هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. |
این مفهوم توسط سایریل نورث کوت پارکینسون، نویسنده و تاریخ‌دان انگلیسی در سال ۱۹۵۵ برای اولین بار در مقاله‌ای در اکونومیست مطرح شد. اگر به مبحث بهره وری علاقه مندید قاعدتا با “اصل پارکینسون” آشنا هستید. پاركينسون، نامِ يك قانون مهم در روانشناسي و مديريت است.
"زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که برایش زمان در نظر گرفته ایم طول می کشد" |
قانون پارکینسون (Parkinson's law)
فارغ از آگاهانه بودن یا ناآگاهانه بودن آن، قانون پارکینسون به طور مرتب در زندگی روزمره ما اتفاق می‌افتد. برای مثال:
- وقتی دانشجو هستید، در پایان هر ترم لازم است که یک مقاله ارائه دهید. معمولاً این مقاله‌ها را تنها ۷۲ ساعت قبل از ضرب‌الاجل تحویل، شروع و ۵ صبح آنها را برای استاد خود ایمیل می‌کنید.
- تمام هفته را وقت دارید، تا پژوهش خود را انجام دهید، اما تا عصر جمعه کاری انجام نمی‌دهید و می‌خواهید آن را در چند ساعت باقی‌مانده به پایان ببرید.
- با اینکه می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید، اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید، و در ۴ هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید.
اگر یکی از موقعیت‌‌های بالا را تجربه کرده باشید، به راحتی درک می‌کنید که قانون پارکینسون چیست. ساده است، مدت‌ها برای انجام کاری فرصت دارید، اما آن را انجام نمی‌دهید و ناگهان به ماشینی تبدیل می‌شوید که در لحظات پایانی، کار را به اتمام می‌رساند. و معمولا افراد تمايل دارند كاري كه به آنها محول شده را تا پايان تاريخي كه از قبل برای انجام آن تعيين شده، به تعويق بيندازند.
| پارکینسون در مقاله ای اشاره می کند که تعداد کارمندان یک نظام بوروکراسی سالانه 5 تا 7 درصد افزایش پیدا می‌کند! بدون اینکه میزان کار آن سازمان افزایش پیدا کند. (بد نیست بدانید بين قانون پارکينسون و بيماري پارکينسون هیچ ارتباطي وجود ندارد، اگر چه هر دوي اين ها به افتخار کاشفانشان نام گذاري شده اند) |
ردپای قانون پارکینسون در پروژه
همواره در چارت سازمانی پروژه،واحد فنی و مهندسی به‌عنوان قلب کارگاه (سازمان) و واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به‌عنوان مغز متفکر آن شناخته می‌شوند، تمامی برنامه‌ها و الزامات مبنی بر زمان شروع و پایان فعالیت‌ها ، اولویت در اجرای فعالیت‌ها و دیسیپلین‌ها ، راندمان و زمان اجرای فعالیت‌ها ، تعداد نیروی انسانی و ماشین‌آلات جهت اجرای فعالیت‌ها و … توسط واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تهیه و تدوین و به واحدهای مرتبط کارگاه جهت پیروی از آن ارائه می‌گردد. حال تصور نمایید موضوعات و برنامه مربوط به این واحد در پروژه نیز همانند موضوعات قیدشده در قسمت اولیه مبحث ،تدوین گردد . به‌عنوان‌مثال اگر برای اجرای عملیات «خط لوله زیرزمینی در داخل یونیت پالایشگاه» زمان منطقی از مرحله خاک‌برداری تا مرحله سند فیل و پوشاندن لوله برابر ۷ ماه باشد، ولیکن واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه زمان ۱۰ ماه را برای آن PLAN نماید و این برنامه را به واحد اجرائی کارگاه، واحد تأمین متریال سازمان و … ابلاغ نماید، تجربه نشان داده است که به‌ندرت پیش می‌آید که این پروسه در همان مدت ۷ ماه منطقی به پایان برسد (در صورت تأمین تمامی پیش‌نیازهای آن) بلکه هر یک از واحدهای مربوطه جهت اتمام این عملیات (واحد سیویل جهت عملیات خاکی اولیه و ثانویه – واحد پایپینگ جهت اجرای