عارضه یابی واحدهای صنعتی

عارضه یابی (مقدمه)

امروزه یکی از موضوعاتی که بیشتر از قبل ذهن سازمان ها و مدیران آن ها را درگیر کرده و تبدیل به دغدغه ای در سطح سازمانی شده است، موضوع ایجاد تغییری جدید، اصلاح و بهبود روند کارایی سازمان ها است.

دوستتان عزیز کسب و کارهای امروزی بدون تغییر و بروزرسانی از بازار حذف می‌شوند؛ ایجاد تغییر در مسیر اشتباه هم آن‌ها را از بازار رقابت حذف می‌کند. پس اینکه بدانیم در کدام نقطه از سازمان باید تغییر ایجاد کنیم، به اندازه اینکه برای بروزرسانی تلاش کنیم، اهمیت دارد.

عارضه یابی سازمانی یکی از روش‌هاییاست که به شما کمک می‌کند متوجه شوید کدام بخش از سازمان شما به بروزرسانی و بهینه‌سازی نیاز دارد.

یکی از اصلی‌ترین اهداف بهبود و ارتقای کسب و کارها این است که نقاط ضعف از بین بروند و نقاط قوت تقویت شوند. گاهی اوقات نقاط ضعف در بطن سازمان هستند و به همین دلیل با بررسی سطحی و نگاه کلی نمی‌توان متوجه وجود آن‌ها شد. در چنین مواقعی استفاده از فرآیند عارضه یابی سازمانی به شما کمک می‌کند این ضعف‌ها را پیدا کنید و برنامه مناسبی برای بهبودشان بچینید.

عارضه یابی سازمانی و صنعتی

عارضه یابی شبیه به معایناتی است که منجر به کشف بیماری سرطان می‌شوند. اگر افراد مستعد، به صورت منظم معاینات لازم را انجام دهند، می‌توانند به محض ایجاد اولین توده سرطانی و زمانی که خوش‌خیم است، آن را کشف کنند و اقدامات درمانی لازم را انجام دهند. با توجه به این مثال باید بدانید که همه سازمان‌ها مستعد سرطان هستند! پس فرآیند عارضه یابی سازمانی باید بازه‌های زمانی مشخص انجام شود تا مشکلات زمانی که بسیار کوچک هستند کشف شوند. اگر عارضه یابی به درستی انجام نشود، در نهایت سازمان با بحران مواجه خواهد شد که به نوعی مانند بیماری سرطان است و عبور از آن چالش‌های بسیاری دارد و در این موارد باید مدیریت بحران سازمانی انجام شود.

هر سازمانی برای اینکه بتواند به رشد و تکامل متناسب با اهداف خود برسد باید به صورت مداوم از درون متحول شود و انعطاف پذیری ایجاد هرگونه تغییر جدیدی را در سازمان داشته باشد؛ در این صورت است که یک سازمان می تواند به راحتی به سمت رشد و بلوغ خود حرکت کند. مدیران باید در نظر داشته باشند که به جای آن که وقت و انرژی خود را صرف حل مسائل خارجی سازمان کنند، باید این انرژی را در بهبود فضای داخلی سازمان بکار گیرند تا نتیجه ای بهتر عاید آن ها شود.

به طور کلی در عارضه یابی سازمانی، قسمت‌های مختلف یک مجموعه به صورت کامل موشکافی می‌شود تا جزئی‌ترین نکات مثبت و منفی کشف شود. به عنوان مثال اختلاف بین دو عضو یک تیم در سازمان، نکته‌ای است که در نگاه کلی به چشم نمی‌آید؛ اما چیزی است که احتمالا روند کاری کل تیم و اصول کار تیمی را تحت تأثیر قرار می‌دهد و با عارضه یابی کشف می‌شود.

اهمیت عارضه یابی

وقتی عارضه پیدا می‌شود، مثل این است که در یک ساختمان، محل نشتی گاز را پیدا کنید و آن را ببندید. اما زمانی که عارضه یابی انجام نمی‌شود، گاز همچنان نشتی دارد و کوچک‌ترین جرقه کافی است تا یک آتش‌سوزی تمام عیار به راه اندازد!

معمولا تمام بحران‌های سازمانی در ابتدا یک عارضه یا ریسک کوچک هستند؛ پس با عارضه یابی کسب و کار یا مدیریت ریسک در سازمان، می‌توانید از وقوع بحران پیشگیری کنید.

حوزه های عارضه یابی

معاینه سازمانی

هر شرکتی دارای سازماندهی منحصر بفرد خود است. سازمان ها موجودی پویا هستند که باید در زمان مناسب رسیدگی لازم به آن ها صورت گیرد تا ایجاد مسئله ای کوچک نتواند کل سازمان را درگیر خود کند، بدین منظور قبل از انجام هرگونه درمانی و حل هرگونه مسئله ای، باید نگاهی کلی به وضعیت و ساختار سازمان داشت تا با شناسایی کامل این ساختار ها بتوان تجویز مناسبی برای هر سازمان منحصر بفرد داشت.

