بعد از اینکه ژاپنی ها در سال ۱۹۴۵ سند تسلیم را بر روی ناو آمریکایی امضا کردند، متوجه شدند که این وسعت از ویرانی را با سیستم های سنتی در ۱۰ سال و ۲۰ سال نمی شود بازسازی کرد. آنها پیش از هر چیز به سراغ ابداع روش هایی رفتند که بتوانند راندمان کاری افراد و سازمان ها را چندین برابر افزایش دهند. به این ترتیب آنها سیستم های مدیریت فردی و جمعی خاصی را اختراع کردند که در مدت کوتاهی تمام ژاپن را متحول کرد. یکی از آن سیستم ها، تکنیک 5S است که ژاپنی ها در هنگام بازدید از برخی صنایع آمریكا (همچون كارخانه های مهمات سازی، كبریت سازی، مواد غذایی، تجهیزات پزشكی و…) با پدیده خانه داری صنعتی (Housekeeping  ) آشنا شدند. ژاپنی ها از آنجا که دریافته بودند این معیارها جهانی است و همه فرهنگ ها، ادیان و ملل جهان اصولی برای رعایت این گونه امور دارند، به مطالعه این امر در فرهنگ خود پرداختند. تطبیق اصول خانه داری صنعتی با شرایط حاكم بر صنایع ژاپن و بومی نمودن آن منجر به شكل گیری پنج اصل در آراستگی محیط كار گردید و از آنجا که این 5 اصل اتفاقا با تلفظ S در زبان ژاپنی شروع می شد آن را به ژاپنی «گواس» یا به انگلیسی «5S» می گویند.

5S یک سیستم، یک فلسفه و یک فرهنگ برای بهسازی و آراستگی در محیط می باشد. (تفاوتی نمی کند این محیط، محیط کار است، محیط خانه است و یا حتی خودرو شخصی) این نظام کمک می کند، همواره محیطی آراسته داشته باشیم. 

نظم و آراستگی ۵S می‌تواند به پیشبرد اهداف سازمان‌ها کمک نموده و از بروز اشتباهات تکراری جلوگیری نماید. با اجرای نظام آراستگی ۵S مدیران می تواند نظم و آراستگی را ساختار یافته در سازمان خود اجرایی نمایند و از مزایای آن بهره‌مند شوند. در این مطلب نظام آراستگی ۵S به همراه اصول آن توضیح داده شده است .


۵S پیش شرط اجرای موفقیت آمیز سایر سیستم ها  و مدلها می باشد و مزیت آن این است که در همه جا قابل پیاده سازی است.


پیشینه

شروع چنین حرکتی را به ژاپن نسبت می دهند اما امروزه بسیاری از کشور ها، این نظام را به اجرا در آورده اند. به ویژه کشور سنگاپور که نظام آراستگی را به عنوان یک نهضت ملی شروع کرده است.
سيستمي تحت عنوان ۵S، براي اولين بار بعد از جنگ جهاني دوم، در ژاپن شكل گرفت. ولي ايده اوليه اين سيستم، ژاپني نمي باشد. ژاپني ها با الگو برداري از برخي صنايع آمريكايي و اروپايي و پس از توسعه و سيستماتيك نمودن آن،  اين ۵S  را ارايه نمودند.
الگوهاي اوليه اي كه مورد استفاده ژاپني ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنايع آمريكايي و اروپايي مي باشد.

دسته اول صنايعي مي باشند كه رعايت بهداشت، تميزي و نظم از زير ساختهاي اساسي آن مي باشد، مانند صنايع بهداشتي و دارويي يا صنايع ميكروالكترونيك كه عموما نيازمند محيطي تحت عنوان اتاق تميز يا  ” Clean Room ” مي باشند.
دسته دوم سازمانهاي خدماتي مانند هتل ها، سوپر ماركتها، كتابخانه ها و مراكز تفريحي را در بر مي گيرد. در اين سازمانها، مشتري با محيط سازمان تماس مستقيم و نزديك دارد. حساسيت بالاي مشتريان اينگونه از سازمانها به تميزي، نظم و سرعت پاسخگويي به  خواسته هايشان، موجب مي شود كه اين سازمانها براي بقا و رقابت ناچار باشند كه اصول خاصي را رعايت نمايند.

بطور كلي در آمريكا رعايت اينگونه از اصول (چه اجبار قانوني باشد و چه الزام عرفي و صنفي) در زمينه هايي كه مرتبط با بهداشت و سلامتي انسانها مي باشد، ” خانه داري خوب .. يا “Good House Keeping” ناميده مي شود.
دسته سوم شامل سازمانهاي پيشرويي مي باشند كه به اهميت مباحثي مانند انسان-ماشين، انسان–كار و انسان–محيط توجه خاصي نموده و تلاش نموده اند كه ارتباطي منطقي و سالم بين ” انسان-ماشين-كار ” پديد آورند.

نظام آراستگی ۵S چیست ؟

مجموعه فعالیت‌هایی است که در قالب یک نظام فرهنگی – مدیریتی صورت می‌گیرد و برای ایجاد و حفظ محیطی سامان یافته، مرتب، پاکیزه، زیبا و دلپذیر، استاندارد و با انضباط برای کار تاکید می‌ورزد.