لوله‌گذاری – واحد برق جهت اجرای حفاظت کاتودیک و …) به دلیل مشاهده زمان مازاد جهت تکمیل کار خود در برنامه ابلاغی از سوی واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدت تکمیل کار مربوط به خود را به‌صورت ناخودآگاه به تعویق انداخته و یا زمان اجرای آن را به تطویل می‌اندازند. به‌نحوی‌که به‌صورت مرز به مرز با زمان ۱۰ ماه PLAN شده کار به اتمام می‌رسد. جالب است !!! زمان منطقی کار ۷ ماه بود ، تمامی امکانات و تجهیزات و نیروی انسانی برای اتمام این عملیات در زمان منطقی خود در کارگاه مهیا بود ، چه اتفاقی منجر به این شد که این عملیات در مدت ۱۰ ماه ( و چه‌بسا کمی دیرتر از آن) پایان یابد!؟ این قانون اثبات‌شده‌ی بدون محاسبات فنی (دودو تا چهارتایی محاوره‌ای)که به‌نوعی از اینرسی سکون مدیران ارشد نشأت گرفته است ، همان قانون پارکینسون در زندگی روزمره است که آهسته و بدون جلب‌توجه مدیر پروژه و مستقیماً به دلیل قصور تیم برنامه‌ریز در ابتدای پروژه پا در کارگاه پروژه گذاشته و در عین اینکه پروژه را با ظاهری آراسته و موجه نشان می‌دهد ، هزینه‌های تحمیلی فراوان و محسوس به آن وارد می‌نماید.
اجازه دهید این قانون را در حوزه پروژه تعریف نماییم:
- قانون پارکینسون در زمان‌بندی پروژه: زمان اجرای پروژه و یا فعالیتهای آن، به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.
- قانون پارکینسون در بودجه‌بندی پروژه: هزینه اجرای پروژه و یا فعالیتهای آن، به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.
اکثر قریب به‌اتفاق مشکلات و موانع درونی در پروژه قابل رصد و مانیتور است به‌نحوی‌که می‌توان آن را در نیروی انسانی و بهره‌وری آن – ماشین‌آلات و کارکرد آن و نیز نقدینگی و سایر موضوعات ملموس جویا شد، لیکن این آسیب یکی از معدود مشکلاتی است که به‌صورت پنهان به جان پروژه افتاده و تمامی ارکان پروژه و بالأخص ذینفعان آن را بدون آنکه از این مهم اطلاعی داشته باشند آلوده نموده و ذهنیت ایشان را در خصوص تصمیم‌گیری وضعیت پروژه به‌شدت منحرف می‌سازد. دقیقاً درزمانی که تمامی نفرات و عوامل ذی‌ربط به پروژه به وضعیت مناسب و به‌اصطلاح طبق برنامه بودن آن، گواهی می‌دهند، به دلیل عدم تنظیم برنامه منطقی و قابل‌اتکا (در اصطلاح محاوره‌ای سنگ محک) در فاز آغازین و جاری نمودن آن در پروژه، تمامی اطلاعات و خروجی آن خارج از منطق و به‌عبارت‌دیگر مجازی (بعد دیگری از عدد سازی) می‌باشند.
راهکار جلوگیری از ورود قانون پارکینسون به پروژه
- راهکار اول
همواره توصیه شده است که در زمان برنامه‌ریزی و تدوین Master Plan، در تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نفراتی دخیل شوند که آگاهی کامل نسبت به شرایط اجرا و روش آن را داشته باشند، این تیم با رعایت و اطلاع از رویه «ارزیابی کار و زمان» بایستی اقدام به تعریف فعالیت‌ها و تخصیص زمان به آنها نماید و با پایبندی به اصول تخصیص هزینه به هر یک از فعالیت‌ها (Plan Value) اقدام به بودجه‌بندی پروژه می‌نمایند، بنابراین در گام اول با تخصیص نیروی کارآمد و مطلع از اجرا اقدام به تدوین مدارک فاز برنامه‌ریزی پروژه نمایید
- راهکار دوم
طبق قواعد استاندارد PMBOK، تخصیص زمان و نیز هزینه به فعالیتهای پروژه همواره بایستی با لحاظ نمودن ذخایر مدیریتی و اقتضائی باشد، این ذخایر به دو صورت در پروژه وارد می‌گردند، یا در دل تک‌تک فعالیت‌ها لحاظ می‌گردند و یا تحت عناوینی و فعالیتهای جداگانه در برنامه زمان‌بندی پروژه تعریف‌شده و در انتهای برنامه زمان‌بندی گنجانده می‌گردند.
