واژه های Reschedule ،Replan و Catchup Plan، واژه هایی هستند که در طول پروژه، خصوصاً پروژه هایی که به تاخیر افتاده اند، زیاد مطرح می شود و از واحد مدیریت پروژه ( برنامه ریزی و کنترل پروژه ) انتظار می رود بسته به شرایط پروژه و خواست کارفرما نسبت به تهیه آن اقدام نماید.

شاید شما هم در بعضی پروژه ها اینگونه تاخیرها و تعلیق پروژه را دیده اید. در واقع بعضی اوقات پروژه ها و طرحها به واسطه ریسکهایی که پیش بینی نشده اند حتی چند برابر زمان پروژه به تاخیر می افتند. معمولا عمده این مشکلات مالی و بودجه  ناکافی می باشد. حال سوال اینجاست که در این گونه مواقع متصدی امور برنامه ریزی و کنترل پروژه چه عکس العملی می توانند نشان دهد؟

پاسخ استاندارد و مشخصی را نمی توان برای این موضوع ارایه کرد زیرا در مواجهه با حالت ها و پروژه های گوناگون روش و الگوریتم کار فرق خواهد کرد. ولی ذکر چند نکته ضروری به نظر می رسد:

۱- در همه پروژه ها باید از همان ابتدای کار منشور مدیریت تغییرات پروژه Project change management
طراحی و به دست اندرکاران ابلاغ گردد.
۲- در بعضی اوقات ممکن است تغییرات به وجود آمده فقط ناشی از تعلیق زمانی پروژه و تاخیر در شروع مجدد آنها باشد و ماهیت فعالیتها تغییر نکند. در این گونه موارد معمولا با حفظ طرح مبنای اولیه و یا ایجاد طرح مبنای جدید برنامه را با زمانبندی مجدد (Rescheduling)  ادامه می دهیم .
۳- ولی در بسیاری از موارد در یک مقطع پروژه نه تنها دارای تاخیر زمانی است بلکه ماهیت فعالیتها نیز عوض می شود که در این مواقع لازم است برنامه ریزی مجدد  (Replan) بر روی پروژه انجام دهیم. در برنامه ریزی مجدد باید توجه داشته باشیم که تغییرات و نیز کار انجام شده را به خوبی به  ارکان پروژه منعکس کنیم.
انجام زمانبندی مجدد و یا برنامه ریزی مجدد خود ظرایف و پیچیدگی های خود را داراست که بسته به هنر و ابتکار فرد برنامه ریز پروژه باید با دقت هر چه تمام تر انجام گیرد.


  Reschedule

Reschedule یا زمان بندی مجدد در واقع آن است که بر اساس شروع و پایان واقعی فعالیت های انجام شده، مدت زمان باقیمانده فعالیتهای آغاز شده و نیز درصد پیشرفت فعالیت ها، برنامه ریزی جدید برای فعالیتهای در حال اجرا و فعالیتهای آتی پروژه تهیه گردد. به عبارت دیگر اگر فعالیتهای پیش نیاز به تاخیر بیفتد یا مطابق برنامه پیش نرود و یا بالعکس فعالیت ها بیش از پیش بینی پیشرفت نمایند، فعالیتهای پس نیاز از آن متاثر گردد. در این حالت تاریخ پایان پروژه به احتمال زیاد تغییر می کند مگر آنکه فعالیتهای در مسیر بحرانی پروژه مطابق برنامه خود انجام شوند.
نحوه به هنگام سازی در نرم افزارها:
الف: فعالیتهایی که به پایان رسیده اند (Completed)
برای این فعالیت‌ها حتما باید تاریخ‌های Actual Start و Actual Finish درج شود. درصدهای پیشرفت آنها 100 درصد خواهد بود و در صورت لزوم می‌توان مقدار کار و هزینه واقعی را هم وارد کرد.
ب: فعالیت‌هایی که در حال پیشرفت می باشند (In progress)
این نوع فعالیت‌ها حساسیت خاصی برای به هنگام‌سازی دارند، برای این نوع فعالیت‌ها موارد زیر می‌بایست وارد شوند:
 Actual Start
 Remaining Duration
 Percent Complete
 Actual Units & Actual Cost
ج: فعالیتهایی که هنوز شروع نشده اند ( Not completed)
دسته سوم فعالیت‌هایی هستند که یا طبق برنامه شروع نشده‌اند و یا می‌بایست شروع می‌شدند ولی شروع نشده اند. برای این گونه فعالیت‌ها هیچ اقدامی صورت نمی‌گیرد و نرم‌افزار آنها را متناسب با اطلاعات واقعی پیش نیازهای آن جابجا خواهد کرد.

