واژه های Reschedule ،Replan و Catchup Plan، واژه هایی هستند که در طول پروژه، خصوصاً پروژه هایی که به تاخیر افتاده اند، زیاد مطرح می شود و از واحد مدیریت پروژه ( برنامه ریزی و کنترل پروژه ) انتظار می رود بسته به شرایط پروژه و خواست کارفرما نسبت به تهیه آن اقدام نماید.


برنامه اقدامAction   Plan
کدگشایی:   برنامه‌ای شامل اقدامات مشخص، مسئول اجرا، زمان انجام   و نتیجه مورد انتظار که برای رفع یک مشکل، کاهش ریسک یا جبران انحراف پروژه تهیه   می‌شود. Action Plan معمولاً   برنامه زمان‌بندی را تغییر نمی‌دهد، بلکه مشخص می‌کند چه کسی، چه کاری و تا چه   زمانی باید انجام دهد.
مثال:   در پروژه ساخت کارخانه، خرید کابل‌ها دو هفته تأخیر دارد. مدیر پروژه Action Plan زیر را   تدوین می‌کند:
  • پیگیری   تأمین‌کننده: مسئول خرید (تا فردا)
  • یافتن   تأمین‌کننده جایگزین: مدیر بازرگانی (تا ۳ روز)
  • حمل   هوایی بخشی از تجهیزات: واحد لجستیک (تا ۵ روز)
نکته:   برنامه زمان‌بندی هنوز تغییر نکرده؛ فقط اقدامات اصلاحی تعریف شده‌اند.


برنامه جبران تأخیرCatch-up   Plan
کدگشایی:   برنامه‌ای برای جبران تأخیر ایجادشده و بازگرداندن   پروژه به مسیر برنامه مبنا (Baseline) با استفاده از راهکارهایی مانند افزایش   منابع، اضافه‌کاری، شیفت دوم، اجرای موازی فعالیت‌ها (Fast Tracking) یا فشرده‌سازی زمان (Crashing).
مثال:   پروژه نصب تجهیزات ۲۰ روز از برنامه عقب افتاده است. برای جبران تأخیر تصمیم   گرفته می‌شود:
  • دو   اکیپ نصب به‌جای یک اکیپ مستقر شوند.
  • شیفت   شب اضافه شود.
  • بخشی   از تست‌ها هم‌زمان با نصب انجام شود.
هدف   این اقدامات، بازگشت پروژه به تاریخ پایان اولیه است.
نکته:   «Catch-up Plan یعنی   چگونه عقب‌ماندگی را جبران کنیم.»


زمان‌بندی مجددRescheduling
کدگشایی:   به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی بر اساس پیشرفت واقعی   پروژه (Actual Progress) و محاسبه   مجدد تاریخ‌های شروع و پایان فعالیت‌های باقی‌مانده، بدون تغییر در محدوده یا   استراتژی پروژه.
مثال:   در پایان تیرماه، مشخص می‌شود فعالیت نصب لوله‌ها به‌جای 80% فقط 60% پیشرفت   داشته است. برنامه‌ریز این پیشرفت را در Primavera ثبت کرده و Schedule را اجرا می‌کند.   نرم‌افزار تاریخ پایان پروژه را ۱۲ روز عقب می‌اندازد.
هیچ   فعالیتی حذف یا اضافه نشده است؛ فقط برنامه بر اساس واقعیت دوباره محاسبه شده   است. نکته: «Rescheduling یعنی برنامه را با واقعیت   امروز هماهنگ کن.»


برنامه‌ریزی مجددReplan
کدگشایی:   بازطراحی اساسی برنامه زمان‌بندی به دلیل تغییرات عمده   در پروژه؛ مانند تغییر محدوده (Scope)، تغییر روش اجرا، افزایش حجم کار، تغییر   قرارداد یا تغییر اهداف پروژه.
مثال:   در پروژه احداث پالایشگاه، کارفرما تصمیم می‌گیرد یک واحد فرآیندی جدید به پروژه   اضافه کند. در نتیجه:
  • فعالیت‌های   جدید تعریف می‌شوند.
  • روابط   منطقی تغییر می‌کنند.
  • منابع   بازتخصیص می‌یابند.
  • Baseline جدید تهیه می‌شود.
این   دیگر یک به‌روزرسانی نیست، بلکه یک برنامه جدید است.
نکته:   «وقتی خود پروژه تغییر می‌کند، باید برنامه را از نو طراحی کرد.»


