پیاده سازی انبار در سازمان

انبار و انبارداری از مهم‌ترین بخش‌های یک سازمان و یا شرکت هستند، زیرا بخش بزرگی از دارایی‌های سازمان‌ها در موجودی‌های انبار آنها انباشته شده است. موجودی کالاهای انبار باید در محل‌های امن و به صورت منظم نگهداری شود و به نحوی باشد که دسترسی به آن در مواقع لزوم به آسانی امکان پذیر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلام و همچنین نقطه سفارش مواد به طور مستمر باید مورد توجه انباردار قرار گیرد. البته اداره انبارها سخت و هزینه‌بر است و هر شرکت یا سازمانی به دنبال کاهش هزینه‌های انبارداری است تا بتواند کارایی و سود شرکت را بالا ببرد. برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از سازمان به توضیح برخی از موارد مهم در انبارداری می‌پردازیم.

انبار چیست؟

انبار مکانی برای ذخیره و انباشت کالای مورد استفاده است. در تعریف انبار ممکن است انبار به عنوان تاسیساتی شناخته شود که محل نگهداری ایمن کالا است.

انبار به عنوان تسهیلاتی است که در کنار قفسه های ذخیره سازی این امکان را به تولیدکنندگان و بازرگانان می دهد که اختلافات بین جریان ورودی کالا و جریان خروجی کالا را کنترل کنند. اما متاسفانه این جریان های کالا ناهماهنگ هستند و این یکی از دلایلی است که باید بدانیم انبارداری چیست و چگونه می توان انبار استانداردی داشت.

اصلی ترین فرآیندهایی که در سیستم انبارداری انجام می شود عبارتند از:

• رسید کالا
• تایید کالا
• حمل و نقل بین قسمت های مختلف انبار
• ذخیره و ایمن کردن کالا
• تهیه سفارشات و ادغام بارها
• ارسال کالا
• مدیریت و پردازش اطلاعات مربوط به گردش کار، تقاضا و غیره

انبارداری چیست؟

انبارداری به انگلیسی Inventory ترجمه می شود و به حفظ کالاها تا زمان ارسال به مصرف کننده اشاره دارد. بنابراین انبارداری فرآیند ذخیره کالاهایی است که بعداً توزیع می شوند و انبار به عنوان مکانی تعریف می شود که در انباشت کالا توسط انباردار مورد استفاده قرار می گیرد.

وظایف انباردار (Warehousing Management) چیست؟

• توصیه و پیشنهاد روش‌های انبارداری و همچنین اصلاح روش‌های موجود.
• کاهش هزینه انبار و انبارداری
• برنامه ریزی و کنترل موجودی‌های کالا در انبار.
• نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
• مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودی‌های کالا در انبار و حفاظت انبارها.
• ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها
• اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
• نظارت بر اجرای صحیح محل‌یابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
• سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی و همکاری با سایر واحدها.
• سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
• هدفمند نمودن روش طبقه‌بندی موجودی‌های کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار

مهم ترین اصطلاحات انبارداری

در هر کسب و کاری مجموعه ای از لغات و اصطلاحات تخصصی وجود دارد که برای تسهیل کار بین کارمندان و فعالان آن حوزه مورد استفاده قرار می گیرد.

موجودی:

به کلیه دارایی های مشهود و غیر مشهودی که در انبار به منظور فروش یا ساخت نگهداری می شود تا در زمان مشخص به مصرف برسد موجودی انبار گفته می شود.

کاردکس انبار:

کلیه اطلاعات ورود و خروج، محل نگهداری و حتی میزان موجودی در کارت کاردکس انبار جهت اطلاع قید می شود.

تگ:

بر روی هر گروه از کالاها برچسبی به عنوان تگ نصب می شود که تعداد کالا در آن قید می شود.

حواله انبار:

هنگام تحویل کالا به مشتری اطلاعاتی از قبیل تعداد، جنس، نوع کالا، تاریخ تحویل و … در برگه حواله انبار توسط انباردار درج و به مشتری داده می شود.

کارت شناسایی کالا:

در کنار قفسه هر طبقه مرتبط با کالا کارت مقوایی در ابعاد کوچک وجود دارد که در آن اطلاعات مربوط به هر کالا نوشته شده است و با نام کارت قفسه نیز در بین انباردارها شناخته می شود.