عبارت پنج اس بر اساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است :

۱-Seiri ( ساماندهی )

۲-Seiso ( پاکیزگی )

۳-Seiton ( نظم و ترتیب )

۴-Seiketsu ( استاندارد‌سازی )

۵-Shitsuke (انضباط )

۱- ساماندهی

(تفکیک ضروری از غیر ضروری )

۲- پاکیزگی

( تمیزکاری و نگهداری محیط به‌صورت همواره تمیز )

۳-نظم‌ و ترتیب

(مرتب کردن و مشخص کردن مکان هر وسیله‌ای )

۴- استاندارد‌سازی

(تدوین دستورالعمل ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی )

۵- انضباط

(فرهنگ سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها )

در سراسر جهان، سازمان‌ها، مراکز آموزشی،کارخانه‌ها ( ناسا، شرکت تویوتا، ارتش‌های منظم جهان ) وجود دارند که با تکیه برنظام آراستگی ۵S توانسته‌اند به موفقیت‌های چشم‌گیری دست پیدا کنند.

در ادامه مبانی و اصول هر یك از پنج واژه ۵S شرح داده می‌شود:

۱- ساماندهی (سازماندهی ، تفكیك و تعمیر  یا  Seiri)

در دیدگاه ۵S، ساماندهی عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « پنج اس »، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا كردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

–  تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش ).
– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم (دور ریختن برگهای زائد).


۲- نظم و ترتیب (Seiton)

در دیدگاه ۵S،  نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مكانهای مناسب و مرتب به نحوی كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را كه قبلا در “اس اول”  شناسایی نموده و كاركرد هر یك از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مكان به بهترین طریق ممكن و امكان دسترسی به آن با حداكثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه).

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

– اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم، در محل كار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
– اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از كتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن كتابها و جزوات و دستورالعملها)
– برچسب گذاری و شناسایی كلیه زونكنها، فایلها، قفسه ها (برچسب گذاری فایلها به نحوی كه نشان دهنده محتویات آن باشد)
– استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از كازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا كارهای در دست اجرا).
– آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق به محل بایگانی، مرتب كردن اقلام و وسائلی كه روزانه با آن سر و كار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز كار در هنگام ترك محل كار)
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص كننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شركت، طراحی جانمایی میز كاری افراد)
– نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات (نصب پلاكاردهای تبلیغاتی شركت در جاهای مناسب).
– طراحی اعلانات به نحوی كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن)


۳- پاكیزه سازی (Seiso)

در دیدگاه ۵S پاكیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاكیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی مورد تأكید در این بخش از نظام «پنج اس» قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مكانها لزوماً باید بسیار پاكیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند؛ بنابراین لازم است كه آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود كه پاكیزه سازی تنها تمیز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نیست بلكه پاكیزه سازی امكان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از كثیفی و پاكیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا كنترل آلودگی و یادآوری این نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانیم.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار (حفظ نظافت و پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل، پاكیزگی و نظافت البسه پرسنل)
– انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
– شناسایی و رفع خرابیهایی كه در اثر نشتی ها، فرسایش ها، ترك ها و غیره بوجود آمده است.
– شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا كنترل آن
– تمیز كردن محل كار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز كردن هر چیز بلافاصله بعداز كثیف شدن)
– حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته)
– پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، كشوها و…)


۴- استانداردسازی (Seikitsu)

در دیدگاه ۵S ، استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم، ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیستهای مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– بازبینی دوره ای (تشكیل كمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
– استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما ).
– علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار كاركرد بالا )
– علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار كشیدن ممنوع ).
– تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای كاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
– برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و كنترل برای آنها)
– تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
– تشكیل جلسات كمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف ۵S
– فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب كردن و تمیز كردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یك معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شركت و اختصاص یكی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاكیزگی محل كار )

 

۵- انضباط ( Shitsuke )

در دیدگاه ۵S، انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تكرار و تمرین انجام یك كار است. مثلاً كاملاً ضروری است كه رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یك عادت درست درآید.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط )
– تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات )
–  توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در اداره و یا سازمان )

در اکثر سیستم‌های مدیریتی به‌نظام آراستگی 5S صراحتاً اشاره نشده است،به‌کارگیری نظام آراستگی 5S می‌تواند منجر به بهبود فرآیندهای سازمان، کاهش خطاها و دوباره‌کاری شود.

در این بخش در دو استاندارد نظام 5S را تحت بررسی قرار خواهیم داد:

جایگاه نظام آراستگی 5S در سیستم مدیریت کیفیت  ISO 9001:2015

بند های 7-5 و بند 7-1-4 محیط اجرای فرآیندها

  • کدگذاری مدارک
  • قفسه‌بندی جهت دستیابی به مدارک سیستم مدیریتی.
  • استانداردسازی فایل‌ها
  • قفسه‌بندی جهت دستیابی به سوابق سیستم مدیریت.
  • استفاده از زونکن‌های رنگی به‌منظور مشخص نمودن سوابق مرتبط با واحدها.
  • تعیین محل قرارگیری کپسول‌های آتش‌نشانی.
  • استفاده از کفش کار در طی فعالیت کاری.
  • خط‌کشی سالن‌های تولید.