- راهکار سوم
اخلاق حرفه‌ای در مدیریت پروژه و تیم آن، ما را بر آن می‌دارد که به‌جای حفظ حیثیت کاری و نمایش نحوه مطلوب عملکرد، به فکر صحت پروژه باشیم، بدین شرح که با تخصیص منطقی زمان و بودجه اولیه در فاز آغازین و برنامه‌ریزی پروژه، مانیتور و برداشتی منطقی از وضعیت پروژه در فاز اجرائی داشته باشیم. بدیهی است اگرچه اضافه برآورد به زمان و هزینه فعالیت‌ها در ابتدا و اوایل پروژه چهره‌ای موجه از وضعیت آن را به نمایش می‌گذارد، لیکن در اوج فعالیت اجرای کار و در انتهای پروژه (دقیقاً زمانی که واحد مالی صورت‌حساب سود و زیان پروژه را می‌بندند) ما را با مشکل جدی تحت عنوان واریانس بسیار بالا از برنامه- نبود نقدینگی و … مواجه خواهد نمود که در صورت عدم‌اصلاح روند، حتی توقف و تعلیق در کار را نیز شاهد خواهیم بود.
طبق تحقیقات صورت گرفته توسط گروه استاندیش (Standish) و دیگران در مورد “مدیریت پروژه سنتی “ از سال ۱۹۹۸ نشان می‌دهد که تنها:
- ۴۴ ٪ پروژه‌ها به موقع تمام می‌شوند.
- پروژه‌ها معمولاً در ۲۲ ٪ مدت زمان برنامه ریزی شده و با ۱۸۹ ٪ بودجه تعیین شده به پایان می‌رسند.
- ۷۰ ٪ پروژه ها با محدوده و محتوایی (Project Scope) کمتر از آنچه توافق شده (از لحاظ فنی و کارایی محصول نهایی) به اتمام می رسند.
- ۳۰ ٪ نیز قبل از اتمام ملقی می‌شوند.
جمع‌بندی
نکته بسیار مهمی که در استفاده از قانون پارکینسون باید مد نظر قرار دهیم این است که این قانون، باید ضرب‌الاجل انجام کارها را به کمترین میزان ممکن برساند، نه آنکه آن‌قدر زمان را کم کنیم تا کیفیت کار به پایین‌ترین حد ممکن تنزل کند.
فلسفه وجود قانون پارکینسون انجام کارها با کیفیت عالی و در کمترین زمان ممکن است، نه فاجعه‌ای که باعث شود شغل خود را از دست بدهیم. امیدواریم بتوانید با استفاده از قانون پارکینسون، کیفیت و سرعت کارهایتان را بالا ببرید.
