژه بر اساس شرایط قراردادي باشد را دارد. محدوده كاري، وجوه مشترك واحد مهندسي، واحد تداركات، كارفرما و ساير اعضاء درگير مي‎بايست در اين زمانبندي مشخص گردند. هر بخش مي‎بايست وظائف خود را با رعايت فعاليت‎هاي تداركاتي، برنامه زمانبندي و وجوه مشترك مشخص شده به نحو احسن اجراء نمايد. زمانبندي و كنترل فعاليت‎هاي تداركات، اولويت‌ها، مغايرت‎ها و فعاليت‎هاي اصلاحي مي‎بايست توسط مدير تداركات با همكاري مدير پروژه نظارت گردد.

نکته : نداشتن برنامه قوی خرید شما را در فرایند تامین به مشکل می اندازد. بدون یک برنامه مناسب، شما کارهای آسان انجام می‌دهید ( نه کارهایی که موفقیت واقعی را به همراه دارند )

2- منابع تأمين (Sources of Supply)

مدير تداركات مي‎بايست به همراه مدير پروژه جهت شناسائي تأمين‎ كنندگان داخلي و يا خارجي اقدامات لازم را انجام دهد. ايشان مسئول هستند تأمين ‏كنندگاني را انتخاب نمايند كه توسط كارفرما در قرارداد بعنوان تأمين‏ كنندگان واجد شرایط تعيين و مشخص شده‎اند و مذاكرات مقدماتي با تأمين‏ كنندگان پيشنهاد شده، جهت اطمينان از اينكه هر كدام از اين تأمين ‏كنندگان كاملا توانائي تأمين سرويس‎هاي مورد نظر را دارند، انجام خواهند داد. در غير اينصورت مي‎بايست تأمين ‎كننده جديد به تأیید كارفرما برسد و شامل مراحل پيش ارزيابي، ارسال كاتالوگ و ليست پروژه‎هاي مشابه ايكه تأمين‎ كننده در آنها حضور داشته مي‎باشد.اولويت اول مي‎بايست به شركت‎هاي ايراني كه توانائي توليد تجهيزات و كالا را با رعايت كامل استانداردها و مدارك فني پروژه را دارا باشند واگذار گردد. حدالامكان پيمانكار مي‎بايست در جهت حداكثر رساندن تداركات كالا و تجهيزات كه در ايران ساخته مي‎شوند هدف‎ گذاري نمايد تا جايي كه كيفيت نهايي كار خدشه پيدا ننمايد.

3- استعلام كالاي پروژه (Material Requisition (MR

استعلام كالاي پروژه مي‎بايست شامل شرح فني كامل كالا و يا خدمات مورد نياز شامل مدارك مهندسي، مشخصات فني، نقشه‎ها و شرايط قرارداد باشد. استعلام كالاي پروژه بايد كاملا محدوده خدمات فروشنده، آزمايشات، بازرسي و مدارك فني وابسته را مشخص نمايد.پيمانكار مي‎بايست مطمئن باشد كه استعلام‎هاي صادره منطبق با برنامه‎هاي زمانبندي تداركات پروژه صادر گرديده است. در ابتداي خريد و كنترل كالا، پيمانكار بايد بررسي نمايد كه نيازهاي نصب و ساخت مطابق با شرایط مقداري، كيفي و برنامه زمانبندي مي‎باشد. دستورالعمل‌هاي كنترل كيفي، جزئيات آزمايشات و نيازمندي‎هاي تائيديه كالا بايد شامل و يا به پيوست استعلام كالا باشد.

نکته: اين بازرسي و آزمايشات میتواند شامل موارد ذيل باشند:

• اطمينان از تطابق مشخصات فني پروژه
• الزامات بيمه
• و ...