 بند 8-5-2 شناسایی ردیابی

  • شناسایی محصول در تمامی مراحل از طریق پلاک یا برچسب یا حکاکی
  • تعیین شماره منحصر به فرد برای محصولات و خدمات به‌منظور ردیابی

بند 7-1-3 زیرساخت

  • خط کشی مسیر تردد لیفتراک در سالن تولید.
  • خط‌کشی محل قرارگیری دستگاه‌ها.

بند 7-5  اطلاعات مستند

  • کدگذاری مدارک
  • استانداردسازی فایل‌ها
  • قفسه‌بندی جهت دستیابی به مدارک سیستم مدیریتی.
  • استفاده از زونکن‌های رنگی به‌منظور مشخص نمودن سوابق مرتبط با واحدها.

جایگاه نظام آراستگی 5S  در سیستم مدیریت محیط‌زیست 14001:2015 و 5S در سیستم مدیریت ایمنی بهداشت شغلی ISO 45001:2018 به شرح ذیل است :

بند 7-5  اطلاعات مستند

برخی از اقدامات مرتبط با نظام آراستگی 5S که می‌توان در این بند بکار گرفته شود:

  • کدگذاری مدارک
  • تعیین سطوح دسترسی به مدارک در رایانه.
  • قفسه‌بندی جهت دستیابی به مدارک سیستم مدیریتی.
  • استانداردسازی فایل‌ها و شاخه‌ها در رایانه.

بند 8-1 طرحریزی و کنترل عملیات

برخی از اقدامات مرتبط با نظام آراستگی 5s که می‌توان در این بند بکار گرفته شود:

  • تعیین محلی مشخص جهت قرارگیری ابزار اندازه‌گیری.
  • نصب برچسب بر روی تجهیزات اندازه‌گیری و ماشین‌آلات جهت شناسایی.
  • به‌کارگیری علائم ایمنی در سازمان.
  • چیدمان و شناسایی مناسب مواد خطرناک.
  • ایمن نمودن انبارش کالاها.
  • مشخص نمودن تجهیزات حفاظت فردی و نگهداری آنها.
  • تدوین چک‌لیست های جهت نگهداری کالاها، تجهیزات حفاظت فردی، ماشین‌آلات و … به‌منظور استفاده از علائم ایمنی و رعایت اصول آراستگی در حین فعالیت.

بند 8-2 آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری

برخی از اقدامات مرتبط با نظام آراستگی 5s که می‌توان در این بند بکار گرفته شود:

  •  به‌کارگیری علائم ایمنی مرتبط با واکنش در شرایط اضطراری در سازمان.
  • تعیین مکان‌های امن و محل تجمع کارکنان در شرایط اضطراری.
  • تعیین محل‌های قرارگیری تجهیزات موردنیاز در واکنش در شرایط اضطراری و شناسایی آن‌ها.
  • در دسترس قرار دادن دستورالعمل‌های واکنش در شرایط اضطراری.
    خط‌کشی مسیر تردد لیفتراک در سالن تولید.
  • خط‌کشی محل قرارگیری دستگاه‌ها.
  •  تهیه نقشه جانمای ماشین‌آلات.

   برای اجرای صحیح و اصولی و کارآمد ایمنی و بهداشت حتما و باید از نظام 5S استفاده کرد. پس بهترین راه برای رسیدن به بهبود و ایمنی سیستم ها ، اجرا مستمر روش Five S است.





 




آراسته شدن محیط:

 اگر محـیط كار آراسته و منظم باشد، كاركنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجـر به افزایش  بهـرهوری خواهـد شد.

لذت بخش شدن محیط كار:

 اگر محیط كار آراسته و منظم باشد، كاركنان با اشتیاق بیشتری از خواب برخاسته و در سر كار حاضر می‌شوند.

افزایش كارایی :

 چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرار داشته و در دسترس باشد، انجام كارها آسانتر و نتایج آن لذت بخش تر است. زمانیكهكاركنان اسناد یا اطلاعات و یا شئ مورد نیاز خود را نمی یابند احساس یأس و سرخوردگی می‌كنند و وقت آن‌ها و همكارانشان تلف می‌شود تا با گشتن در اطراف خود آن‌ها را بیابند.

ایجاد ایمنی و سلامتی :

 محیط كاری مرتب و تمیز كه درآن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعمل های لازم در دسترس باشد، محیط كاری ایمن تری برای كار خواهد بود.


حرف آخر :


دانلود نمونه فایل اکسل ممیزی 

دانلود راهنمای 5S به زبان لاتین


مشاور و مدرس ISO & 5S در سازمان ها : مرتضی بهمنی 09384963377

انتشار مطلب با ذکر نام سایت و آدرس سایت www.Bahmaniie.ir بلامانع است.