منبع: ImpossibleHq
---------------------------------------------------------------------------------------------------
کابرد قوانین مورفی در مدیریت زمان و پروژه (Murphy’s Law)
قوانین مورفی توسط شخصی بنام کاپیـتـان ادوارد مورفی مهندس نیروی هوایی آمریکا در سـال 1949 پـا بـه عـرصه حضور گذاشت. وی هنگامی که روی پروژه ای در نیـروی هـوایـی مشغول بررسی روند کار بود متوجه شد که تراسفورماتوربه صـورت نـادرسـتی سیم پیچی شده در مـورد تکنسین مربوطه چنین گفت:” اگر این تکنسین راهی باشه تا بتونه کـارشـو درسـت انـجـام نده، اون راهو پیدا میکنه”
| به زبان ساده و خودمانی: اگر فکر می‌کنی یک بدبختی میتواند برایت اتفاق بیفتد (هر چند با احتمال بسیار پایین)، مطمئن باش که با احتمال بالا، برایت اتفاق خواهد افتاد. |
| قانون مورفی به طور کلی می گوید که هر چیزی که امکان خراب شدنش وجود داشته باشد، خراب می شود و هر کاری که امکان بد پیش رفتنش وجود داشته باشد، بد پیش خواهد رفت. به عبارت دیگر، اگر احتمال بروز مشکلی وجود داشته باشد، آن مشکل پیش خواهد آمد؛ یا اگر امکان روی دادن یک اتفاق منفی وجود داشته باشد، آن اتفاق خواهد افتاد، آن هم در بدترین زمان ممکن. |
قوانین مورفی در مدیریت ریسک پروژه با هدف پیش‌بینی بد آیندها در پروژه و پیش‌بینی بحران ها جهت یافتن راهی برای مدیریت آنها توسط مدرسین مدیریت پروژه یادآوری می‌گردد.
درباره مدیریت زمان: ۹۰ درصد ابتدایی پروژه، ۹۰ درصد وقت می گیرد. ۱۰ درصد پایانی آن ۹۰ درصد دیگر هم وقت می برد (این در واقع نقل قولی از تام کارگیل است که یکی از قوانین مورفی نیز تلقی می شود.)
اکنون به برخی از این گزاره‌های مرتبط با قانون مورفی توجه کنید:
1- اگـر قـرار بـاشه کاری خراب بشه و درست پیش نره، حتما خراب می شـه آن هـم در نامناسبترین زمان!
2- اگر احتمال داشته باشه چندین کار خراب بشه، آن کـاری که بیشترین ضرر را خواهد زد درست پیش نخواهد رفت!
3- همه چیز در حال بدتر شدن است!
4- احتمال آنکه یک شیء آسیب ببیند نسبت مستقیم دارد با ارزش آن!
5- هیچ اهمیتـی ندارد که شما به چه اندازه دنبال جنسی بگردید به محض آنکه آن را خریدید آن را در مغازه ای دیگر ارزانتر خواهید یافت!
6- هرگاه جسم بـا ارزشی از دست شما به زمین می افتد به غیر قابل دسترس ترین مکان میرود (حلقه برلیان یا داخل سطل زباله می افتد و یا در چاه فاضلاب)
7- زمانی که دستگاه معیوب خود را نزد تعمیرکار می برید کاملا بی عیب و درست کار خواهد کرد!
8- سنگین بودن ترافیک نسبت مستقیم دارد با میزان عجله شما برای زود رسیدن به مقصد !
9- هنگام ورود به پمپ بنزیـن جـایگاهـی را که انتخاب می‌کنید همیشه طولانی‌تر از جایگاه‌های دیگر خواهد بود.
10- هر کسی میتواند مدرک دانشگاهی بگیرد اما صاحب عقل نخواهد شد!
11-جای پارک مناسب ماشین همیشه سمت دیگر خیابان میباشد!
قانون مورفی در مدیریت
توجه به قانون مورفی در مدیریت (چه در مدیریت پروژه ها و چه در امور معمول زندگی) می تواند منافع فراوانی را عاید شما، پروژه یا فعالیت مورد نظر و مخاطب یا مشتری کند. در نظر گرفتن نکات زیر می تواند در این زمینه برای شما راهگشا باشد:
- زمان بندی و تعیین سررسیدهای واقع بینانه
در هنگام طراحی یک پروژه، با انجام برآوردهای بالاتر در مورد زمان مورد انتظار برای به پایان رسیدن هر فعالیت، از قانون مورفی در عمل استفاده کرده اید. قانون مورفی بر پایه تفکر آینده نگرانه و اهمیت پیش بینی و برنامه ریزی برای اتفاقات غیرمترقبه در هنگامی مبتنی است که موانعی بر سر راه مدیریت موثر شما قرار می گیرند.