4-استعلام گرفتن از وندورها (Inquiry) یا (RFQ) Request for Quotation:
بعد از تکمیل MR، برای هر بسته ای که نیاز به تامین کننده داشته باشد به وندور لیست ابلاغ شده در قرارداد مراجعه می کنیم. در این وندور لیست نام شرکت هایی که مورد تایید کارفرما هستند قراردارد، سپس پیشنهاد تامین بسته مورد نظر برای هر یک از آنها ارسال می شود و در واقع با این کار نسبت به تمایل یا عدم تمایل همکاری آنها، استعلام گرفته می شود.

*** دریافت پیشنهاد از تامین کنندگان (Quotation collection): در این مرحله تامین کنندگانی که تمایل به همکاری داشته پاسخ مثبت خود را در قالب پروپوزال (Proposal) یا طرح پیشنهادی ارائه می کنند.

5- جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات (Bid Closing):
در مرحله قبل ممکن است تعدادی از شرکت های حاضر در وندور لیست به درخواست همکاری ما جواب منفی دهند و تعدادی نیز جواب مثبت بدهند، شرکت هایی که جواب مثبت می دهند پروپوزال یا طرح پیشنهادی خود را ارائه خواهند نمود، سپس پیمانکار EPC نسبت به جمع بندی و نهایی سازی پیشنهادات ارائه شده اقدام نموده و در واقع به ارسال پیشنهاد برای بسته مربوطه به سایر شرکت ها خاتمه خواهد داد.

نکته: تا زمانی که کفایت و فراوانی تعداد پیشنهادات برای پیمانکار EPC برآورده نگردد به ارسال پیشنهاد به شرکت های متخصص در این زمینه ادامه خواهد داد.

6-ارزیابی فنی پیشنهادات (TBE):
مخفف  Technical Bid Evaluation است و به معنای ارزیابی فنی پیشنهادات، به اقداماتی گفته می شود که پیمانکار EPC نسبت به بررسی های فنی، مقایسه و گزینش پیشنهاداتی که در مراحل Inquiry & Bid Closing دریافت کرده است می پردازد.

پس در این مرحله پیمانکار EPC، به ارزیابی فنی پیشنهادات دریافت شده می پردازد و تامین کننده مورد نظر را از نظر توانایی فنی جهت ساخت تجهیز مورد نظر بررسی می کند.

7-ارزیابی مالی پیشنهادات (CBE):
مخفف Commercial Bid Evaluation است و به معنای ارزیابی مالی پیشنهادات، پیمانکار EPC در مرحله قبل پیشنهاداتی که از لحاظ فنی با درخواست اولیه مطابقت دارند را گزینش می کند، در این مرحله پیشنهاداتی که از نظر مالی برتر و مقرون بصرف تر باشند گزینش خواهند شد. (در این مرحله معمولا مدیران برای مدیریت و کم کردن هزینه ها تصمیمات اشتباهی میگیرند و گاها این تصمیم اشتباه باعث بروز مشکلاتی در روند اجرای پروژه خواهد شد! کمیت را فدای کیفیت نکنید!!)

8-عقد قرارداد (Contract Award ):
پس از بررسی های فنی و مالی انجام گرفته در مراحل قبل شرکت (وندور) تامین کننده انتخاب و قرارداد منعقد می گردد. که  این فرایند یکی از پیچیده ترین و سخت ترین بخش های پروژه است. و اگر قرارداد مناسب و جامعی تهیه و منعقد نشود در طول اجرای کار با مشکلات بسیاری هردو طرف مواجه خواهند شد.

نکته مهم:

جلسه آغاز پروژه Kick of Meeting ( K.O.M ) : پس از بستن قرارداد با وندور، مرحله بعد Kick of Meeting ( K.O.M ) یا تشکیل جلسه اولیه است. هدف از برگزاری این جلسه تشریخ اهداف پروژه و ارتباط آنها با اجرای پروژه، تشریخ وظایف و مسئولیتها و نقشهای هر یک از ذینفعان می باشد.

