تفاوت پروژه و طرح و پورتفولیو

در این مقاله خیلی سریع و ساده میخوام تفاوت و شباهت های این سه واژه  و حوزه رو توضیح بدم.

در هر حوزه ی تخصصی اصطلاحات و عبارت‌هایی وجود دارند که درک و مفهوم نزدیکی با یکدیگر دارند. بی‌شک یکی از مفاهیم اساسی جهت آشنایی با مدیریت پروژه (Project Management)، شناخت مفاهیم و تفاوت پروژه و برنامه و سبد پروژه می‌باشد. و در این مقاله بنده به دو صورت فارسی و لاتین مفاهیم و تفاوت هارو شرح دادم.

تعریف پروژه (Project)

موسسه مدیریت پروژه (PMI) مدیریت پروژه را به کارگیری دانش، مهارت، ابزار و تکنیک در قبال طیف وسیعی از فعالیت ها تعریف می‌کند که جهت برآورده شدن الزامات یک پروژه انجام می‌شوند.

ویژگی‌های اصلی یک پروژه

1. پروژه ها موقتی هستند یعنی در زمان مشخصی آغاز می شوند و در مدت مشخصی هم باید به پایان برسند.
2. هر پروژه اهداف معینی را دنبال می کند که باید با کیفیت مناسب و از پیش تعریف شده ای تحقق پیدا کنند.
3. یک پروژه منحصر به فرد است یعنی مجموعه ای از اقدامات روتین نیست بلکه مجموعه اقداماتی ست که جهت نیل به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است. بنابراین تیم یک پروژه از افرادی تشکیل می شود که معمولا با هم کار نمی کنند اما تجمیع اقدامات آن ها هدف نهایی را برآورده می کند. گاهی اوقات تیم یک پروژه حتی از افراد و سازمان های گوناگون از منلطق مختلف جهان تشکیل می شود.
4.  هر پروژه با محدودیت هایی روبروست. پروژه باید در زمان محدود با توجه به بودجه ی در دسترس به گونه ای انجام شود که کیفیت مد نظر برآورده گردد.
5. و عدم قطعیت مسیر انجام یک پروژه از قبل کاملا مشخص نبوده و مثل راه رفتن در یک جاده ی مه آلود است. همین ویژگی یکی از تمایزات پروژه با عملیات و تولید را نشان می دهد. در کار تولیدی مسیر مشخص است و فرآیند ها به تناوب تکرار می شوند اما در طول پروژه شاید بارها مجبور به تغییر مسیر و تعریف مجدد فرآیند ها باشیم. برای مثال می توان احداث یک کارخانه ی کفش (پروژه) را با تولید کفش در آن کارخانه (عملیات تولید) مقایسه کرد.

منظور از طرح (Program)

موسسه مدیریت پروژهPMI ، طرح را به عنوان «گروهی از پروژه های مرتبط به هم، زیر طرح ها و فعالیت های طرح که به طریقی، هماهنگ مدیریت می گردند تا منافعی به دست آید که حصول این منافع از طریق مدیریت تک تک آن ها قابل دستیابی نیست» تعریف می کند.

قبل از بررسی تفاوت پروژه و طرح باید با مفهوم برنامه در مدیریت پروژه آشنا شویم. به همین دلیل بهتر است با مثالی همراه ما باشید.

تصور کنید که در یک سازمان گروهی از پروژه‌ها و عملیات مرتبط به هم را داریم و نمی‌توانیم تک‌تک پروژه‌ها را به‌صورت انفرادی مدیریت کنیم و منفعت سازمان در صورتی رخ می‌دهد که با پروژه‌ها و عملیات مربوطه به‌صورت یکپارچه برخورد شود (Program Management). در این حالت به این مجموعه پروژه‌های مرتبط ” برنامه یا طرح” گفته می‌شود.

مثال یک: طرح ارتقاء یک اتومبیل : شامل پروژه هایی از قبیل طراحی بدنه ، طراحی موتور، طراحی شاسی و ...

