انبار و انواع موجودی های انبار

تعریف انبار و انواع موجودی

چرا انبار اهمیت دارد؟

امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می‌طلبد. تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده‌های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمان‌های معظم گردیده که در این نظام‌های پیچیده فنی ـ اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین‌ها و … نقش مهمی را ایفا نماید بطوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است.

ارزش ریالی موجودی‌های انبار در صنایع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ـ تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین‌آلات، نوع محصول ساخته شده، بازار مصرف، نوع مواد اولیه مورد احتیاج، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و جهان و … و بالاخره سیستم‌های تدارکاتی و سفارشات واحدهای تولیدی. اما انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری ـ صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد که اهم آنها عبارتند از:

• ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می‌شود (بعضاً تا ۶۰ درصد سرمایه در گردش).
• ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخش‌هایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندی‌ها.
• ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه‌ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه‌های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه‌گیر را در سازمان داشته باشد.

تعریف انبار:

امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایت‌بخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ـ صنعتی یا مواد اولیه یا فرآورده‌های مختلف در آن نگهداری می‌شود یا می‌توان گفت محل و فضایی است که در آن مواد اولیه برای ساخت محصولات، کالای نیمه ساخته (کالای در جریان ساخت)، محصول ساخته شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی ماشین‌آلات، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می‌شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه‌بندی.

انبارداری و انبارش کالا (Warehousing and Storage):

به عملیات دریافت، تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و سازمان در مکان هایی با شرایط مناسب، صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده، اطلاق می شود، انبارداری شامل سیستم‌های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش‌ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان ورود تا لحظه تحویل است.

به عبارت دیگر انبارداری عبارت است، از دریافت جنس یا کالا از خارج یا داخل سازمان و نگهداری آن طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) باشد.

جایگاه انبار:

سازماندهی سازمان‌های ختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است. گاه در بعضی از مؤسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات، محصولات، ضایعات و قرار دارد. در سازمان‌های دولتی و غیر انتفاعی معمولاً واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه می‌نماید.

اهداف و وظایف انبارها:

هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمان‌های دولتی و چه بخش خصوصی، تأمین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است. انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت‌های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می‌توان به شرح زیر بازگو نمود:

• برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز سازمان در حد مطلوب خود.
• همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده.
• نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل‌های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی‌وقفه و مرغوب و صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت (سازمان) را تقویت می‌نماید اجرای قوانین و دستورالعمل‌های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم‌الاجراست و عدول از آن کیفر به همراه دارد.

گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای امروز موجبات کندی کار را فراهم می‌نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.

انواع موجودی های انبارها

مواد اولیه‌ : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است

کالای در جریان ساخت : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سربار ساخت می باشند 

کالاهای ساخته شده : کالاهای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکن است تهیه شده یا ساخته شده باشند 

اجناس خریداری شده برای فروش : که در مؤسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورند 

مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیرمستقیم مؤثرند مثل گریس ، روغن ، ملزومات و غیره 

قطعات یدکی ماشین آلات : که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاه ها بکار می‌روند

ابزارآلات : که ابزار کارگاهها برای تولید محصول می باشد 

اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده و غیرقابل استفاده اند که معمولاً فروخته یا تعمیر می شوند.

انتظارات مدیر یک سازمان از سیستم کنترل انبارها

وجود همکاری بین واحدهای مربوط به خرید ، دریافت ، آزمایش ، انبار و حسابداری

تمرکز یافتن کلیه خریدها در قسمت خرید

بمصرف رساندن مقرون بصرفة مواد و ملزومات

انبار کردن تمام مواد و ملزومات بطرز خاصی که بنحو دقیق و با سرپرستی کامل محافظت گردند

تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس بنحویکه از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید

انجام عملیات صحیح درموردصدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواست‌های مصوب در موقع لزوم انجام شود.