گاهی اوقات پس از شروع پروژه و در ادامه کارها تاخیر و تعجیلاتی نسبت به برنامه Baseline پیش می آید که طبیعی است و در تمامی پروژه ها اتفاق می افتد ولی این تغییرات به حدی نیست که برنامه اولیه از درجه اعتبار ساقط شود و نتواند مبنای سنجش تفاوت بین برنامه و عملکرد واقع گردد . در چنین مواردی در هر دوره بروز رسانی (مثلا دو هفته یا یک ماه ) پس از بروز رسانی برنامه ، برای اینکه کارهایی که در گذشته برنامه ریزی شده بودند ولی به هر دلیلی انجام نشدند و یا بطور کامل انجام نشدند به ابتدای تاریخ جاری پروژه منتقل گردند و یا اصطلاحا از زمان حال به بعد چیده شده و برنامه ریزی گردند، بر روی برنامه  Reschedule صورت می گیرد.
 Reschedule فعالیتهای آغاز شده و یا تمام شده Actual شده  را در تاریخ واقعی شروع و یا پایان آنها نگهداری می کند و مابقی فعالیتهای انجام نشده و یا قسمتهای نیمه تکمیل فعالیتها را با توجه به توالی آنها مجددا از تاریخ  Data Date به بعد می چیند و برنامه ریزی میکند.

 Replan


Replan یا برنامه ریزی مجدد هنگامی که تاخیر پروژه و نیز اختلاف درصد پیشرفت برنامه ای و درصد پیشرفت واقعی زیاد شود (معمولاً بیش از 20%) انجام می شود. برنامه به دلیل شرایط کند عملیات اجرایی و یا برنامه ریزی نامناسب، ابزار مناسبی برای کنترل کارهای باقیمانده پروژه نمی باشد. دقت شود وقتی تاخیر در پروژه از یک حدی بیشتر شود، باعث بی تفاوتی عوامل اجرایی پروژه نسبت به آن و مایوس شدن از جبران تاخیرات می شود. لذا پس از تایید کارفرما با هماهنگی مدیر و تیم پروژه برای کارهای باقیمانده برنامه ریزی مجدد مطابق به واقعیتهای پروژه تهیه می گردد.
برخی از تغییرات که بازنگری در برنامه را ضروری می‌سازند شامل موارد زیر می‌باشند:
1-تغییر در محدوده کاری (اضافه شدن کار جدید، کم شدن یا تغییر کار)
2-نیاز به تغییر در میزان شکست و ریز کردن فعالیت‌ها یا تغییر سطوح WBS.
3-تغییر در نحوه شکست و ساختار برنامه
4-تغییر اساسی زمان‌ها و تاریخ‌ها و قیدهای فعالیت‌ها. در واقع برنامه اولیه کاملا منقضی شده و یک برنامه جدید تولید می‌شود. باید در نظر داشت که پس از تهیه برنامه جدید می‌بایست مقادیر واقعی مجددا اعمال شده و از آن طرح مبنای جدید یا Baseline جدید تهیه گردد.