تفاوت چهار اصطلاح در یک نگاه
اصطلاحهدفبرنامه زمان‌بندی تغییر می‌کند؟چه زمانی استفاده می‌شود؟
Action Planتعریف اقدامات اصلاحیمعمولاً خیرپس از مشاهده یک مشکل یا   انحراف
Reschedulingبه‌روزرسانی برنامه بر اساس   پیشرفت واقعیفقط محاسبات زمان‌بندی به‌روز   می‌شوددر هر دوره کنترل پروژه (هفتگی   یا ماهانه)
Replanبازطراحی برنامه به دلیل   تغییرات اساسی پروژهبله، ساختار برنامه تغییر می‌کندهنگام تغییر Scope، قرارداد، استراتژی یا اهداف
Catch-up Planجبران تأخیر و بازگرداندن   پروژه به برنامه مبناممکن است با تغییر منابع،   توالی یا مدت فعالیت‌ها همراه باشدزمانی که پروژه از برنامه عقب   افتاده است


مثال واقعی در یک پروژه EPC
فرض کنید پروژه احداث یک مخزن فولادی ۱۵   روز تأخیر دارد:
Action   Plan
مشخص می‌شود چه اقداماتی باید انجام شوند:
تأمین ورق توسط واحد خرید
افزایش جوشکار
پیگیری حمل تجهیزات
Rescheduling
پیشرفت واقعی در Primavera   ثبت می‌شود و مشخص می‌شود اگر اقدامی انجام نشود، پروژه ۱۵ روز دیرتر تمام خواهد   شد.
Catch-up   Plan
تصمیم گرفته می‌شود با دو شیفت کاری، افزایش نیرو و اجرای موازی   برخی فعالیت‌ها، این ۱۵ روز تأخیر جبران شود.
Replan
اگر کارفرما در همین زمان حجم کار را 30% افزایش دهد یا یک مخزن جدید   به پروژه اضافه کند، دیگر Catch-up   کافی نیست و باید کل برنامه زمان‌بندی از نو طراحی (Replan) شود.


شاید شما هم در بعضی پروژه ها اینگونه تاخیرها و تعلیق پروژه را دیده اید. در واقع بعضی اوقات پروژه ها و طرحها به واسطه ریسکهایی که پیش بینی نشده اند حتی چند برابر زمان پروژه به تاخیر می افتند. معمولا عمده این مشکلات مالی و بودجه  ناکافی می باشد. حال سوال اینجاست که در این گونه مواقع متصدی امور برنامه ریزی و کنترل پروژه چه عکس العملی می توانند نشان دهد؟

پاسخ استاندارد و مشخصی را نمی توان برای این موضوع ارایه کرد زیرا در مواجهه با حالت ها و پروژه های گوناگون روش و الگوریتم کار فرق خواهد کرد. ولی ذکر چند نکته ضروری به نظر می رسد:

۱- در همه پروژه ها باید از همان ابتدای کار منشور مدیریت تغییرات پروژه Project change management
طراحی و به دست اندرکاران ابلاغ گردد.
۲- در بعضی اوقات ممکن است تغییرات به وجود آمده فقط ناشی از تعلیق زمانی پروژه و تاخیر در شروع مجدد آنها باشد و ماهیت فعالیتها تغییر نکند. در این گونه موارد معمولا با حفظ طرح مبنای اولیه و یا ایجاد طرح مبنای جدید برنامه را با زمانبندی مجدد (Rescheduling)  ادامه می دهیم .
۳- ولی در بسیاری از موارد در یک مقطع پروژه نه تنها دارای تاخیر زمانی است بلکه ماهیت فعالیتها نیز عوض می شود که در این مواقع لازم است برنامه ریزی مجدد  (Replan) بر روی پروژه انجام دهیم. در برنامه ریزی مجدد باید توجه داشته باشیم که تغییرات و نیز کار انجام شده را به خوبی به  ارکان پروژه منعکس کنیم.
انجام زمانبندی مجدد و یا برنامه ریزی مجدد خود ظرایف و پیچیدگی های خود را داراست که بسته به هنر و ابتکار فرد برنامه ریز پروژه باید با دقت هر چه تمام تر انجام گیرد.