انواع انبارها:

انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می‌باشند:

• انبارهای پوشیده: که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل می‌باشند.
• انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است. این نوع انبارها کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می‌نماید.
• انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و جهت نگهداری ماشین‌آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انبارها را از نظر نوع موادی که در آن نگهداری می‌شود می‌توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود مثل انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا  انبار ضایعات یا … .

از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید. انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می‌شود به انبار کالاهای معمولی، قابل اشتعال یا انفجار، فاسد شدنی، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله‌ای تقسیم می‌شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه‌ای کارخانه‌های صنعتی تقسیم می‌شود و ممکن است دسته‌بندی‌های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روش‌ها می‌توان آنها را بررسی نمود.

انبار در استاندارد ایزو 9001

فعالیت‌های مرتبط با انبار در ایزو 9001 ، در بندهای مختلف به‌عنوان الزامی مدنظر قرارگرفته است موضوعات نگهداری محصول ، کنترل موجودی ، شناسایی و ردیابی محصول و کنترل محصول نامنطبق مهم‌ترین موضوعاتی هستند که باید در انبار موردتوجه قرار گیرد.

بندهای مرتبط با انبار در استاندارد ISO 9001:2015

• محافظت در بند 8.5.4
• اموال متعلق به مشتری یا ارائه‌دهنده برون‌سازمانی بند 8.5.3
• کنترل تولید و ارائه خدمات بند 8.5.1
• شناسایی و ردیابی بند 8.5.2
• کنترل خروجی‌های نامنطبق بند 8.7

شناسایی و ردیابی محصول – انبار در ایزو 9001

محل قرارگیری محصولات در انبار با برچسب یا پلاک از طریق کد یا نام یا هر دو شناسایی می‌شود و بر روی محصولات نهایی نیز برچسب شناسایی نصب می‌شود.
ردیابی محصول می‌تواند از طریق شماره Lot یا محموله یا تاریخ تولید یا هر شماره دیگری بر روی محصول درج می‌شود اجرا شود .

بسته‌بندی محصول – انبار در ایزو 9001

مطابق طرح بسته‌بندی محصول که در طرح کیفیت محصول مشخص‌شده ، بسته‌بندی محصول انجام می‌شود

جابجایی محصول

جابجایی محصول ممکن است ایمنی شخص یا محافظت از محصول را شامل شود البته در ایزو 9001 محافظت از محصول مدنظر می‌باشد.
نصب برچسب یا علائم بر روی محصول ، به این موضوع کمک می‌نماید مثلاً نصب برچسب ” از این‌طرف بلند کنید ” یا نوشته‌ای که روی باطری ، اسیدی بودن باطری را مشخص می‌نماید.
به‌منظور جلوگیری آز آسیب محصول در طی جابجایی از تجهیزات جابجایی استفاده می‌شود :

• تجهیزات بالابر
• پالت ها و ظروف
• نوار نقاله
• جرثقیل
• لیفتراک برقی ، دستی و …

چیدمان محصول – انبار در ایزو 9001

به‌منظور جلوگیری از آسیب‌دیدگی و خرابی محصولات ، محوطه‌های انبارش به‌گونه‌ای باشد تا زمان تحویل یا استفاده محافظت شود مثلا ” دمای محیط ” خشک بودن محیط و یا میزان “رطوبت محیط ”
در برخی محصولات یا مواد غذایی انبارش محصول باید طوری باشد که بتوانیم روش اولین ورودی و اولین خروجی FIFO یا آخرین ورودی اولین خروجی LIFO را رعایت کنیم. روش FIFO در صنایع غذایی الزام می‌باشد.

ارزیابی شرایط انبار – انبار در ایزو 9001

با تدوین چک‌لیست‌هایی می‌توان شرایط محیطی ، چیدمان ، جابجایی در انبار را مورد ارزیابی قرارداد .در این ارزیابی‌ها می‌توان به‌عنوان‌مثال صورت نمونه‌ای دماهای محیط انبار ، رطوبت ، ثبت محصولاتی که به دلایل شرایط نگهداری نامناسب آسیب‌دیده‌اند را پی گیری نمود.