قفسه بندی

به چینش درست کالا در انبار به منظور راحتی در دسترسی و صرفه جویی در زمان گفته می شود که با توجه به نوع کالا و انبار متفاوت است.

کد گذاری کالا

کد گذاری کالا در انبار داری به منظور تشخیص و یافتن کالا در انبار می باشد که باعث صرفه جویی در هزینه های اضافی و زمان می شود. کد گذاری به صورت حروف و اعداد بر روی کالا یا بر روی قفسه درج می شود.

ابزار اندازه گیری:

ترازو، باسکول، متر و …

وسایل حمل و نقل:

جرثقیل، لیفتراک، فورک های حمل و نقل پالت و ….

تجهیزات دفتری:

دفاتر انبارداری، کاردکس، نرم افزار انبارداری، اسناد انبار و …

تجهیزات ایمنی:

تابلو هشدار دهنده، کپسول آتش نشانی و …

اصول انبارداری چیست؟

دانستن اصول انبارداری برای کسب و کارهای تولیدی، پیمانکاری و بازرگانی بسیار اهمیت دارد. وقتی در انبار کالایی ذخیره و نگهداری می شود، در هر زمان ممکن است فرایند انبارداری در معرض خطرات و آسیب های جدی قرار بگیرد.بنابراین آشنایی با نکات اصول انبارداری می تواند به نگهداری کالا با کمترین آسیب و در حداقل زمان کمک کند تا بدون هیچ آسیبی کالا را به موقع در اختیار درخواست کننده قرار دهید.

اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار:

• کاهش هزینه‌های انبار و نگهداری کالا، انجام فعالیت‌های ضروری به صورت کارا.
• ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش‌ها.
• حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
• کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
• ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخش‌ها و کارکنان.
• کاهش میزان سرمایه‌گذاری‌ها و پایین نگه داشتن حجم سرمایه‌گذاری‌ها در انبار.
• سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
• بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارت‌های انبار.
• ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمت‌ها.
• تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
• خدمات دهی بالا به مشتری.

دستورالعمل انبارداری

تقریباً هر انبار درگیر وظایف اصلی دریافت، تخلیه و حمل و نقل سفارش است و کارگران انبار مجموعه ای از کارها مانند بسته بندی و مونتاژ را طبق روال همیشگی انبارداری انجام می دهند.

اما گاهی یک انبار دارای عملیات پیچیده تر و منحصر به فرد خواهد بود یا اینکه یکی از نیروهای متخصص انبار غیبت دارد و روال کاری انبار به هم می خورد.

در صورت عدم وجود روش استاندارد در دستورالعمل های انبارداری، کارگران روش های خاص خود را برای انجام کار پیش می گیرند. در چنین مواقعی تنظیم یک دستورالعمل انبارداری استاندارد می تواند با اهمیت باشد.

هنگام تهیه دستورالعمل انبارداری، تمام سوالاتی را که توسط افراد شاغل در انبار شما ایجاد می شود در نظر بگیرید. در اینجا به چند نمونه اشاره خواهیم کرد:

•  وقتی نتوانیم کالایی را پیدا کنیم که موجودی را نشان دهد، چه می کنیم؟
• اگر نتوانیم فضایی پیدا کنیم که بتوانیم محموله ورودی را کنار بگذاریم چه کار کنیم؟
• عملکرد سیستم کدگذاری تاریخ چگونه است؟

دانلود نمونه فرآیند انبار (بروی گزینه دانلود کلیک کنید)

انواع موجودی‌های انبار:

نکات مهم در طراحی انبار

• برای کالاها و اقلامی که استفاده زیادی دارند و یا اقلام سنگین و حجیم بهتر است که این کالاها نزدیک به محل مصرف انبار شوند و یا نزدیک در ورودی باشند.
• در قفسه بندی بهتر است اقلام حجیم و بزرگ در طبقات پایینتر چیده شوند.
• استفاده بهینه از ارتفاع در انبارها از نکات بسیار مهم است.
• قابلیت دسترسی به همه مواد وجود داشته باشد.
• خروج غیر قانونی اقلام باید توسط طراح به حداقل برسد.
• یک سیستم اطلاعاتی مناسب بایستی برای انبار طراحی گردد و یا از نرم افزارهای مناسب مانند نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم استفاده شود، تا بتوان با نظم بهتری از ورود و خروج اقلام مراقبت کرد.