  Reschedule

Reschedule یا زمان بندی مجدد در واقع آن است که بر اساس شروع و پایان واقعی فعالیت های انجام شده، مدت زمان باقیمانده فعالیتهای آغاز شده و نیز درصد پیشرفت فعالیت ها، برنامه ریزی جدید برای فعالیتهای در حال اجرا و فعالیتهای آتی پروژه تهیه گردد. به عبارت دیگر اگر فعالیتهای پیش نیاز به تاخیر بیفتد یا مطابق برنامه پیش نرود و یا بالعکس فعالیت ها بیش از پیش بینی پیشرفت نمایند، فعالیتهای پس نیاز از آن متاثر گردد. در این حالت تاریخ پایان پروژه به احتمال زیاد تغییر می کند مگر آنکه فعالیتهای در مسیر بحرانی پروژه مطابق برنامه خود انجام شوند.
نحوه به هنگام سازی در نرم افزارها:
الف: فعالیتهایی که به پایان رسیده اند (Completed)
برای این فعالیت‌ها حتما باید تاریخ‌های Actual Start و Actual Finish درج شود. درصدهای پیشرفت آنها 100 درصد خواهد بود و در صورت لزوم می‌توان مقدار کار و هزینه واقعی را هم وارد کرد.
ب: فعالیت‌هایی که در حال پیشرفت می باشند (In progress)
این نوع فعالیت‌ها حساسیت خاصی برای به هنگام‌سازی دارند، برای این نوع فعالیت‌ها موارد زیر می‌بایست وارد شوند:
 Actual Start
 Remaining Duration
 Percent Complete
 Actual Units & Actual Cost
ج: فعالیتهایی که هنوز شروع نشده اند ( Not completed)
دسته سوم فعالیت‌هایی هستند که یا طبق برنامه شروع نشده‌اند و یا می‌بایست شروع می‌شدند ولی شروع نشده اند. برای این گونه فعالیت‌ها هیچ اقدامی صورت نمی‌گیرد و نرم‌افزار آنها را متناسب با اطلاعات واقعی پیش نیازهای آن جابجا خواهد کرد.

گاهی اوقات پس از شروع پروژه و در ادامه کارها تاخیر و تعجیلاتی نسبت به برنامه Baseline پیش می آید که طبیعی است و در تمامی پروژه ها اتفاق می افتد ولی این تغییرات به حدی نیست که برنامه اولیه از درجه اعتبار ساقط شود و نتواند مبنای سنجش تفاوت بین برنامه و عملکرد واقع گردد . در چنین مواردی در هر دوره بروز رسانی (مثلا دو هفته یا یک ماه ) پس از بروز رسانی برنامه ، برای اینکه کارهایی که در گذشته برنامه ریزی شده بودند ولی به هر دلیلی انجام نشدند و یا بطور کامل انجام نشدند به ابتدای تاریخ جاری پروژه منتقل گردند و یا اصطلاحا از زمان حال به بعد چیده شده و برنامه ریزی گردند، بر روی برنامه  Reschedule صورت می گیرد.
 Reschedule فعالیتهای آغاز شده و یا تمام شده Actual شده  را در تاریخ واقعی شروع و یا پایان آنها نگهداری می کند و مابقی فعالیتهای انجام نشده و یا قسمتهای نیمه تکمیل فعالیتها را با توجه به توالی آنها مجددا از تاریخ  Data Date به بعد می چیند و برنامه ریزی میکند.

 Replan


Replan یا برنامه ریزی مجدد هنگامی که تاخیر پروژه و نیز اختلاف درصد پیشرفت برنامه ای و درصد پیشرفت واقعی زیاد شود (معمولاً بیش از 20%) انجام می شود. برنامه به دلیل شرایط کند عملیات اجرایی و یا برنامه ریزی نامناسب، ابزار مناسبی برای کنترل کارهای باقیمانده پروژه نمی باشد. دقت شود وقتی تاخیر در پروژه از یک حدی بیشتر شود، باعث بی تفاوتی عوامل اجرایی پروژه نسبت به آن و مایوس شدن از جبران تاخیرات می شود. لذا پس از تایید کارفرما با هماهنگی مدیر و تیم پروژه برای کارهای باقیمانده برنامه ریزی مجدد مطابق به واقعیتهای پروژه تهیه می گردد.
برخی از تغییرات که بازنگری در برنامه را ضروری می‌سازند شامل موارد زیر می‌باشند:
1-تغییر در محدوده کاری (اضافه شدن کار جدید، کم شدن یا تغییر کار)
2-نیاز به تغییر در میزان شکست و ریز کردن فعالیت‌ها یا تغییر سطوح WBS.
3-تغییر در نحوه شکست و ساختار برنامه
4-تغییر اساسی زمان‌ها و تاریخ‌ها و قیدهای فعالیت‌ها. در واقع برنامه اولیه کاملا منقضی شده و یک برنامه جدید تولید می‌شود. باید در نظر داشت که پس از تهیه برنامه جدید می‌بایست مقادیر واقعی مجددا اعمال شده و از آن طرح مبنای جدید یا Baseline جدید تهیه گردد.