9-سفارش گذاری یا دستور خرید (Purchase Order (PO:
Purchase order یا دستور خرید، از طرف پیمانکار EPC به وندور ابلاغ می شود، دستور خرید صرفا به معنای خرید تجهیز یا بسته نخواهد بود و به ساخت و تولید تجهیز نیز اشاره دارد.
ضمنا اینکه وندور، تجهیز درخواستی را خریداری نماید یا آن را تولید کند مورد توافق طرفین قرار می گیرد و در قرارداد نیز قید می گردد.

خلاصه: پس از بررسی فنی و مالی در مراحل قبل، وندور یا سازنده نهایی انتخاب شده و انعقاد قرارداد با تامین کننده مورد نظر انجام می شود و پیمانکار EPC دستور خرید یا Purchase order را به سازنده ابلاغ می کند.

10- تامین یا ساخت (Supply or Manufacture):
در این مرحله تجهیز توسط تامین کننده ساخته می شود که این مرحله شامل فرآیندهای تامین مواد خام (Purchase of Raw Material)، ساخت و اجرا (Fabrication) و تست و بازرسی (Test & Inspection) می باشد. Step های درصد پیشرفت ساخت و مایلستون های پرداخت در این مرحله می تواند بسته به اینکه تجهیز داخلی (Local Component) است یا خارجی (Foreign Component) متفاوت در نظر گرفته شود.

- وندور ملزم است گزارش روند پیشرفت کار خود را بصورت هفتگی به پیمانکار یا کارفرما ارائه نماید.

11- بازرسی نهایی (Final Inspection):
پس از نهایی نمودن تامین تجهیز به هر یک از روش های تولید یا خرید، وندور دعوتنامه ای جهت بازرسی نهایی به پیمانکار EPC ارسال می نماید و پیمانکار(یا نماینده وی که ممکن است شرکت های بازرسی تخصصی باشند)نیز باید نسبت به بازرسی تجهیز اقدام نماید. در صورت وجود اشکال یا مغایرت نسبت به بندهای قرارداد، وندور ملزم است ایرادات را برطرف نماید و در نهایت تجهیز را آماده ورود به سایت نماید.

It is an inspection in the manufacturing process, and refers to the inspection performed in the final stage of manufacturing process. In this test, whether the complete goods meet the requirements as a product or not is determined in order to prevent the loss in customer confidence, various problems, and damages in advance. On top of that, the manufacturing process includes Acceptance Inspection and Inspection between Processes, both of which are performed for such constituent items as purchased raw materials, processed parts, and assemblies, and they are not done for complete goods. In the Final Inspection, the whole of the product including the requests from customers is inspected

12- بسته بندی و تشکیل لیست بسته بندی (Packing List):

یکی از مهمترین اسناد و مدارکی که می بایست جهت حمل و نقل بین المللی یک محموله تهیه کنیم ، سیاهه تجاری خرید (Invoice) و لیست عدل بندی (Packing List) است که در اصلاح عموم آن را به اینویس و پکینگ لیست می شناسیم. در این مرحله با توجه به آنکه تجهیز در مرحله قبل مورد بازرسی و تایید قرار گرفته، آماده حمل می باشد. بنابراین تجهیز و کالا بسته بندی شده و پکینگ لیست (Packing List) یا لیست تجهیزات و قطعاتی که قرار است حمل شود تهیه می شود.

نکته: طبق قانون تهیه این اسناد بر عهده فروشنده کالا می باشد، فروشنده می بایست اطلاعاتی از قبیل نوع، ماهیت کالا، تعداد، ابعاد، کد تعرفه گمرکی، ارزش هرقلم کالا، ارزش کل  محموله و … را در قالب Invoice و Packing List (اینویس و پکینگ لیست) جهت صدور مجوز صادرات به گمرک ارائه دهد، ضمنا فروشنده ملزم است این اسناد را ممهور کرده و به امضا شخص مجاز در شرکت خود برساند. بدین ترتیب صحت اطلاعات درج شده در صورتحساب و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) را تضمین می نماید.