همانطور که هر سازمان دارای ساختاری منحصر بفرد است، راه حلی متمایز هم برای حل مسائل خود می طلبد. پس نمی توان برای تمامی سازمان ها نسخه ای مشابه تجویز کرد و چه بسا تجویز اشتباه موجب فروپاشی سازمان شود.

برای اینکه بتوان هر مانع و سدی را از پیش روی سازمان در مسیر دستیابی به اهدافش برداشت، باید وضعیت کنونی سازمان به دقت بررسی شود، با معاینه هر سازمان، به امراض موجود و پیچیدگی های داخلی سازمان می توان پی برد، و سپس می توان برای سازمان پروژه های مختلفی در رابطه با بهبود آن در نظر گرفت.

مهندسی صنایع پزشک صنایع!؟ رشته مهندسی صنایع و مهندسین صنایع  باید پزشک صنعت های مختلف باشند! یعنی شما مهندسان عزیزان باید بتوانید بعنوان یک مهندس، نقش پزشک را برای یک سازمان صنعتی (صنایع کوچک تا بزرگ) داشته باشید و با تکنیک هایی که یاد می گیرید، خطاها، مشکلات، ریسک ها را شناسایی و حذف کنید و بتوانید با علوم مهندسی صنایع به سیستم سازی و بهینه سازی سازمان ها کمک کنید.

هدف عارضه یابی سازمانی

1. تقویت درک عمومی از عملکرد سازمان‌ها
2. برنامه ریزی برای رشد و تنوع
3. بهبود اثربخشی سازمانی یا برنامه ریزی برای پیشرفت‌های کلی
4. حل مسئله سازمانی

عارضه یابی توسط چه کسی باید انجام شود؟

سازمان همچون انسان یک موجود زنده است. همانطور که یک انسان با بروز بیماری در یک یا چند اندام، کل زندگی روزمره اش دچار اختلال می شود و از عملکرد و بازدهی مطلوب خود فاصله می گیرد. یک سازمان چنانچه یک یا چند بخش یا زیرسیستم مربوطه اش دچار مشکل باشد، کل عملکردش دچار اختلال شده و نتایج نامطلوب بوجود می آید.

همانطور که افراد با بروز بیماری جهت تشخیص بیماری و اقدام به درمان به پزشک متخصص مراجعه می کنند. سازمان‌ها نیز با بروز عملکرد نامطلوب یا متوسط جهت شناسایی ریشه ها، علل و راه درمان بایستی به پزشک سازمانی مراجعه کنند.

پزشکان سازمانی و صنعتی هنوز به درستی در جوامع کسب و کار شناخته نشده اند و صاحبین کسب و کار اطلاع چندانی از مشاوره مدیریت و مشاورین مدیریت دارای صلاحیت ندارند. پزشکان سازمانی دارای صلاحیت، اولین اقدامی که بایستی برای یک سازمان یا یک کسب و کار انجام دهند، شناسایی مشکل (بیماری) یک سازمان و ریشه ها و دلایل آن مشکل است. در مرحله دوم، مشاور مدیریت دارای صلاحیت با توجه به شناسایی مشکل و ریشه های آن در سازمان، اقدام به ارائه راه حل (تجویز درمان) برای رفع مشکل می کند و در مرحله سوم مشاور مدیریت خبره، سازمان را در اجرای راه حل (درمان) همراهی می کند و روند درمان را تا رفع کامل مشکل ارزیابی و رصد می نماید.

یک مشاور مدیریت سازمانی خوب و موثر برای اینکه بتواند هر سه این مراحل را به درستی انجام دهد باید همچون یک بیمارستان، انواع متخصصین بخش‌ها یا زیر سیستم‌های سازمانی همچون استراتژی، مالی، بازاریابی و فروش، فرآیند و عملیات، منابع انسانی و … را گردهم جمع کند تا بتواند مرحله اول یا همان عارضه یابی سازمانی (تشخیص بیماری) که مهمترین مرحله درمان سازمان است را بدرستی انجام دهد.

مهم ترین کارکرد های انجام عارضه یابی

1. •   شناسایی علل تأخیرات پروژه های سازمان
2. •    محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
3. •    تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
4. •    تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
5. •    عارضه یابی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار
6. •    تعیین راهکارهای علمی حل مشکلات
7. •    تعریف آموزش ها و پروژه های کاربردی و کاهش هزینه های آموزش های غیر مؤثر
8. •    جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژه های غیر کاربردی

مراحل اجرای عارضه یابی

منشا خطا، ریسک و مشکلات در سازمان

مدل های عارضه یابی

این مدل‌ها مکمل یکدیگر بوده و مدیران با بررسی همه آن‌ها می‌توانند اطمینان پیدا کنند که تمام لایه‌های سازمان را عارضه‌یابی کرده‌اند.

 مدل های عارضه یابی سازمانی به مدیران سازمان کمک می‌کنند تا مسیر مشخصی برای بررسی داشته و با برنامه پیش برود. بنابراین استفاده از یک مدل مناسب می تواند به آنها در پیدا کردن سریعتر ضعف و مشکلات سازمان کمک شایانی می کند. در تیم مهندسی صنایع بهمنی این خدمات بصورت حرفه ای برای انواع سازمان های صنعتی (تولیدی، خدماتی و ...) انجام خواهد شد.