پس :
فر آیند های  Replan و  Reschedule هر دو از فرآیند های بروز رسانی و تهیه برنامه زمانبندی بهنگام و معتبر برای پروژه می باشند. تفاوت بین Replan  و Reschedule در این است که گاهی برنامه زمانبندی تهیه شده اولیه که اصطلاحا Baseline نامیده می شود و مبنای سنجش تا خیرات و تعجیلات می باشد پس از گذشت مدت زمانی از پروژه به دلیل تاخیرات زیاد و یا برآورد های اشتباه اولیه و یا تغییر ماهیت کارها اعم از توالی و یا نوع فعالیت ها از ارزش و اعتبار ساقط می شود و اصطلاحا دیگر معتبر نیست. در این زمان دیگر نمی توان روند پیشرفت واقعی پروژه را با برنامه Baseline  مقایسه نمود چون اختلاف ها زیاد و معنا دار می باشد.
در موقع بروز چنین اتفاقی برنامه ریزان پروژه اقدام به تهیه برنامه زمانبندی مجدد و با اصلاح موارد عمده اختلاف می نمایند و یا اصطلاحا پروژه را مجددا برنامه ریزی می کنند به چنین کاری Replan گفته می شود.

catch-up schedule & Catch-up Plan


catch-up plan این می‌شه نوع خاصی از Replan یا Reschedule که هدفش صرفا جبران عقب‌ افتادگی‌هاست.

در این حالت بعد از Reschedule پروژه، درصورت وجود تاخیر، نسبت به تهیه برنامه جبرانی برای کارهای باقیمانده به گونه ای که تاریخ پایان پروژه به تاریخ برنامه ای آن بازگردد، اقدام می شود.
در تهیه Catchup Plan می بایست عوامل اجرایی و مدیریتی در خصوص چگونگی جبران تاخیرات درگیر و مسئول باشند تا برنامه تهیه شده کاربردی و شدنی باشد.
برای فشرده‌سازی زمانی از راه حل‌های مختلفی به اقتضای برنامه زمانبندی استفاده می‌کنیم. چند مورد از این راه حل‌ها به شرح زیر می‌باشد:
موازی کردن کارها (Fast Track)
افزایش هزینه و منابع و کاهش زمان فعالیت‌ها (Crashing)
افزایش ساعات کاری روز
تبدیل روزهای غیرکاری به کاری (تغییر تقویم پروژه).
برون سپاری و کمک گرفتن از منابع دیگر.

........................................................................................................................................................................

به هر صورت باید برنامه زمانبندی را طوری تنظیم کنیم که تاریخ پایان اولیه حاصل شود. پس از فشرده‌سازی زمانی، برنامه‌ای که تهیه می‌شود به عنوان برنامه جبرانی تا پایان پروژه تلقی می‌شود.

در مورد برنامه‌های جبرانی هم فراموش نکنین که قرار نیست یه اتفاق کاملا مکانیکی باشه که با زمان‌ها و روابط بازی کنیم تا برسیم به تاریخی که بهمون  گفتن. برای تهیه برنامه جبرانی باید تیم پروژه جمع بشن و مثل روز اول که  برنامه رو تهیه می‌کردن فکر کنن، راه حل پیدا کنن که چطوری با وجود عقب‌افتادگی‌ها پروژه رو به تاریخی که تعیین شده برسونن و بعد اون سیاست رو تو برنامه اعمال کنند.


Action Plan


فعالیت ها بهتر است در Action Plan با جزئیات بیشتری تعریف بشوند تا امکان کنترل بیشتری برای آنها میسر گردد، که این جزئیات می تواند شامل :

  1. نواحی و دسیپلین ها
  2. فعالیت ها بصورت کاملا ریز شده
  3. با چه منبعی (ماشین الات و تجهیزات )
  4. با چه تیمی (چه پیمانکار یا اکیپ کاری)
  5. در چه شیفتی (شیفت اول یا شیفت دوم)
  6. در چه تاریخی (شروع و پایان هر فعالیت)
  7. با چه مدت زمانی (Duration بدون بافر زمانی)

نکته مهم: باید مشخص گردد که این فعالیت ها و منابع در کدام شیفت قابل انجام می باشند و باید انجام شوند!