مثال دو: طرح بهبود آبرسانی یک منطقه: شامل پروژه هایی از قبیل ایجاد سد خاکی، توسعه فرهنگ صرفه جویی در آب به کشاورزان، خریداری و لوله کشی و نصب تجهیزات آبیاری

پورتفولیو (Portfolio)

پرتفولیو، مجموعه ایی از پروژه ها و یا برنامه ها و دیگر کارهایی است که در یک مجموعه قرار می گیرند تا مدیریت کارآمد بر آن فعالیت را تسهیل کنند، به گونه ای که هدف های تجاری استراتژیک محقق شود. اجزای یک پرتفولیو، کمیت پذیر هستند، بدین معنی که می توان آن ها را اندازه گیری، دسته بندی و الویت بندی کرد. پروژه ها یا برنامه ها لزوماً وابسته به هم نیستند و این الزام نیز وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مربوط شوند. در هر لحظه، پرتفولیو، شمایی از اجزای منتخب خود را ارائه می کند که این اجزا هدف های استراتژیک سازمان را منعکس می سازند و بر آن ها تأثیر می گذارند. بدین معنی که پرتفولیو، مجموعه ای از برنامه ها، پروژه ها، زیر پرتفولیوها و دیگر موارد فعال سازمان، در یک مقطع زمانی است.

پس بطور خلاصه : مجموعه ای از پروژه ها یا طرح ها که ویژیگی های مشابهی داشته یا در جهت یکی از اهداف استراتژیک سازمان هستند ، بصورت یک سبد در آمده تا مدیریت آنها بصورت اثربخش تری انجام گیرد.

                               تفاوت بین پروژه و طرح و پروتفولیو

پروژه محصول به وجود میاره، طرح نتیجه به وجود میاره!

پس مثلا ساخت یه کارخانه بزرگ، با این‌که ممکنه سرمایه‌گذاری بزرگی باشه، اما یک پروژه‌ است، چون داره یه محصول تولید می‌کنه؛ ولی مثلا فراهم کردن آب آشامیدنی برای یه  منطقه و یا روستا، حتی اگه سرمایه‌گذاریش کمتر از یه کارخانه بزرگ باشه، یه طرحه، چون با نتیجه سر و کار داره. این نتیجه رو با کمک تعدادی پروژه می‌گیریم؛ مثلا پروژه‌ای برای ساخت یه تصفیه خونه، شبکه آبرسانی و جاده سازی و .....

حالا به عنوان مثال فرض کنین می‌خوایم تو شرکت یه نرم‌افزار مدیریت اسناد مستقر کنیم. این یه پروژه‌س یا طرح؟

تو این حالت انتظار یه خروجی داریم، یه نرم‌افزار مدیریت اسناد که تو شرکت مستقر شده باشه (محصول) و در نتیجه یه پروژه‌ است.

حالا فرض کنید با این ماجرا اصولی‌تر برخورد کنیم: می‌خوایم وضعیت مدیریت اسنادمون رو بهبود بدیم، طوری که دسترسی‌ها بهتر، سریع‌تر و موثرتر باشن. این چیه؟

این یه طرحه، چون تمرکز روی نتیجه داره، نه محصول. برای این‌که به این نتیجه برسیم برنامه‌ریزی اولیه رو انجام می‌دیم و چنتا پروژه تعریف می‌کنیم، مثلا پروژه‌ای برای گردآوری اسناد موجود و استخراج مشخصه‌های کلیدی اون‌ها و پروژه‌ای برای انتخاب و استقرار یه نرم‌افزار مدیریت اسناد. وقتی این مرحله تموم می‌شه متوجه می‌شیم که هنوز با نتیجه فاصله داریم. بررسی بیشتر می‌کنیم و متوجه می‌شیم که نیاز به دو کار دیگه هم داریم: مجموعه‌ای دوره آموزشی برای پرسنل و پروژه‌ای برای اختصاصی‌سازی نرم‌افزار. این مرحله هم که تموم بشه ممکنه دوباره پروژه‌ها و کارهای دیگه‌ای طراحی و اجرا بشه تا در نهایت برسیم به نتیجه‌ای که می‌خوایم: بهبود وضعیت مدیریت اسناد تو شرکت.

تغییرهای سازمانی معمولا از نوع طرح هستن، نه پروژه؛ یعنی با نتیجه سر و کار دارن، نه محصول.

بد نیست به تفاوت پرتفولیو و طرح و پروژه هم اشاره بشه؛ هرکدوم از این‌ها عمدتا روی موارد زیر تمرکز دارن:

• پروژه روی محصول متمرکزه
• طرح روی نتیجه متمرکزه
• پرتفولیو روی منافع متمرکزه

منفعت خودش چیزیه که از یک یا چند نتیجه به وجود میاد. مثلا وقتی وضعیت مدیریت اسنادمون تو شرکت بهتر بشه (نتیجه) عملا ممکنه چنین منافعی داشته باشیم: هزینه جاری شرکت کم بشه، هزینه دوباره‌کاری‌ها کم بشه، اعتبار شرکت بیشتر بشه.