پس :
فر آیند های  Replan و  Reschedule هر دو از فرآیند های بروز رسانی و تهیه برنامه زمانبندی بهنگام و معتبر برای پروژه می باشند. تفاوت بین Replan  و Reschedule در این است که گاهی برنامه زمانبندی تهیه شده اولیه که اصطلاحا Baseline نامیده می شود و مبنای سنجش تا خیرات و تعجیلات می باشد پس از گذشت مدت زمانی از پروژه به دلیل تاخیرات زیاد و یا برآورد های اشتباه اولیه و یا تغییر ماهیت کارها اعم از توالی و یا نوع فعالیت ها از ارزش و اعتبار ساقط می شود و اصطلاحا دیگر معتبر نیست. در این زمان دیگر نمی توان روند پیشرفت واقعی پروژه را با برنامه Baseline  مقایسه نمود چون اختلاف ها زیاد و معنا دار می باشد.
در موقع بروز چنین اتفاقی برنامه ریزان پروژه اقدام به تهیه برنامه زمانبندی مجدد و با اصلاح موارد عمده اختلاف می نمایند و یا اصطلاحا پروژه را مجددا برنامه ریزی می کنند به چنین کاری Replan گفته می شود.

catch-up schedule & Catch-up Plan


catch-up plan این می‌شه نوع خاصی از Replan یا Reschedule که هدفش صرفا جبران عقب‌ افتادگی‌هاست.

در این حالت بعد از Reschedule پروژه، درصورت وجود تاخیر، نسبت به تهیه برنامه جبرانی برای کارهای باقیمانده به گونه ای که تاریخ پایان پروژه به تاریخ برنامه ای آن بازگردد، اقدام می شود.
در تهیه Catchup Plan می بایست عوامل اجرایی و مدیریتی در خصوص چگونگی جبران تاخیرات درگیر و مسئول باشند تا برنامه تهیه شده کاربردی و شدنی باشد.
برای فشرده‌سازی زمانی از راه حل‌های مختلفی به اقتضای برنامه زمانبندی استفاده می‌کنیم. چند مورد از این راه حل‌ها به شرح زیر می‌باشد:
موازی کردن کارها (Fast Track)
افزایش هزینه و منابع و کاهش زمان فعالیت‌ها (Crashing)
افزایش ساعات کاری روز
تبدیل روزهای غیرکاری به کاری (تغییر تقویم پروژه).
برون سپاری و کمک گرفتن از منابع دیگر.

........................................................................................................................................................................

به هر صورت باید برنامه زمانبندی را طوری تنظیم کنیم که تاریخ پایان اولیه حاصل شود. پس از فشرده‌سازی زمانی، برنامه‌ای که تهیه می‌شود به عنوان برنامه جبرانی تا پایان پروژه تلقی می‌شود.

در مورد برنامه‌های جبرانی هم فراموش نکنین که قرار نیست یه اتفاق کاملا مکانیکی باشه که با زمان‌ها و روابط بازی کنیم تا برسیم به تاریخی که بهمون  گفتن. برای تهیه برنامه جبرانی باید تیم پروژه جمع بشن و مثل روز اول که  برنامه رو تهیه می‌کردن فکر کنن، راه حل پیدا کنن که چطوری با وجود عقب‌افتادگی‌ها پروژه رو به تاریخی که تعیین شده برسونن و بعد اون سیاست رو تو برنامه اعمال کنند.


Action Plan


فعالیت ها بهتر است در Action Plan با جزئیات بیشتری تعریف بشوند تا امکان کنترل بیشتری برای آنها میسر گردد، که این جزئیات می تواند شامل :

  1. نواحی و دسیپلین ها
  2. فعالیت ها بصورت کاملا ریز شده
  3. با چه منبعی (ماشین الات و تجهیزات )
  4. با چه تیمی (چه پیمانکار یا اکیپ کاری)
  5. در چه شیفتی (شیفت اول یا شیفت دوم)
  6. در چه تاریخی (شروع و پایان هر فعالیت)
  7. با چه مدت زمانی (Duration بدون بافر زمانی)

نکته مهم: باید مشخص گردد که این فعالیت ها و منابع در کدام شیفت قابل انجام می باشند و باید انجام شوند!

برای تهیه Action Plan لازم است با همکاری تیم کارگاهی (مدیر و سرپرست پروژه، کارشناسان دفتر فنی و اجرا، کنترل پروژه و حتی در صورت لزوم پیمانکاران جزء) در قالب یک فرم اکسل ، فعالیت ها ، الویت ها ، مدت زمان، محدودیت ها ، منابع  و دیگر موارد مورد نیاز ثبت شده و سپس در نرم افزار MSP زمانبندی آن را تهیه کنید. شایان ذکر است موارد مهم مهندسی هولد شده و تامین نشدن برخی تجهیزات در تهیه این برنامه بسیار تاثیر گذار است.