برای تهیه Action Plan لازم است با همکاری تیم کارگاهی (مدیر و سرپرست پروژه، کارشناسان دفتر فنی و اجرا، کنترل پروژه و حتی در صورت لزوم پیمانکاران جزء) در قالب یک فرم اکسل ، فعالیت ها ، الویت ها ، مدت زمان، محدودیت ها ، منابع  و دیگر موارد مورد نیاز ثبت شده و سپس در نرم افزار MSP زمانبندی آن را تهیه کنید. شایان ذکر است موارد مهم مهندسی هولد شده و تامین نشدن برخی تجهیزات در تهیه این برنامه بسیار تاثیر گذار است.

گام های لازم جهت تهیه Action Plan:

  1. تمرکز بر فعالیت های دارای الویت ها.
  2. تمرکز بر فعالتی هایی که در مسیر بحرانی هستند.
  3. مشخص کردن وضعیت فعالیت ها
  4. برگزاری جلسات هفتگی جهت پیگیری (Minutes of Meeting)
  5. مشخص کردن افراد پاسخگو برای هر فعالیت


و در برخی پروژه های مهم و بزرگ اکشن پلن نقش برنامه جبرانی هم میتواند بازی کند.

جمع بندی نهایی

فر آیند های Replan و Reschedule هر دو از فر آیند های بروز رسانی و تهیه برنامه زمانبندی بهنگام و معتبر برای پروژه می باشند . تفاوت بین Replan و Reschedule در این است که گاهی برنامه زمانبندی تهیه شده اولیه که اصطلاحا Baseline نامیده می شود و مبنای سنجش تاخیرات و تعجیلات می باشد پس از گذشت مدت زمانی از پروژه به دلیل تاخیرات زیاد و یا برآورد های اشتباه اولیه و یا تغییر ماهیت کارها اعم از توالی و یا نوع فعالیت ها از ارزش و اعتبار ساقط می شود و اصطلاحا دیگر معتبر نیست. در این زمان دیگر نمی توان روند پیشرفت واقعی پروژه را با برنامه Baseline مقایسه نمود چون اختلاف ها زیاد و معنا دار می باشد. در موقع بروز چنین اتفاقی برنامه ریزان عزیز پروژه اقدام به تهیه برنامه زمانبندی مجدد و یا اصطلاحا پروژه را مجددا برنامه ریزی می کنند به چنین کاری Replan گفته می شود. Replan یا برنامه ریزی مجدد هنگامی که تاخیر پروژه و نیز اختلاف درصد پیشرفت برنامه ای و درصد پیشرفت واقعی زیاد شود (معمولاً بیش از 15الی 20%) واقعیت این است که این برنامه یا به دلیل شرایط کند عملیات اجرایی و یا برنامه ریزی نامناسب، ابزار مناسبی برای کنترل کارهای باقیمانده پروژه نمی باشد. دقت شود وقتی تاخیر در پروژه از یک حدی بیشتر شود، باعث بی تفاوتی عوامل اجرایی پروژه نسبت به آن و مایوس شدن از جبران تاخیرات می شود. لذا پس از تایید کارفرما با هماهنگی مدیر و تیم پروژه برای کارهای باقیمانده برنامه ریزی مجدد مطابق به واقعیت های پروژه تهیه می گردد. در Replan در Cut off Date درصد پیشرفت برنامه ای (Plan%) با درصد پیشرفت واقعی ( Actual% ) برابر قرارداده شده نمودار S پروژه دچار شکست می شود. در واقع نقطه Replan تنها جایی است که نمودار S مجوز نزولی بودن دارد. نکته ای که در پس زمینه Replan وجود دارد، مجاز شدن تلویحی تاخیرات پیمانکار است.

تعریف Schedule: زمان‌بندی پروژه
تعریف Plan: برنامه جامع مدیریت پروژه (شامل زمان‌بندی، مدیریت محدوده، مدیریت ریسک، مدیرت منابع و ...)
تعریف Reschedule: هرگونه تغییر در تنها زمان‌بندی پروژه بگونه ای که برنامه مصوب پروژه را تغییر نمیدهد.
تعریف Replan: هرگونه تغیر در چند حوزه های مدیریت پروژه که باعث تغییر در محدوده کار و تغییر در برنامه مصوب میشود  (مدیریت زمان‌بندی؛ مدیریت محدوده، مدیریت منابع؛ مدیریت ریسک )


جهت درک بهتر این فرآیندها در برنامه زمان بندی کافیه در تلگرام کلیپ های آموزشی منو رو تماشا کنید. Bahmaniie_ir


مشاهده ویدیو اول آموزشی (کلیک کنید)

مشاهده ویدیو دوم آموزشی (کلیک کنید)

مشاهده ویدیو سوم آموزشی (کلیک کنید)

دانلود مقاله