13-صدور مجوز حمل کالا یا Release Note: این مرحله نیز جزء فرآیندهای پیش از حمل می باشد. در این مرحله، بازرسی زمان حمل انجام شده و مجوز حمل تجهیز تایید و صادر می شود و فرآیند حمل تجهیز از سمت سازنده (وندور) به سایت پروژه آغاز می گردد. release note در خدمات بازرگانی به معنای دستور آزادسازی مالکیت کالا از مبدا تا محل تخلیه است.

14-حمل و نقل (shipping & Transportation/ Delivery to port):

 این مرحله مختص به تجهیزات خارجی است و در آن فرآیند حمل و جابجایی آغاز شده و محموله از محل وندور/ سازنده به سمت گمرک و کشور مورد نظر حمل می شود.
15-ترخیص از گمرک (Custom Clearance):

این مرحله نیز مختص تجهیزات خارجی است و در آن محموله آماده ورود به کشور مقصد می شود.

16- تحویل در سایت (Delivery at Site):

این مرحله که در تجهیزات خارجی و تجهیزات داخلی مشترک است، فرآیند حمل و انتقال محموله به سایت پروژه یا همان مکان پروژه می باشد و وندور تجهیز را در سایت پروژه، تحویل پیمانکار EPC می نماید.

نکته: در نهایت وندور باید تجهیز را در سایت، تحویل پیمانکار EPC نماید. البته این بند نیز بستگی به قراراداد طرفین دارد. و ممکن است مسئولیت حمل، هزینه حمل و ... در قرارداد به عهده پیمانکار گذاشته شده باشد.

17- بازرسی زمان بازگشایی (Open Package Inspection: OPI):

در این مرحله که جزء فرآیندهای تحویل به انبار سایت است، محموله در حضور پیمانکار EPC بازگشایی، بازرسی و تایید می شود و سپس گزارش بازگشایی (OSDI) و ورود به انبار (MRS) تهیه می گردد.

18- دریافت همه اسناد و مدارک و کتابچه مهندسی نهایی (Final Book):

 کتابچه مهندسی یا فاینال بوک، کتابچه یا لیستی از مستندات شامل اطلاعات تکمیلی پروژه، تجهیزات مورد استفاده و مورد نیاز برای بهره برداری، نتایج تست ها و ارزیابی های فنی، سوابق کنترل کیفی، نقشه های نهایی و… است که در انتهای پروژه تهیه می گردد و به بهره بردار اصلی پروژه تحویل داده می شود. در این مرحله بخشی از اطلاعات از وندور دریافت می شود و سایر اطلاعات توسط پیمانکار EPC گردآوری می گردد.

19- نصب تجهیزات Erection & Commissioning

a-1 بخش نصب Erection شامل انواع فعالیت های نصب در قسمت های مکانیک، سازه، برق و ابزار دقیق و... می باشد.

a-2- راه‌اندازی ( Commissioning) : در پروژه‌های صنعتی فرآیندی است که در آن درستی عملکرد سیستم‌ها و تجهیزات نصب‌شده به منظور حصول اطمینان از مطابقت با مشخصات طراحی، نقشه‌ها و اصول مهندسی بررسی می‌گردد تا به ترتیب و مرحله به مرحله، آماده بهره‌برداری گردند. این فرایند پس از تکمیل عملیات ساخت و نصب تجهیزات، اعم از تجهیزات مکانیکی، برقی و … آغاز می‌گردد و شامل دو بخش پیش‌راه‌اندازی و راه‌اندازی است.

20- لوازم یدکی (Spare parts):

لوازم یدکی مورد نیاز کالاهای تخصصی در پروژه‌ها، اصولا در سه دسته قابل تقسیم می‌باشند:

۱) لوازم یدکی اصلی / لوازم یدکی دوران ساخت، پیش‌راه اندازی و راه‌اندازی / لوازم یدکی دو ساله

۱) لوازم یدکی اصلی Capital spare parts: لوازم یدکی اصلی، بخش اصلی تجهیز به حساب می‌آید. به عنوان مثال در خصوص کمپرسورها، روتور تحت عنوان لوازم یدکی اصلی از سوی کارفرما درخواست می‌گردد.