به عنوان مثال، پروژه ساخت یک مدرسه که تصور می کنید نه ماه زمان خواهد برد، اگر همه چیز بر طبق برنامه به پیش نرود می تواند 11 الی 12 ماه از وقت شما را بگیرد. بنابراین با توجه به قانون مورفی و اهمیت آن در مدیریت، برای بدترین حالت ممکن برنامه ریزی می کنید و ۳ ماه برای کار خود زمان در نظر می گیرید. لذا چنانچه به زمان بیشتری از حد انتظار نیاز پیدا کردید، محتحمل فشار نخواهید شد.
معمولاً در نظر گرفتن یک زمان احتیاطی۲۰ درصدی اضافی در پروژه ها و فعالیتهای مختلف می تواند به جلوگیری از بروز شرایط منفی مربوط به قانون مورفی جلوگیری کند و فرصت بیشتری را برای تکمیل و بهبود کار در اختیارتان قرار بدهد.
- چک لیست کمکی
بر اساس قانون مورفی، اگر تصور می کنید که همه چیز بر طبق برنامه به پیش رفته، احتمالاً واقعیت بر خلاف این است. البته این همیشه درست نیست، اما چیزی است که با داشتن یک چک لیست کمکی برای بررسی مجدد و چندباره اینکه همه چیز مطابق با انتظارات و در موعد مقرر به سرانجام رسیده، به آسانی قابل مدیریت خواهد بود.
تهیه و تنظیم چک لیست جامعی که بتوانید در طول مدیریت پروژه یا فعالیتهای خود از آن کمک بگیرید به شما کمک می کند تا هیچ موردی از دیدتان مغفول نماند و احتمال عقب افتادگی های بالقوه را نیز کاهش می دهد.
- آمادگی برای واکنش
به جای آنکه امیدوار باشید که همه چیز به خوبی پیش برود و مدیریت کار به بهترین شکل ممکن انجام بگیرد، با تکیه بر قانون مورفی در مدیریت، بدترین سناریوهایی را در نظر خواهید گرفت که امکان روی دادن شان وجود دارد. در این راستا باید چنین سوالاتی را از خود بپرسید:
- چه مشکلاتی می تواند رخ بدهد و چطور؟
- امکان بروز چه اَشکالی از این مشکلات وجود دارد؟
- به هر کدام چگونه می توانم واکنش نشان بدهم؟
- این واکنش چه تاثیری بر توانایی من در به اتمام رساندن پروژه و اعتقادم به موفقیت آن خواهد داشت؟
پس از انجام این ارزیابی، نوبت به این می رسد که بررسی کنید و ببینید که چگونه باید به سناریوهایی که احتمال بروز آنها وجود دارد واکنش نشان بدهید. اگر به عنوان بخشی از یک تیم کار می کنید، با اجرای تمرینات آزمایشی برای هر مشکل بالقوه باید اعضای تیم را هم دخیل کنید.
یدبک یا نظرات تیم در تعیین میزان موثربودن واکنش و بهبود آن می تواند نقش ارزنده ای را ایفا کند. در این حالت، از آنجایی که برای واکنش به هر اتفاق و حادثه ای آماده هستید و مهارت های لازم را دارید، هم اعتماد به نفس شما به عنوان مدیر پروژه و هم اعتماد به نفس و قدرت تیم کاری تان مضاعف خواهد شد.
حرف آخر و نتیجه گیری
قانون مورفی از آن دسته از قواعدی است که توجه به آن در مدیریت لازم و ضروری است. البته منظور ما از این مطلب این نیست که به کلی باید خوش بینی را کنار بگذارید و منفی نگر باشید، بلکه جان کلام این است که نباید از قانون مورفی غفلت کنید: طرز فکری که قانون مورفی با خود به همراه می آورد، دیدگاهی را در اختیار شما قرار می دهد که با تکیه بر آن می توانید دقت نظر و احتمال موفقیت خود را افزایش بدهید.
یکی از آنها مقاله‌ای است که در نشریه‌ی Scientific American منتشر شده است:
https://motamem.org/wp-content/uploads/2018/12/murphys-law.pdf
محقق: مرتضی بهمنی
دیدگاه خود را بنویسید