طرح، پروژه و پرتفولیو در کجا همپوشانی‌ها دارند.

همانطور که در بالا نیز به آن اشاره شد تمرکز اصلی پروژه روی محصول، طرح روی نتایج و پرتفولیو روی منافع است، ولی این به این معنی نیست که هیچکدام از این سطوح با دیگری سر و کار ندارد. برای مثال در سطح پروژه تمرکز اصلی روی محصول است، ولی کماکان باید به نتایج و منافع هم فکر کرد.

این دوراندیشی در حدی است که برای تصمیم‌گیری‌های کلی پروژه و پشتیبانی از سطوح بالاتر و نه به عنوان وظیفه اصلی لازم است. همین اصل در مورد دو سطح دیگر مدیریتی هم صادق است. آن‌ها درحالی‌که نیم نگاهی به محصول دارند، ولی تمرکز اصلی خود را روی منافع و نتایج نگه می‌دارند.

استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه ها

Project Management & Program Management & Portfolio Management

Project Management, Program Management, and Portfolio Management are very important terms in project scope management. Although they sound similar, they refer to different concepts

Project

Before to discuss the relationship between project program and portfolio, we will define the term “project”.A project is a temporary and unique operation planned to achieve a singular goal such as building a product or developing a system. A project may be a power plant construction, computer program development, disaster relief effort, etc

It has a defined start and finish time, scope, resources, duration, goals to create or build a result. Simply put, a project has a temporary nature which comes to an end when it achieves its objective

For instance, you signed an agreement to build a dam for the government. You completed the construction, tested the equipment and handed over to the client. You closed the project after the handover. After the completion of your project, you demobilize the equipment and employees from the project site because the nature of the project is temporary

Program

Program is a batch of related or similar projects managed coordinatedly. Because managing them in a coordinated manner provides more benefits than managing them separately. In other words, programs have several projects that can increase benefits when handled together

For instance, let’s assume that you have two projects: the first project is a real estate project and the second project is a hospital construction project. Since these two projects are similar in nature, you will keep them under the same program. You are planning to reduce the general expenses by managing them simultaneously. Also, you will request discounts from the suppliers because you will purchase a high amount of materials for both projects

Portfolio

Portfolios involve related or nonrelated projects and programs managed together to meet strategic business objectives. Projects and programs that form a portfolio may be or may not be interdependent

A portfolio may involve several projects and programs. These programs and projects may be related or nonrelated. Business, profit, non-profit, government projects may be kept under the same portfolio

For instance, let’s assume that you have three projects: the first project is a real estate project, the second project is a software development project and the third project is an expansion of your company’s sales into a new market

Project vs. Program Management: The Actual Differences

The Role: Project Manager vs. Program Manager
Project Managers “rule the world” on a construction project, whether it’s multiple projects or a single project. That said, when you get into a program with multiple projects, the Program Manager is now putting processes in place to ensure consistency in reporting, cost control, and overall project delivery
The Program Manager’s role is to create consistency in the overall way the projects are delivered. Since projects may have a different architect, designer, and engineer on each project, the Program Manager is responsible for making sure everybody’s methodology is in line
On a macro level, the goal of a Project Manager and Program Manager don’t differ that greatly. They both want the project to come in under-budget and on-schedule. What differs is the way they get there

Examples of Project and Program Management
Let’s say there’s a student housing project that’s being built on a university campus, and it’s a $40 million project. Though it’s a big project, it’s still a single project. As a Project Manager, you’re going to manage that project while the architect’s going to manage the design. As that project comes into bid, you’re going to facilitate the bid process with the architect before ultimately hiring a contractor to start construction. So that’s a project – a single project
An example of program management would be if you have a corporation, whether it’s a bank or some other fortune 500 company, that owns multiple facilities across the country. We’ll say they have 100 facilities and need to renovate various portions in each of those buildings over time. You may have some renovations, you may have a roof replacement, you may even have a new building being built – but it becomes a program where you’re managing multiple projects across their entire footprint

Summary 

Project management is a process of managing only one project. On the other hand, program and portfolio management are the processes of managing several projects
Program management involves managing a group of related projects and portfolio management involves managing similar, non-similar projects or different programs

Project manager is responsible for managing only one project. Program manager is responsible for managing programs and portfolio manager is responsible for managing portfolios. Project managers, program managers, and portfolio managers responsibilities and success criteria are different