۲) لوازم یدکی دوران ساخت، پیش‌راه اندازی و راه‌اندازی Erection, pre-commissioning, commissioning and start-up spare parts این دسته از لوازم یدکی‌ها اصولا توسط سازنده به همراه سفارش خرید تجهیز اصلی به خریدار پیشنهاد داده می‌شود که در دوران پیش‌راه‌اندازی و راه اندازی مورد استفاده قرار می‌گیرند و متعاقبا نیاز به تعویض و جایگزینی دارند.

۳) لوازم یدکی دو سالانه Two years operation spare parts : این دسته از لوازم یدکی برای دوران بهره‌برداری مورد استفاده قرار می‌گیرند و اصولا سازنده فهرست مربوطه را بر اساس تجربه خود، تهیه و به خریدار پیشنهاد می‌دهد که برای حدود دو سال بهره‌برداری مستمر و قابل قبول تجهیز، بعد از دوران راه‌اندازی، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اصولا مبلغ لوازم یدکی دوسالانه، به عنوان مبلغ مشروط در قراردادها (Provisional Sum) پیش‌بینی می‌شود و کارفرما در صورت صلاحدید، تامین آن را از پیمانکار درخواست می‌نماید. پیمانکار با ابلاغ کارفرما، نسبت به استعلام قیمت از سازنده و اعلام به کارفرما اقدام می‌نماید.

مثال: فرایند خرید و تامین در برنامه زمان بندی پروژه

تکنیک PMS در فاز تامین و تدارکات

این روش یکی از کاربردی ترین روش های ثبت درصد پیشرفت می باشد، این روش برای فعالیت هایی مناسب می باشد که دارای مدت زمان طولانی بوده و در خلال این مدت زمان دارای خروجی های کاملاً مشخص و قابل لمس بدست می آید.

PMS در پروژه

یکی از رویه هایرایج در پروژه ها، PMS  می باشد. PMS مخفف سه کلمه “ Progress Measurement System” به معنی “سیستم اندازه گیری پیشرفت” پروژه می باشد.

این رویه با هدف هماهنگ سازی و ایجاد یک زبان مشترک بین ارکان پروژه (کارفرما ، مشاور و پیمانکار) به منظور محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها در بخش های مختلف پروژه (مهندسی ،تدارکات و اجرا) تهیه می شود و با توافق ارکان پروژه جاری می شود. این رویه یکی از مدارک ضروری برای کارشناسان کنترل پروژه می باشد تا میزان پیشرفت هر یک از فعالیت ها را با توجه به این رویه محاسبه نماید.

به عنوان مثال فعالیت تولید و تایید یک مدرک مهندسی را در نظر بگیرید، برای تولید و تایید نقشه مهندسی یک سری  Step وجود دارد تا این فعالیت صورت گیرد مانند :تولید مدرک، تایید مدرک، تحویل به مرکز اسناد

به این منظور کارشناس کنترل پروژه می بایست با توجه به PMS  تایید شده پروژه، میزان درصد پیشرفت فعالیت را در زمان وقوع هر یک از  Step ها که با دریافت و ثبت تائیدیه های مربوطه صورت می گیرد، اقدام نماید.

در این مطلب مراحل فاز تامین و تدارکات (فاز P) براساس تجربه مگا پروژه زمزم 3 مفصلا شرح داده شد.

جهت دیدن آموزش کامل این روند یک آموزش 45 دقیقه ای در کانال تلگرامگذاشتم ببینید یا از لینک ذیر در آپارات ببینید.

مشاهده ویدیوی آموزشی (کلیک کنید)

جهت دیدن سرفصل های دوره آموزشی - تخصصی GOD of Project به قسمت فروشگاه مراجعه بفرمایید یا همین جا کلیک کنید.