گام های لازم جهت تهیه Action Plan:

  1. تمرکز بر فعالیت های دارای الویت ها.
  2. تمرکز بر فعالتی هایی که در مسیر بحرانی هستند.
  3. مشخص کردن وضعیت فعالیت ها
  4. برگزاری جلسات هفتگی جهت پیگیری (Minutes of Meeting)
  5. مشخص کردن افراد پاسخگو برای هر فعالیت


و در برخی پروژه های مهم و بزرگ اکشن پلن نقش برنامه جبرانی هم میتواند بازی کند.

جمع بندی نهایی

فر آیند های Replan و Reschedule هر دو از فر آیند های بروز رسانی و تهیه برنامه زمانبندی بهنگام و معتبر برای پروژه می باشند . تفاوت بین Replan و Reschedule در این است که گاهی برنامه زمانبندی تهیه شده اولیه که اصطلاحا Baseline نامیده می شود و مبنای سنجش تاخیرات و تعجیلات می باشد پس از گذشت مدت زمانی از پروژه به دلیل تاخیرات زیاد و یا برآورد های اشتباه اولیه و یا تغییر ماهیت کارها اعم از توالی و یا نوع فعالیت ها از ارزش و اعتبار ساقط می شود و اصطلاحا دیگر معتبر نیست. در این زمان دیگر نمی توان روند پیشرفت واقعی پروژه را با برنامه Baseline مقایسه نمود چون اختلاف ها زیاد و معنا دار می باشد. در موقع بروز چنین اتفاقی برنامه ریزان عزیز پروژه اقدام به تهیه برنامه زمانبندی مجدد و یا اصطلاحا پروژه را مجددا برنامه ریزی می کنند به چنین کاری Replan گفته می شود. Replan یا برنامه ریزی مجدد هنگامی که تاخیر پروژه و نیز اختلاف درصد پیشرفت برنامه ای و درصد پیشرفت واقعی زیاد شود (معمولاً بیش از 15الی 20%) واقعیت این است که این برنامه یا به دلیل شرایط کند عملیات اجرایی و یا برنامه ریزی نامناسب، ابزار مناسبی برای کنترل کارهای باقیمانده پروژه نمی باشد. دقت شود وقتی تاخیر در پروژه از یک حدی بیشتر شود، باعث بی تفاوتی عوامل اجرایی پروژه نسبت به آن و مایوس شدن از جبران تاخیرات می شود. لذا پس از تایید کارفرما با هماهنگی مدیر و تیم پروژه برای کارهای باقیمانده برنامه ریزی مجدد مطابق به واقعیت های پروژه تهیه می گردد. در Replan در Cut off Date درصد پیشرفت برنامه ای (Plan%) با درصد پیشرفت واقعی ( Actual% ) برابر قرارداده شده نمودار S پروژه دچار شکست می شود. در واقع نقطه Replan تنها جایی است که نمودار S مجوز نزولی بودن دارد. نکته ای که در پس زمینه Replan وجود دارد، مجاز شدن تلویحی تاخیرات پیمانکار است.

تعریف Schedule: زمانبندی پروژه
تعریف Plan: برنامه جامع مدیریت پروژه (شامل زمانبندی، مدیریت محدوده، مدیریت ریسک ، مدیرت منابع و ...)
تعریف Reschedule: هرگونه تغییر در تنها زمانبندی پروژه بگونه ای که برنامه مصوب پروژه را تغییر نمیدهد.
تعریف Replan: هرگونه تغیر در چند حوزه های مدیریت پروژه که باعث تغییر در محدوده کار و تغییر در برنامه مصوب میشود  (مدیریت زمانبندی؛ مدیریت محدوده، مدیریت منابع؛ مدیریت ریسک )


جهت درک بهتر این فرایندها در برنامه زمان بندی کافیه در تلگرام 2 کلیپ من رو تماشا کنید. Bahmaniie_ir


منابع:

  1.  khorramirad.com
  2. دانش آموخته من در پروژه فراملی