انبارگردانی چیست و چه مراحلی دارد؟

ابتدا باید بدانیم که انبارگردانی چیست؟ فرآیند انبارگردانی به معنی کنترل فضای انبار از نظر فیزیکی است. در عملیات انبارگردانی، موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مختلف به صورت دستی شمارش می‌شود. سپس تطبیق یا مغایرت موجودی انبار در فرم‌های انبارگردانی با آنچه که در سیستم‌های انبارداری و کاردکس کالا  از قبل ثبت شده است، بررسی می‌شود.

انبارگردانی از رایج‌ترین شیوه‌های کنترل موجودی انبار در بازه زمانی مشخص است. هدف از انبارگردانی نظارت بیشتر و دقیق‌تر بر ثبت ورود و خروج کالا از انبار است. براساس اصول انبارداری، این عملیات حداقل یک بار در سال باید در انبار سازمان‌های کالامحور انجام شود و حضور یک سرپرست در انبار الزامی است.

مزایای انبارگردانی

 انبارگرداری مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد که از مهمترین آن‎‌ها می‌توان به اطمینان از ارقام ثبت شده در صورت حساب‌های مالی، کاهش خطای کاری حین بررسی عملکرد حسابدارها و انباردارها، جداسازی ضایعات و موجودی غیر قابل مصرف و همچنین ایجاد نظم در انبار و فراهم کردن شرایط دریافت گزارش از موجودی انبار، میزان تولید و میزان مصرف است. علاوه بر این از ازدیاد بیش از اندازه کالا در انبار، ضرر و زیان حاصل از فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا، ضرر حاصل از تغییر قیمت‌های اقلام از طریق کنترل موجودی انبار و ثبت سفارش‌ تکراری جلوگیری می‌کند.

مراحل اصلی پیاده سازی براساس چرخه دمینگ به شرح ذیل است :

وقتی تصمیم بر وجود داشتن یک انبار در شرکت شد، می بایست براساس اهداف و استراتزی شرکت یک طرح اولیه برای ایجاد انبار در شرکت طرح ریزی و طراحی کنیم و مشخص کنیم که نیاز به چه انبارهایی با چه مشخصاتی داریم.

A - در مرحله طرح ریزی کارهای زیر باید مشخص و ملموس باشد:

1- نوع و تیپ انبار مشخص گردد ( انبار رو باز باشد یا انبار پای کار و ... )

2- فرایندهای اصلی و کمکی انبار مشخص گردد.

3- مکان و جانمایی انبار مشخص گردد.

4- تجهیزات و دستگاه هایی که قرار است در انبار نگهداری شوند! لیست شوند.

5- تعداد پرسنل و تخصص مورد نیاز مشخص گردد.

6- روش های اجرایی، دستورالعمل و فرم ها باید مشخص گردد.

B- آموزش :

آموزش‌های لازم جهت نحوه انبار داری و پیاده سازی انبار . این آموزش‌ها می‌تواند شامل :

• آموزش نحوه انبار و اصول انبار داری
• آموزش استاندارد ISO9001 بصورت صدرصد اجرایی و اصولی
• آشنایی با تجهیزات و ماشین آلات
• آشنایی با فرآیندهای سازمان
• آموزش نرم افزار اکسل و یا نرم افزارهای آماده مثل سیستم کاران و هلو ...

C- اجراء و پیاده سازی

براساس مرحله اول (طرح ریزی PLANNING) باید اقدام به اجرا کنیم و مراحلی همچون :

1- شناسایی فرآیندها ( براساس فرایندهای انبار می توانیم فلوچارت کار در انبار را تهیه کنیم)

2- تهیه شرح شغل و وظایف انبار دار

3- طبقه بندی اجناس و کالا ها ( این بخش بسیار مفصل است)

4-تهیه فرم های انبار ( تهیه فرم ها براساس فرآنیدهای انبار طراحی میشود.)

5- تهیه دستورالعمل های مختلف برای واحد انبار ( دستورالعمل انبارش کالا ، MSDS و ... )

6-وجود ارتباط اطلاعاتی با سیستم حسابداری

7- راه اندازی بخش سیستمی انبار

D- نگهداری و انبارداری

در این بخش باید براساس استانداردها، رویه ها و دستورالعمل ها کار و وظایف محول شده را انجام بدهیم.