کنترل موجودی محصول – انبار در ایزو 9001

به‌منظور کنترل موجودی محصولات شامل مواد اولیه ، قطعات نیمه ساخته و محصول نهایی در انبار و اطلاع از آخرین موجودی محصولات ، مسئول انبار از طریق سیستم کارد کس انبار / نرم‌افزار انبار موجودی را کنترل می‌نماید.

بدین‌صورت که وارده به انبار از طریق رسید انبار و صادر از انبار از طریق حواله انبار ثبت‌شده و خلاصه آن در سیستم کارد کس انبار ثبت می‌شود از طریق کاردکس محصول ، در هرلحظه می‌توان از آخرین موجودی محصول اطلاع یافت.

در برخی از سازمان‌ها که انبار بزرگی دارند از سیستم نرم‌افزاری جهت کنترل موجودی کالا استفاده می‌نمایند و با ثبت رسید انبار و حواله انبار در نرم‌افزار ، موجودی هر محصول قابل گزارش می‌باشد .

در زمان خروج کالا از شرکت بهتر است شماره ردیابی آن در سیستم کنترل موجودی ثبت شود تا کالا قابل‌ردیابی باشد.

انبارگردانی ، جهت اطمینان از موجودی کالا در انبار با سیستم کنترل موجودی در دوره‌های زمانی مشخصی ( حداقل سالیانه ) توسط تیم انبارگردانی صورت می‌گیرد. و نتیجه انبارگردانی به‌صورت صورت‌جلسه‌ای تنظیم‌شده و در آن میزان انحراف موجودی کالا از سیستم مشخص می‌شود. مثلاً اگر در انبارگردانی 1000 قلم کالا در انبار ، موجودی 100 کالا با سیستم کنترل موجودی تطابق نداشته باشد انحراف ما 10% می‌شود یا موجودی 90% از اقلام انبار با سیستم کنترل موجودی تطابق دارد.

قابلیت ها و مهارت های انباردار:

–       آشنایی کامل با عملیات دریافت، جابجایی، انبارش، تحویل کالا.

–       آشنایی کامل به اصول انبارداری، کدگذاری کالا، آشنایی به انواع سندهای انبار.

–       تسلط و آشنایی کامل با مواد اولیه، قطعات، محصولات نیمه ساخته، تمام شده و ضایعات.

–       توانایی کار با رایانه و سیستم نرم افزاری انبار.

–       آشنایی با سیستم گردش موجودی FIFO  و LIFO.

–       آشنایی با مشخصات جابجایی، انبارش و Layout انبارها.

–       آشنایی با مباحث لجستیکی مرتبط با انبار.

–       آشنایی با اصول ایمنی در انبارها.

–       آشنایی با اصول ساماندهی و آراستگی محیط کار (5S).

–       آشنایی با روش های کنترل موجودی (حداقل موجودی، حداکثر موجودی،  نقطه سفارش، میزان بهینه سفارش و…).

–       آشنایی با تعریف فروشندگان و تولیدکنندگان کالا، کارپردازان، واحدهای درخواست کننده کالا (مراکز هزینه)

، افراد تحویل گیرنده کالا.

وظایف عمومی مدیریت انبار (Warehousing Management):

–     توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاح روش های موجود.

–     اقتصادی کردن عملیات انبار و انبارداری.

–     برنامه ریزی و کنترل موجودی های کالا در انبار.

–     نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.

–     مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودیهای کالا در انبار و حفاظت انبارها.

–   ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها.

–     اداره کارکنان و سازماندهی انبار.

–     نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.

–     سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.

–     سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.

–     هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودیهای کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.

 اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار:

–           کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعایت های ضروری به صورت کارا.

–           ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش ها.

–           حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.

–           کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.

–           ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.

–           کاهش میزان سرمایه‌گذاریها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاریها در انبار.

–           سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.

–           بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای انبار.

–           ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.

–           تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.

–           خدمت دهی بالا به مشتری

ارادتمند شما : مرتضی بهمنی